Buổi trả xe thường là buổi vội nhất cả chuyến: hành lý đã đóng, khách sạn ở Hoàn Kiếm vừa trả phòng, chuyến tàu hay chuyến bay đang chờ. Trong cái vội đó, việc lấy lại giấy tờ khi trả xe dễ bị làm qua loa, và chỉ một tấm căn cước nằm lại trên quầy cũng đủ khiến bạn phải quay xe giữa đường. Bài này dành cho khách du lịch và khách công tác ngắn ngày đã để lại giấy tờ ở cửa hàng: cách đếm, cách ký nhận lại, và nên làm gì nếu phát hiện thiếu một tờ.
Mỗi tiệm có cách giữ giấy tờ khác nhau, và bài này không mặc định tiệm nào giữ thứ gì. Phần hỏi trước khi để lại giấy đã có bài cửa hàng giữ giấy tờ gì khi cho thuê xe máy. Ở đây ta chỉ nói về khoảnh khắc nhận lại.
Lấy lại giấy tờ khi trả xe bắt đầu từ tối hôm trước
Bạn không thể đếm đủ nếu không nhớ mình đã để lại những gì. Tối trước ngày trả, mở lại ảnh biên nhận đã chụp hôm nhận xe và viết ra một danh sách ngắn trên điện thoại:
- Loại giấy đã để lại: căn cước, hộ chiếu, bằng lái hay giấy khác.
- Số lượng: mấy tờ, của mấy người nếu đi theo nhóm.
- Biển số xe gắn với từng bộ giấy, nếu nhóm thuê nhiều xe.
Đi công tác cùng đồng nghiệp ở Ba Đình, mỗi người một xe, thì danh sách này càng quan trọng: căn cước của hai người dễ bị kẹp chung một phong bì.
Mang theo bản biên nhận gốc nếu có. Không còn giấy biên nhận thì mở sẵn ảnh chụp hoặc tin nhắn xác nhận để đưa nhân viên xem.
Thứ tự ở quầy: trả xe xong rồi mới nhận giấy
Khi tới cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, đừng hỏi giấy ngay. Thứ tự gọn nhất thường là: bàn giao xe, hai bên kiểm xe, chốt các khoản còn lại nếu có, rồi mới đến phần giấy tờ. Làm theo thứ tự này, khi bạn cầm giấy lên thì mọi việc khác đã xong, không còn lý do gì để đứng lại.
Nếu bạn còn khoản cọc chờ hoàn, các bước đối chiếu khoản đó đã có trong bài nhận lại tiền cọc khi trả xe thuê. Bài này chỉ tập trung vào giấy.
Đừng quên chiều ngược lại: túi giấy tờ xe mà tiệm đưa bạn lúc nhận cũng cần trả lại đủ. Cách kiểm túi đó có trong bài túi giấy tờ đi kèm xe thuê.
Đếm từng tờ ngay trước mặt nhân viên
Đây là bước chính, và nên làm chậm dù đang vội. Đặt danh sách của bạn bên cạnh, rồi đếm theo cách này:
- Đếm số tờ trước, so với biên nhận. Biên nhận ghi hai mà trong tay chỉ có một thì dừng lại.
- Đọc tên trên từng tờ. Căn cước phải đúng tên bạn, không phải tên bạn đồng hành.
- Mở hộ chiếu ra. Lật trang thông tin cá nhân, nhìn ảnh và tên. Khách nước ngoài nên kiểm cả trang thị thực nếu còn kẹp giấy tờ rời bên trong.
- Nhìn tình trạng giấy. Không ướt, không gấp gãy, không bị kẹp ghim xuyên qua.
- Cất ngay vào chỗ cố định, như ngăn có khóa kéo của balo, trước khi làm việc khác.
Nếu đi theo nhóm, mỗi người tự nhận đúng giấy của mình theo biển số xe, không để một người cầm hộ cả nhóm rồi chia sau. Chia sau ở sảnh khách sạn là lúc dễ lạc một tấm nhất.
Ký nhận lại và giữ bằng chứng
Đếm xong, chốt lại bằng một dấu vết rõ ràng. Có ba cách hay dùng, tùy cửa hàng:
- Nhân viên ghi “đã trả đủ” lên biên nhận, ký và ghi ngày; bạn ký bên cạnh.
- Hai bên nhắn một tin xác nhận đã giao nhận lại đủ giấy, nêu loại giấy và số lượng.
- Chụp ảnh biên nhận đã ký trước khi trả nó lại hoặc cất đi.
Đừng bỏ biên nhận ngay tại quầy. Giữ nó thêm vài ngày, đến khi bạn đã về tới nơi và chắc chắn không còn việc gì phải trao đổi. Muốn biết thêm các mục nên chốt khi khách nước ngoài trả xe, xem bài khách quốc tế trả xe và nhận lại giấy tờ.
Khi phát hiện thiếu một tờ
Thiếu giấy thường không phải chuyện lớn, chỉ là kẹp nhầm chỗ. Quan trọng là phát hiện khi bạn còn đứng ở quầy. Nên xử lý như sau:
- Nói ngay, giọng bình thường. “Biên nhận ghi hai tờ, em mới nhận một tờ, anh chị xem giúp em.”
- Cùng tìm ở những chỗ hay lẫn: phong bì của khách khác cùng giờ, ngăn kéo giữ giấy, túi giấy tờ xe vừa trả.
- Chưa ký nhận đủ khi chưa đủ. Nếu buộc phải ghi gì, ghi rõ đã nhận tờ nào, còn thiếu tờ nào.
- Thống nhất cách liên lạc tiếp bằng tin nhắn, kèm thời gian tiệm sẽ báo lại.
Với hộ chiếu, đừng tính chuyện đi trước rồi nhờ gửi sau khi bạn sắp bay quốc tế. Đây là lý do nên trả xe sớm hơn giờ bạn nghĩ.
Tính giờ ngược từ chuyến tàu và chuyến bay
Cửa hàng mở từ 09:00 đến 21:00, và việc trả xe, nhận lại giấy chỉ diễn ra trong khung giờ đó. Người ở phố cổ Hoàn Kiếm hay quanh Ba Đình thường sang Long Biên qua cầu Chương Dương; tính thêm thời gian kẹt xe giờ tan tầm nếu trả vào cuối chiều. Ngoài thời gian đi đường, hãy chừa riêng một khoảng cho phần đếm giấy và ký nhận, đừng ép nó vào vài phút cuối.
Cách tính giờ từ cửa hàng ra sân bay Nội Bài hoặc ga Hà Nội đã có trong bài trả xe ở Long Biên rồi ra Nội Bài hoặc ga Hà Nội. Nếu chuyến đi rơi vào sáng sớm trước giờ mở cửa, cách hợp lý là trả xe và nhận giấy từ chiều hôm trước.
Lỡ rời đi rồi mới phát hiện quên giấy, nhắn cửa hàng ngay, mô tả rõ loại giấy và hẹn quay lại trong giờ mở cửa. Muốn nhờ người thân nhận hộ thì hỏi rõ trực tiếp tiệm cần những gì trước khi cử người đến.
Kết lại
Lấy lại giấy tờ khi trả xe chỉ cần ba việc: biết mình đã để lại gì, đếm từng tờ trước mặt nhân viên, và có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận đã nhận đủ. Làm chậm năm phút ở quầy để không phải quay lại từ sân bay. Các bài khác về khâu giao và trả xe có trong mục nhận xe và trả xe, còn kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nói chung nằm ở chuyên mục thuê xe.