Bạn vừa ký xong biên bản, cầm chìa khóa và một túi nhựa nhỏ cửa hàng đưa kèm. Phần lớn khách nhét ngay túi đó vào cốp rồi nổ máy. Nhưng giấy tờ xe đi kèm xe thuê là thứ bạn sẽ cần đúng lúc ít ngờ nhất: khi bị dừng xe, khi gửi xe tháng, khi xe hỏng giữa đường. Dành vài phút kiểm tra ngay tại quầy, trước khi ra đường, đỡ cho bạn rất nhiều rắc rối về sau.
Trong túi giấy tờ xe đi kèm xe thuê thường có gì
Không có một bộ giấy chuẩn chung cho mọi tiệm. Mỗi cửa hàng chuẩn bị theo cách riêng, có nơi đưa nhiều, có nơi chỉ đưa vài tờ. Vì vậy câu đầu tiên nên hỏi là: “Xe này đi kèm những giấy gì, anh chị đưa em những tờ nào?” Sau đó mới đối chiếu với thứ thực sự nằm trong túi.
Những thứ hay gặp, tùy tiệm có hoặc không:
- Giấy tờ liên quan đến đăng ký xe, ở dạng bản gốc hoặc bản sao, theo cách cửa hàng chọn.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm của xe.
- Bản hợp đồng thuê hoặc biên bản giao xe phần của khách.
- Thông tin liên hệ cửa hàng: địa chỉ, giờ mở cửa, cách nhắn khi xe có sự cố.
Đừng mặc định tiệm nào cũng đưa đủ các thứ trên, và cũng đừng tự suy ra thiếu tờ nào là sai. Nếu thấy chưa rõ, cứ hỏi thẳng tờ đó có cần mang theo khi chạy xe không, cửa hàng giữ phần nào. Vai trò từng loại khi bị kiểm tra trên đường được giải thích kỹ hơn trong bài giấy tờ xe thuê cần có mặt khi bị kiểm tra.
Kiểm tra giấy tờ xe thuê: đối chiếu từng tờ với chiếc xe
Đây là phần quan trọng nhất, và chỉ làm được khi xe đang đứng trước mặt. Cầm từng tờ ra, đứng cạnh xe, xem:
- Biển số trên giấy khớp với biển số gắn trên xe. Đọc to từng ký tự. Cửa hàng có nhiều xe cùng dòng, cùng màu, nhầm túi giữa hai chiếc là chuyện có thể xảy ra.
- Dòng xe và màu ghi trên giấy khớp với xe thật. Giấy ghi xe ga màu đen mà bạn đang cầm chìa một chiếc màu trắng thì hỏi lại ngay.
- Thời hạn in trên giấy bảo hiểm, nếu có trong túi. Bạn chỉ cần nhìn ngày hiệu lực có bao trùm kỳ thuê không; nếu thấy sắp hết, hỏi cửa hàng cách xử lý.
- Giấy có rõ chữ, không rách, không ướt. Tờ mờ hay nhòe nước thì xin tiệm tờ khác hoặc ghi chú vào biên bản.
- Biên bản giao xe có chữ ký hai bên và ghi đúng thời gian nhận, ngày dự kiến trả.
Nếu bạn thuê dài ngày, nhắn lại cho cửa hàng danh sách những tờ đã nhận. Một tin nhắn kiểu “em nhận xe biển số…, kèm giấy đăng ký bản sao và giấy bảo hiểm” là bằng chứng gọn gàng cho cả hai bên lúc trả xe.
Nếu xe được giao tận nơi thay vì nhận ở tiệm, việc đối chiếu vẫn làm y như vậy, chỉ khác là làm trước mặt người giao. Đừng ký nhận rồi để họ đi ngay, vì lúc đó hỏi lại sẽ khó hơn. Giao nhận chỉ diễn ra trong giờ mở cửa, thời gian và chi phí cần xác nhận trước khi đặt, nên hẹn một khung giờ bạn rảnh tay để kiểm tra kỹ, không phải lúc đang vội ra khỏi nhà.
Chụp ảnh và ghi chú trước khi rời cửa hàng
Trước khi lăn bánh ra phố Nguyễn Văn Cừ, mở điện thoại làm thêm một việc:
- Chụp rõ từng tờ, cả mặt trước và mặt sau. Đặt giấy trên mặt phẳng, đủ sáng, không bị bóng tay che chữ.
- Tạo một album riêng tên kiểu “xe thuê tháng mười”, để khi cần không phải lướt cả nghìn ảnh.
- Ghi lại biển số và tên cửa hàng vào ghi chú điện thoại.
Ảnh chụp không thay được giấy thật, nhưng giúp bạn báo đúng thông tin cho cửa hàng nếu có tờ bị thất lạc. Kết hợp với ảnh chụp hiện trạng xe theo checklist nhận xe máy thuê, bạn có đủ hồ sơ cho cả kỳ thuê.
Cất giữ túi giấy tờ suốt kỳ thuê
Kiểm tra xong, câu hỏi tiếp theo là để túi ở đâu. Không có câu trả lời đúng cho mọi người, nên hỏi luôn cửa hàng họ khuyên để đâu. Vài nguyên tắc thường dùng:
Bọc chống nước. Hà Nội có những cơn mưa rào bất chợt, đặc biệt từ tháng năm đến tháng chín. Cốp xe ga không kín tuyệt đối, nước theo khe yên vẫn lọt vào. Cho giấy tờ vào túi zip hoặc túi nhựa có khóa kéo, gập một lần là đủ.
Không để cố định trong cốp khi gửi xe lâu. Nếu xe phải gửi qua đêm ở bãi, ở hầm trung tâm thương mại như Aeon Mall Long Biên, hay để ngoài vỉa hè phố cổ vài tiếng, nhiều người chọn mang túi giấy tờ theo người. Mất xe đã khó, mất cả giấy tờ còn rắc rối hơn.
Tách khỏi ví tiền. Để túi giấy tờ xe ở ngăn riêng trong balo, không chung với ví. Rơi ví thì giấy xe vẫn còn, và ngược lại.
Cố định một chỗ. Dù chọn cốp hay balo, hãy giữ đúng một chỗ suốt kỳ thuê. Phần lớn các vụ “mất giấy” thực ra là quên mình để ở đâu. Nếu lỡ bỏ quên trên xe rồi trả hoặc đổi xe, xem bài để quên giấy tờ trên xe thuê giữa kỳ.
Khi phát hiện thiếu hoặc mất giấy giữa kỳ
Có thể đi được vài hôm bạn mới nhận ra túi thiếu một tờ, hoặc làm rơi khi chạy qua cầu Long Biên đông người. Lúc đó:
- Báo cửa hàng ngay, nói rõ tờ nào, mất lúc nào, ở khu vực nào. Gửi kèm ảnh bạn đã chụp.
- Hỏi cửa hàng hướng xử lý trước khi tiếp tục chạy xe xa. Đừng tự đi làm lại giấy tờ thay cho chủ xe.
- Đến tiệm trong giờ mở cửa, từ 09:00 đến 21:00, nếu cần bổ sung hay đối chiếu.
Càng báo sớm, cửa hàng càng dễ hỗ trợ, và bạn tránh được tình huống phải giải thích khi đang ở xa.
Ngày trả xe: trả lại đủ túi
Buổi trả xe, lấy túi giấy tờ ra đặt cạnh xe, đếm lại theo đúng danh sách đã nhắn lúc nhận. Đưa tận tay nhân viên, đợi họ kiểm xong rồi mới ký biên bản trả. Đồng thời hỏi lại phần giấy tờ cá nhân bạn để ở tiệm, nếu có, và nhận lại đủ trước khi ra về.
Giấy tờ xe đi kèm xe thuê chỉ là một túi nhỏ, nhưng kiểm kỹ lúc nhận, chụp lại, cất đúng chỗ và trả đủ là bạn yên tâm suốt kỳ thuê. Các bước giấy tờ khác khi thuê xe có ở mục thủ tục thuê xe, còn mọi hướng dẫn thuê xe máy ở Hà Nội nằm trong chuyên mục thuê xe.