Buổi trả xe thường kéo dài hơn dự tính không phải vì chiếc xe, mà vì người thuê quên một tờ giấy. Muốn nhận lại tiền cọc thuê xe máy nhanh và rõ ràng, phần việc quan trọng nhất nằm ở tối hôm trước: gom đủ những thứ chứng minh mình đã cọc gì, nhận xe trong tình trạng nào, rồi mang theo đúng thứ tự cần đưa ra. Bài này đi theo hai phần: chuẩn bị bộ giấy tờ ở nhà, và các bước đối chiếu khi đứng ở quầy.
Một lưu ý trước khi bắt đầu: bài không nêu mức cọc hay thời hạn hoàn cọc, vì mỗi cửa hàng làm một kiểu. Những chi tiết đó phải hỏi rõ và đối chiếu với chính giấy tờ của bạn.
Nhận lại tiền cọc thuê xe máy bắt đầu từ tối hôm trước
Lấy một túi nhựa có khóa kéo hoặc một bìa kẹp mỏng, đặt vào đó tất cả những gì liên quan đến lần thuê này. Mục tiêu là khi người nhận xe hỏi bất cứ điều gì, bạn đưa ra được trong vài giây thay vì lục tìm trong điện thoại.
Cũng nên nhắn trước cho cửa hàng giờ mình định tới, và hỏi luôn: hôm trả cần mang những gì, cọc sẽ được trả lại theo cách nào. Câu trả lời trong tin nhắn chính là danh sách kiểm tra của bạn.
Giấy tờ cần mang khi trả xe và mỗi thứ dùng để làm gì
Giấy tờ tùy thân
Mang bản gốc giấy tờ bạn dùng lúc ký thuê. Người nhận xe cần đối chiếu đúng người đã thuê, nhất là khi người đi trả không phải người ký.
Biên nhận cọc hoặc hợp đồng có ghi khoản cọc
Đây là tờ giấy quan trọng nhất. Nó ghi bạn đã cọc theo hình thức nào: tiền mặt, chuyển khoản hay để lại giấy tờ. Nếu lỡ làm thất lạc, hãy báo cửa hàng và xin bản sao trước ngày trả, đừng để đến lúc ở quầy. Cách đọc từng dòng trên tờ này có trong bài đọc gì trong biên nhận bàn giao xe máy thuê.
Chứng từ chuyển khoản, nếu đã cọc qua ngân hàng
Chụp màn hình giao dịch có ngày giờ, tên người nhận và nội dung chuyển. Khi cửa hàng hoàn bằng chuyển khoản, bạn cũng cần đọc đúng số tài khoản nhận, nên kiểm tra trước tài khoản đó vẫn dùng được.
Ảnh và biên bản lúc nhận xe
Mở sẵn album ảnh chụp xe hôm nhận, cùng ảnh biên bản bàn giao. Đây là căn cứ cho mọi câu hỏi về vết xước, số km, mức xăng.
Chìa khóa và phụ kiện đi kèm
Chìa chính, chìa phụ nếu có, mũ bảo hiểm, áo mưa, khóa đĩa hay giá đỡ điện thoại. Thiếu một món nhỏ cũng có thể khiến việc quyết toán phải dừng lại để hỏi.
Các bước đối chiếu tại quầy theo đúng thứ tự
Tới cửa hàng, cứ đi theo trình tự từ xe đến giấy, rồi mới đến tiền:
- Cùng kiểm xe. Đứng cạnh người nhận xe, đi một vòng quanh xe, so với ảnh lúc nhận. Đừng đưa chìa rồi đi ra chỗ khác ngồi chờ.
- Ghi số km và mức xăng. Đọc to cho cả hai bên cùng nghe, rồi so với dòng trong biên bản lúc nhận.
- Đếm phụ kiện. Đưa từng món theo danh sách đã ghi, người nhận gật đầu món nào thì xong món đó.
- Chốt các khoản phát sinh nếu có. Trả muộn giờ, thiếu xăng hay hư hỏng mới phải được nói ra trước khi tính cọc, kèm lý do cụ thể.
- Nhận lại cọc và giấy tờ. Chỉ sau khi bốn bước trên đã xong và hai bên thống nhất.
Thứ tự này giúp không ai phải đếm tiền hai lần. Chi tiết về cách kiểm đếm và ký xác nhận khoản hoàn có trong bài hoàn tiền cọc khi trả xe máy thuê.
Hoàn cọc khi trả xe thuê: những câu nên hỏi rõ
Đến bước nhận lại cọc, đừng ngại hỏi thẳng, vì một câu hỏi rõ bây giờ đỡ vài tin nhắn qua lại sau này:
- Cọc được trả lại theo hình thức nào, có giống hình thức lúc đặt không?
- Nếu hoàn bằng chuyển khoản, khi nào thì tiền về, và mình nên kiểm tra ở đâu?
- Có khoản nào được trừ vào cọc không? Nếu có, trừ vì lý do gì và ghi ở đâu?
- Giấy tờ để lại lúc thuê đã đủ chưa, có phải ký nhận lại không?
Câu trả lời nào liên quan đến tiền thì xin ghi lại trên biên nhận hoặc nhắn lại qua tin nhắn. Phân biệt rõ đâu là tiền cọc, đâu là tiền thuê trả trước cũng giúp quyết toán đỡ rối; bài tiền cọc, tiền thuê trả trước và tiền giữ chỗ giải thích kỹ chỗ này.
Khi có điểm chưa khớp lúc đối chiếu
Nếu người nhận xe chỉ ra một vết xước mà bạn chắc đã có từ hôm nhận, đưa ảnh có ngày giờ ra và đề nghị cùng xem lại. Nếu biên bản lúc nhận ghi thiếu, nói thật điều đó, đừng cố cãi bằng trí nhớ. Trong trường hợp chưa thống nhất được ngay, xin ghi lại điểm đang bàn vào biên nhận, chụp ảnh tờ giấy đó, và hẹn thời điểm trao đổi tiếp. Như vậy phần đã rõ được chốt xong, phần chưa rõ có dấu vết để xử lý.
Trả xe ở Long Biên: tính giờ cho thong thả
Với tiệm ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, việc nhận và trả xe chỉ diễn ra trong giờ mở cửa từ 09:00 đến 21:00. Nếu bạn ở bên Hoàn Kiếm, Ba Đình hay Cầu Giấy, nhớ tính thêm thời gian qua cầu Chương Dương hoặc cầu Long Biên, nhất là giờ tan tầm chiều khi dòng xe dồn lên dốc cầu. Đến sớm hơn giờ hẹn mươi lăm phút để còn đổ xăng ở một cây xăng gần đó và chụp lại vài tấm ảnh xe trước khi bàn giao.
Nếu có chuyến bay hay chuyến tàu ngay sau buổi trả, đừng xếp lịch sát nút. Phần đối chiếu cần vài phút bình tĩnh, và nhận lại cọc khi đang vội là lúc dễ quên hỏi nhất.
Sau khi rời cửa hàng
Kiểm tra lại túi giấy tờ trước khi đi: giấy tờ tùy thân đã nhận lại, biên nhận đã có dòng xác nhận. Nếu cọc được hoàn qua chuyển khoản, theo dõi tài khoản theo đúng mốc đã được hẹn, và nhắn lại cửa hàng nếu quá mốc đó mà chưa thấy. Giữ toàn bộ ảnh và tin nhắn thêm một thời gian rồi mới xóa.
Nhận lại cọc gọn gàng phần lớn là nhờ mang đủ giấy tờ và đối chiếu theo đúng thứ tự. Các bài khác về đặt cọc, ký nhận và trả xe nằm trong mục thủ tục thuê xe, còn kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nói chung có ở chuyên mục thuê xe.