Lúc trả xe, nhân viên kiểm tra rồi ghi vào biên bản một vết xước mới, một chỗ móp hay một ghi chú về mức xăng, và bạn thấy chưa đúng. Không nên cãi to, cũng không nên ký cho xong chuyện. Biết cách ghi ý kiến biên bản trả xe trước khi ký giúp bạn hoàn tất việc trả xe mà vẫn giữ quyền trao đổi tiếp một cách bình tĩnh.
Những điểm hay chưa thống nhất khi trả xe
Ở góc người làm cửa hàng, tôi thấy phần lớn chỗ vướng lúc trả xe rơi vào vài nhóm quen thuộc:
- Vết xước, móp, nứt nhựa mà người thuê cho rằng đã có từ lúc nhận.
- Phụ kiện đi kèm như gương, mũ bảo hiểm, áo mưa nếu có thuê kèm, thiếu hay hỏng.
- Mức xăng lúc trả so với lúc nhận.
- Giờ trả và số ngày tính tiền, nhất là khi trả muộn hơn lịch hẹn.
- Khoản trừ vào tiền cọc do một trong các mục trên.
Phần lớn những chuyện này không phải ai cố tình làm khó ai, mà do lúc nhận xe hai bên ghi chưa đủ kỹ. Vì vậy bước đầu tiên luôn là đối chiếu, chưa phải là viết.
Đối chiếu bình tĩnh trước khi cầm bút
Trước khi ghi bất cứ điều gì, làm lần lượt các bước sau:
- Mở lại ảnh và video bạn chụp lúc nhận xe, xem phần thông tin ngày giờ chụp trong máy.
- Lấy biên bản bàn giao lúc nhận xe hoặc tờ hợp đồng có phần mô tả tình trạng xe ra so.
- Cùng nhân viên đứng xem đúng vị trí đang tranh luận, chụp thêm ảnh hiện tại ở cùng góc với ảnh cũ.
- Nói rõ mục nào bạn đồng ý, mục nào chưa.
Ví dụ: một khách ở Tây Hồ mang xe về trả tại cửa hàng ở Long Biên, nhân viên chỉ một vết xước ở ốp sườn trái. Khách mở video quay quanh xe lúc nhận, thấy vết đó đã có, hai bên xem lại và sửa biên bản ngay tại chỗ. Trường hợp này không cần ghi ý kiến riêng. Chỉ khi xem xong mà vẫn chưa thống nhất thì mới cần đến phần dưới đây.
Ghi ý kiến biên bản trả xe: viết ở đâu cho đúng
Nhiều mẫu biên bản có sẵn một dòng như “ý kiến bên thuê” hoặc “ghi chú”. Nếu có, viết vào đó. Nếu không có, viết ngay dưới phần mô tả tình trạng xe, phía trên chỗ ký tên, để ai đọc cũng thấy ý kiến đi liền với chữ ký.
Vài nguyên tắc nên giữ:
- Viết tay, chữ rõ, bằng bút bi. Không viết bút chì.
- Không gạch hay sửa phần cửa hàng đã ghi. Đó là ý kiến của họ; bạn chỉ thêm ý kiến của mình bên cạnh.
- Không viết đè lên dòng khác. Thiếu chỗ thì viết sang mặt sau, ghi “xem tiếp mặt sau” và hai bên cùng ký nháy ở đó.
Viết những gì
Một đoạn ý kiến tốt chỉ cần ba phần: mục chưa đồng ý, lý do ngắn gọn và phần đồng ý còn lại. Ví dụ:
Bên thuê xác nhận đã trả xe lúc 17 giờ 30 ngày 15/10. Bên thuê chưa đồng ý mục vết xước ốp sườn trái là hư hỏng mới, vì vết này đã có khi nhận xe, có ảnh chụp lúc nhận. Đồng ý các mục còn lại. Đề nghị hai bên đối chiếu thêm.
Cách viết này nói đúng điểm, có căn cứ và không phủ nhận cả tờ biên bản. Người đọc lại sau một tuần vẫn hiểu ngay chuyện gì đang chưa xong.
Những kiểu ghi nên tránh
- Ghi chung chung “không đồng ý biên bản” mà không nói mục nào.
- Lời lẽ gay gắt hay buộc tội, vì tờ giấy sẽ được cả hai bên đọc lại khi bàn tiếp.
- Khẳng định điều bạn không chắc, chẳng hạn ghi chắc chắn vết xước có từ trước trong khi không có ảnh nào.
Ký biên bản trả xe có bảo lưu
Ký sau khi đã ghi ý kiến có nghĩa là bạn xác nhận việc trả xe đã diễn ra, đồng thời tờ biên bản thể hiện rõ điểm nào hai bên còn khác nhau. Khi ký:
- Ký ngay dưới đoạn ý kiến, ghi rõ họ tên và giờ ký.
- Đề nghị người đại diện cửa hàng ký nháy cạnh đoạn ý kiến, để thấy họ đã đọc.
- Gạch chéo khoảng trống còn lại sau đoạn ý kiến, để không ai viết thêm vào được.
- Chụp ảnh rõ từng trang biên bản sau khi đã ký đủ, hoặc xin một bản giữ riêng.
Nếu vì lý do nào đó bạn chưa được ghi ý kiến lên giấy, đừng vội ký. Nhắn ngay cho cửa hàng qua kênh liên lạc đã dùng khi đặt xe, nêu đúng mục chưa đồng ý, kèm ảnh lúc nhận và ảnh lúc trả. Tin nhắn có ngày giờ cũng là một bản ghi lại ý kiến của bạn.
Ảnh lúc nhận xe là căn cứ chính
Mọi đoạn ý kiến đều mạnh hay yếu tùy vào bằng chứng đi kèm. Ảnh có ích nhất là ảnh chụp ngay tại điểm nhận xe, có cả góc rộng thấy toàn thân xe và ảnh cận từng vết sẵn có, kèm ảnh đồng hồ xăng. Khi trả, chụp lại đúng những góc đó để đặt cạnh nhau mà so.
Cách mô tả vết cũ bằng chữ cho hai bên cùng hiểu có trong bài ghi vết xước cũ vào hợp đồng thuê xe. Còn danh sách mục cần ghi lúc nhận và lúc trả xe nằm ở bài biên bản bàn giao xe thuê. Làm kỹ từ lúc nhận thì lúc trả hiếm khi phải ghi ý kiến riêng.
Sau khi ký: trao đổi tiếp thế nào
Ghi ý kiến xong không có nghĩa là hai bên phải tranh cãi tiếp. Thường thì chỉ cần thêm một lần nói chuyện với đủ thông tin:
- Hẹn thời điểm xem lại, khi người phụ trách cửa hàng có mặt, cùng mở ảnh của cả hai bên.
- Hỏi cụ thể khoản tiền liên quan. Chi phí sửa chữa hay mức trừ vào cọc cần xác nhận trực tiếp với cửa hàng; nếu có sửa, hỏi xem báo giá hoặc phiếu sửa.
- Tách phần đã rõ khỏi phần đang bàn. Số ngày thuê và tiền thuê đã thống nhất thì chốt trước, chỉ để lại đúng mục còn vướng.
Các bước đối chiếu tiền cọc khi trả xe có trong bài nhận lại tiền cọc khi trả xe thuê, còn cách cộng lại số ngày và khoản đã trả trước xem ở bài tính tiền lần cuối khi trả xe máy thuê.
Khi trả xe ở cửa hàng Nguyễn Tú
Cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, nhận trả xe trong giờ mở cửa 09:00–21:00. Nên đến sớm hơn giờ đóng cửa một chút để hai bên có thời gian xem xe kỹ, thay vì vội vàng lúc cuối ngày. Có điểm nào chưa rõ trước hoặc sau khi trả, gọi 0942 467 674 để trao đổi.
Các bước giấy tờ khác khi nhận và trả xe có trong mục thủ tục thuê xe, còn kinh nghiệm chung nằm ở chuyên mục thuê xe máy ở Hà Nội.