Lần đầu thuê xe máy, nhiều người chụp ảnh rất kỹ nhưng phần ghi chú trên giấy chỉ có một dòng: “xe có vài vết xước”. Đến lúc trả, dòng đó không giúp được ai. Vài vết là mấy vết, ở đâu, to cỡ nào? Biết cách ghi vết xước cũ xe thuê bằng chữ cho rõ ràng sẽ khiến ảnh chụp có thêm điểm tựa, và lúc đối chiếu hai bên chỉ cần đọc là hiểu, không phải lục điện thoại cãi nhau xem tấm ảnh nào chụp chỗ nào. Bài này hướng dẫn cách mô tả từng vết: gọi tên vị trí, ước kích thước, phân loại hư hại và viết thành câu ngắn.
Vì sao cần ghi vết xước cũ xe thuê bằng chữ, không chỉ chụp ảnh
Ảnh cho thấy hình dạng, nhưng có ba điểm yếu. Ảnh chụp cận thì không biết vết nằm ở bên nào của xe. Ảnh chụp xa thì vết nhỏ không hiện rõ. Và ảnh nằm trong điện thoại của một bên, bên kia có thể không có bản nào.
Dòng chữ trên giấy tờ bù đúng những chỗ đó. Nó ghi lại vị trí theo cách cả hai bên đã cùng nhìn và đồng ý ngay tại quầy. Khi trả xe, nhân viên tiệm và bạn chỉ cần đọc từng dòng rồi cúi xuống đúng chỗ đó mà nhìn. Ảnh lúc này đóng vai bằng chứng bổ sung, còn chữ là bản đồ dẫn đường.
Về cách chụp sao cho đủ góc, xem bài chụp lại tình trạng xe khi nhận: các góc ảnh nên có. Bài này chỉ tập trung vào phần viết.
Bước một: thống nhất cách gọi trái, phải, trước, sau
Lỗi phổ biến nhất là hai người nhìn xe từ hai phía, cùng nói “bên trái” nhưng chỉ vào hai chỗ khác nhau. Trước khi ghi dòng đầu tiên, hãy thống nhất một quy ước và viết luôn nó lên giấy:
- Trái, phải tính theo người ngồi lái nhìn về phía trước. Bên trái là phía chân chống nghiêng của đa số xe.
- Trước là phía đèn pha, sau là phía đèn hậu.
- Trên là phần nhìn thấy khi đứng, dưới là phần phải cúi xuống mới thấy.
Một dòng ngắn như “trái, phải theo người ngồi lái” ở đầu phần ghi chú là đủ để không ai hiểu nhầm về sau.
Bước hai: gọi tên bộ phận và lấy mốc định vị
Thay vì “ở thân xe”, hãy gọi đúng tên bộ phận. Với xe tay ga như Vision hay Air Blade, các phần hay có vết cũ là ốp mặt nạ trước, yếm xe, ốp hông trái và phải, đuôi xe quanh đèn hậu, và tấm che pô. Với xe số như Wave, thêm bình xăng giả, ốp sườn và chắn bùn sau. Nếu không biết tên, mô tả theo vật bên cạnh: “ốp nhựa ngay dưới yên, phía trên gác chân sau”.
Sau đó lấy một mốc cố định để chỉ vị trí trên bộ phận ấy. Mốc tốt là thứ không bao giờ di chuyển: đèn hậu, xi nhan, logo, ổ khóa, nắp bình xăng, con ốc. Ví dụ:
- “Ốp hông phải, cách xi nhan sau khoảng một bàn tay về phía trước.”
- “Yếm xe, ngay dưới ổ khóa, lệch sang trái.”
- “Chắn bùn sau, sát mép dưới biển số.”
Những chỗ nào trên xe hay bị trầy nhất thì đã có danh sách trong bài những chỗ xe máy hay trầy xước nhất, có thể dùng làm thứ tự soi.
Bước ba: ước kích thước bằng vật quen thuộc
Ít ai mang thước khi đi thuê xe, mà ghi số đo cũng dễ sai. Cách thực tế hơn là so với vật ai cũng hình dung được:
- Nhỏ: bằng đầu ngón tay út, bằng hạt đậu.
- Vừa: bằng đồng xu, dài bằng một đốt ngón tay.
- Lớn: dài bằng chiếc bút bi, to bằng lòng bàn tay.
Với vết dài và mảnh, ghi thêm hướng: chạy dọc theo thân xe, chạy chéo lên trên, hay thành cụm nhiều đường ngắn. Với cụm xước, ghi “một cụm khoảng bằng lòng bàn tay” thay vì cố đếm từng đường.
Bước bốn: phân loại hư hại cho đúng tên
Cùng là “xước” nhưng mức độ rất khác nhau. Dùng đúng từ giúp hai bên không phải tranh luận vết đó nặng hay nhẹ:
- Xước mờ: chỉ làm mất độ bóng, sờ không thấy gờ.
- Xước sâu: sờ thấy rãnh, có thể lộ lớp nhựa hoặc lớp sơn lót bên dưới.
- Móp: bề mặt lõm xuống, thường gặp ở phần kim loại như chắn bùn hoặc bình xăng xe số.
- Nứt, vỡ: nhựa có đường nứt hoặc mất một mẩu.
- Bong, phai: tem bị bong mép, sơn bạc màu do nắng.
Nếu không chắc là xước mờ hay xước sâu, cứ ghi đúng điều bạn thấy: “xước, sờ thấy gờ nhẹ”. Mô tả thật quan trọng hơn dùng thuật ngữ chuẩn.
Gộp lại thành một dòng ghi chú hoàn chỉnh
Khi đã có đủ bốn yếu tố, mỗi vết chỉ cần một dòng theo khuôn: loại hư hại + bộ phận + vị trí theo mốc + kích thước + số ảnh. Ví dụ một phần ghi chú cho chiếc xe ga nhận ở Long Biên:
- Xước sâu, ốp hông trái, phía trên gác chân sau, dài bằng đốt ngón tay, chạy dọc thân xe. Ảnh 3.
- Cụm xước mờ, mặt nạ trước, dưới đèn pha bên phải, khoảng bằng lòng bàn tay. Ảnh 5.
- Móp nhỏ bằng đồng xu, chắn bùn sau, sát mép trái biển số. Ảnh 8.
- Tem bong mép, ốp hông phải, góc gần đuôi xe. Ảnh 9.
Đánh số dòng và ghi số ảnh tương ứng là cách nối chữ với ảnh. Khi trả xe, nhắc “dòng ba, ảnh tám” là cả hai bên mở đúng chỗ. Muốn vậy, khi chụp ảnh hãy chụp theo đúng thứ tự bạn ghi.
Nếu mẫu giấy của tiệm có sơ đồ hình xe, bạn có thể đánh dấu vị trí lên hình rồi ghi số dòng bên cạnh. Mỗi tiệm dùng mẫu khác nhau, nên hỏi rõ trực tiếp tiệm có chỗ ghi tình trạng xe ở đâu, và nếu giấy không đủ chỗ thì có được ghi thêm ở mặt sau hay một tờ đính kèm không. Các mục còn lại của giấy giao nhận như số km, xăng, phụ kiện có trong bài biên bản bàn giao xe thuê.
Những cách ghi nên tránh
- “Xe cũ, có xước nhiều chỗ.” Câu này không xác định được vết nào, nên lúc trả cũng không chứng minh được vết nào có từ trước.
- “Bình thường” hoặc “OK”. Chỉ ghi vậy khi bạn đã soi hết mà thật sự không thấy gì.
- Ghi rồi không cho bên kia xem. Ghi chú chỉ có giá trị khi cả hai bên đọc và ký hoặc xác nhận.
- Ghi bằng bút chì hoặc trên tờ giấy rời. Hãy ghi bằng bút mực ngay trên giấy tờ thuê, và chụp lại trang đó sau khi ký.
Nếu ngồi nhận xe vào buổi tối, ánh đèn ở cửa tiệm hay ven đường Nguyễn Văn Cừ có thể làm vết mờ khó thấy. Hãy dùng đèn điện thoại soi nghiêng mặt nhựa, vết xước sẽ hiện rõ hơn.
Tóm lại
Một dòng ghi chú tốt trả lời được bốn câu: hư hại gì, ở bộ phận nào, cách mốc nào bao xa, to cỡ nào, kèm số ảnh. Thống nhất quy ước trái phải trước khi viết, ghi bằng mực, để bên kia đọc lại và giữ một bản chụp. Các bài khác về giấy tờ khi nhận và trả xe có ở mục thủ tục thuê xe, còn toàn bộ kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nằm trong chuyên mục thuê xe.