Gia đình về Hà Nội chơi một tuần, hay nhóm bạn rủ nhau đi phượt cuối tuần, thường cần hai, ba chiếc xe cùng lúc. Đến quầy, câu hỏi đầu tiên không phải xe nào đẹp mà là giấy tờ ký thế nào: thuê nhiều xe máy một hợp đồng do một người đứng tên, hay mỗi xe một hợp đồng riêng cho từng người lái? Cả hai cách đều có lý. Chọn sai thì lúc trả xe dễ thành cảnh người đứng tên phải chạy theo cả nhóm để gom xe, hoặc một người trả sớm mà không biết giấy tờ của mình nằm ở bản nào. Bài này giúp bạn chọn cách phù hợp trước khi ngồi xuống ký.
Thuê nhiều xe máy một hợp đồng: khi nào hợp lý
Gộp tất cả xe vào một bản giấy tờ do một người đứng tên là cách nhanh và gọn nhất. Nó hợp với những trường hợp sau:
- Cả nhóm đi cùng nhau từ đầu đến cuối. Nhận xe cùng một buổi, trả xe cùng một buổi, không ai tách đoàn về sớm.
- Một người trả tiền cho cả nhóm. Ví dụ bố mẹ thuê xe cho các con, hoặc trưởng nhóm thu tiền trước rồi thanh toán một lần.
- Người đứng tên chịu trách nhiệm thật. Người này sẵn sàng nghe điện, giữ liên lạc với tiệm và đứng ra giải quyết nếu một chiếc gặp sự cố.
Điểm yếu là mọi chiếc xe trên giấy đều gắn với người đứng tên. Nếu em họ bạn làm xước ốp hông ở dốc cầu Long Biên, người phải ra mặt nói chuyện với tiệm vẫn là bạn. Trong gia đình, chuyện đó thường không thành vấn đề. Với nhóm bạn mới quen trên mạng thì nên cân nhắc kỹ.
Mỗi xe một hợp đồng thuê: khi nào nên tách
Tách riêng từng xe mất thêm vài phút ở quầy, nhưng bù lại trách nhiệm rõ ràng ngay từ đầu. Nên chọn cách này khi:
- Mỗi người tự trả tiền xe của mình. Không ai phải ứng trước rồi đòi lại, không phải ghi sổ chia tiền.
- Ngày trả khác nhau. Một bạn về quê sớm, trả xe từ thứ Bảy; hai bạn còn lại giữ xe đến thứ Hai. Hợp đồng riêng giúp từng người trả và nhận lại giấy tờ độc lập.
- Nhóm ghép từ nhiều nguồn. Bạn của bạn, đồng nghiệp ở công ty khác, người mới quen qua hội nhóm du lịch.
Cái giá phải trả là thủ tục lặp lại. Mỗi người tự mang giấy tờ, tự kiểm tra xe, tự ký và tự giữ bản của mình.
Hợp đồng thuê nhiều xe máy: ba câu hỏi để chọn nhanh
Nếu vẫn phân vân, hãy trả lời lần lượt ba câu sau trước khi đến tiệm:
- Ai trả tiền? Một người trả cho tất cả thì nghiêng về một bản chung. Mỗi người tự trả thì nghiêng về tách riêng.
- Có ai trả xe khác ngày không? Chỉ cần một người lệch lịch là nên tách, ít nhất là tách riêng xe của người đó.
- Người đứng tên có muốn chịu trách nhiệm cho cả nhóm không? Hỏi thẳng người ấy. Nếu họ ngần ngại, đừng ép.
Cũng có cách lai: gộp các xe của một gia đình vào một bản, còn người bạn đi ghép thì ký riêng. Không có quy tắc nào bắt phải làm theo một kiểu duy nhất.
Quan trọng là đừng tự đoán cách tiệm làm. Mỗi tiệm có mẫu giấy tờ và thủ tục riêng, có nơi quen làm một bản chung kèm danh sách xe, có nơi làm riêng từng xe. Hãy hỏi rõ trực tiếp khi đặt xe: tiệm có cho tách giấy tờ không, giấy tờ tùy thân và khoản đặt cọc được tính theo từng xe hay theo cả nhóm. Phần đặt cọc nên xác nhận trực tiếp với tiệm, đừng dựa vào lời kể của người quen.
Dù chọn cách nào, giấy tờ cũng phải ghi rõ từng xe
Rắc rối khi thuê nhiều xe ít khi đến từ việc chọn chung hay riêng. Nó đến từ chỗ giấy tờ ghi chung chung kiểu “ba xe tay ga” mà không ghi chiếc nào ra chiếc nào. Khi trả, cả nhóm không còn nhớ ai đi xe có vết xước sẵn ở đuôi.
Với mỗi chiếc xe, nên có một dòng hoặc một mục riêng ghi:
- Biển số và loại xe. Hai chiếc cùng màu, cùng đời rất dễ lẫn, chỉ biển số là phân biệt chắc chắn.
- Người sử dụng chính. Tên người sẽ lái chiếc đó suốt chuyến, kể cả khi người đứng tên là người khác.
- Tình trạng lúc nhận. Vết xước cũ, số km, mức xăng, mũ bảo hiểm và phụ kiện đi kèm.
- Ngày giờ dự kiến trả. Nhất là khi các xe trả lệch nhau.
Cách gán xe cho từng người và chụp ảnh từng chiếc đã có trong bài nhận nhiều xe máy thuê cho cả nhóm. Còn mẫu các mục nên có trong giấy giao nhận thì xem bài biên bản bàn giao xe thuê.
Một ví dụ cụ thể ở Hà Nội
Hình dung một nhóm năm người từ Hải Phòng lên, thuê ba xe ở Long Biên. Hai vợ chồng đi chung một xe, hai anh em trai mỗi người một xe. Kế hoạch là chạy vòng hồ Tây, hôm sau đi Bát Tràng, rồi một người phải về trước.
Cách hợp lý ở đây là một bản chung cho hai xe: xe của hai vợ chồng và xe của người anh, do người chồng đứng tên vì anh ấy trả tiền cho cả nhà. Người em trai trả xe sớm hơn một ngày nên ký riêng. Hôm em trai trả xe, cậu tự đi xe vào tiệm, đối chiếu tình trạng xe và nhận lại giấy tờ của mình. Hai xe còn lại không bị ảnh hưởng, người chồng không phải đi theo.
Nếu cả ba xe gộp một bản, ngày người em về, người chồng phải bỏ dở chuyến đi để ra tiệm cùng cậu.
Lúc trả xe: tránh nhầm xe, nhầm giấy
Vài thói quen giúp ngày trả xe suôn sẻ:
- Ai nhận xe nào thì trả xe đó. Đối chiếu biển số với dòng ghi trong giấy tờ trước khi đưa chìa khóa.
- Trả từng chiếc, không dồn một lúc. Xếp xe thành hàng, kiểm tra xong chiếc này mới sang chiếc khác.
- Xin biên nhận cho từng lần trả. Nếu trả lệch ngày, mỗi lần trả nên có xác nhận riêng, ghi rõ biển số đã trả.
- Kiểm lại giấy tờ tùy thân. Ai gửi giấy tờ gì thì người đó nhận lại, ký nhận rõ ràng.
Nhớ rằng tiệm mở từ 09:00 đến 21:00. Nếu một người phải trả xe sớm trước chuyến tàu hay chuyến bay, hãy chọn giờ trong khung đó và báo tiệm trước. Nếu cần tiệm nhận xe ở chỗ khác, thời gian và chi phí phải xác nhận trước khi đặt.
Tóm lại
Đi cùng, trả cùng, một người trả tiền và sẵn sàng chịu trách nhiệm thì một bản chung là đủ. Mỗi người tự trả, có người về sớm hoặc nhóm ghép thì nên tách riêng từng xe. Dù chọn cách nào, mỗi chiếc xe cần một dòng ghi biển số, người lái và tình trạng lúc nhận. Các bài khác về giấy tờ và quy trình nhận trả xe có ở mục thủ tục thuê xe, còn toàn bộ kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nằm trong chuyên mục thuê xe.