Thuê xe máy đi nhóm bốn năm người nghe vui hơn đi một mình, nhưng phần rắc rối cũng nhân theo số xe. Muốn nhận nhiều xe máy thuê cho nhóm mà không rối, phép tắc nằm ở bước đầu: ghi rõ xe nào của ai và chụp từng xe một, ngay trước cửa hàng ở Hà Nội, trước khi cả nhóm nổ máy. Ai nhận xe nào, xe ai bị xước sẵn, trễ giờ thì ai nói với cửa hàng, tất cả được giải quyết từ một tin nhắn chung.
Nhận nhiều xe máy thuê cho nhóm: gán xe cho từng người ngay khi nhận
Việc đầu tiên là phân xe, và phân xe nên xong trước khi thử xe. Mỗi người một chiếc, đổi lại ngay tại chỗ nếu ai cần xe ga, ai quen xe số. Đừng để sang hôm sau đổi xe cho nhau giữa đường, vì từ lúc nhận, mỗi người chỉ chịu trách nhiệm tình trạng của chiếc xe mình đã ký.
Với mỗi xe, ghi rõ ba thông tin vào một tin nhắn chung của nhóm: biển số, màu sắc và vết đặc trưng dễ thấy, ví dụ một vết trầy dài bên trái hoặc một miếng ốp bị sứt. Ba thông tin này giúp phân biệt xe thuê trong nhóm chỉ trong hai giây, thay vì mỗi lần đỗ xe lại phải mò xem chiếc nào của ai. Nhóm trên bốn xe thì nên ghi thêm một dấu nhỏ bằng băng dính màu ở cổ xe, chỉ để dùng nội bộ trong nhóm, và nhớ gỡ sạch khi trả.
Chụp từng xe riêng, không chụp cả dàn
Đây là lỗi phổ biến nhất của nhóm: đứng giữa bãi, chụp một tấm cả bốn xe rồi đi. Tấm ảnh kiểu đó không dùng được khi cần đối chiếu, vì các xe che nhau và biển số bị mờ. Đúng cách là mỗi xe một bộ ảnh: chụp thẳng mặt trước cho thấy biển số, chụp hai bên hông, chụp chắn sau, và chụp riêng các vết xước sẵn có cận cảnh.
Người cầm ảnh nên là chính chủ chiếc xe, vì sau này người trả xe và người đã chụp phải là một. Sau khi chụp, gom toàn bộ ảnh về một album trong tin nhắn nhóm, kèm tên chủ xe dưới mỗi bộ. Nếu cần so sánh tình trạng xe lúc trả, cả nhóm mở một album là thấy, không cần lục từng máy từng người.
Đừng quên chụp cả biên nhận của từng xe, vì mỗi xe có một biên nhận với mẫu xe và biển số riêng. Thuê xe máy đi nhóm bạn mà để chung một túi biên nhận của một người, người đó trễ xe là cả nhóm khó trả xe.
Cử một người đứng ra liên lạc với cửa hàng
Nhóm đông, cửa hàng chỉ cần một đầu mối. Chọn một người, thường là người ký đơn đặt xe, làm đầu mối liên lạc với cửa hàng từ lúc nhận đến lúc trả. Các vấn đề như một xe trong nhóm bị thủng lốp, một người muốn trả xe sớm, hoặc cả nhóm muốn gia hạn thời gian thuê, đều qua đầu mối này để nhắn, tránh bốn năm người cùng nhắn bốn câu hỏi khác nhau.
Đầu mối nên lưu số điện thoại của cửa hàng, chốt giờ mở cửa từ 09:00 đến 21:00, và là người duy nhất thay mặt nhóm khi có vấn đề về giá hoặc mẫu xe. Các thành viên khác vẫn có thể gọi trực tiếp khi gấp, ví dụ giữa đường, nhưng mọi thỏa thuận chung thì một người nói để tránh xung đột thông tin.
Kiểm tra chéo: mỗi người kiểm tra xe của mình, nhóm rà lại lần cuối
Sau khi mỗi người đã thử phanh, thử chìa, chỉnh gương cho chiếc xe của mình, cả nhóm làm một vòng rà chéo. Đi bộ vòng quanh dàn xe, đối chiếu lại từng xe theo ba thông tin đã ghi: biển, màu, vết đặc trưng. Kiểm tra từng xe đã có mũ bảo hiểm và đủ hai chìa, hoặc nếu thiếu thì hỏi ngay cửa hàng lúc đó chứ không phải tối về.
Rà chéo lần cuối còn giúp bắt các sai sót của chính mình, ví dụ một người chỉnh nhầm gương của xe bên cạnh, hoặc hai xe cùng màu nhầm chìa. Cứ coi mười phút này là phí bắt buộc của việc thuê nhiều xe, thì sau này đỡ những rắc rối tốn thời gian gấp nhiều lần.
Trong chuyến đi: ba thói quen giữ xe trong nhóm
Trên đường, nhóm nên giữ ba thói quen. Một, đỗ xe theo hàng, cạnh nhau khi có thể, để cả nhóm luôn thấy đủ xe mỗi lần dừng. Hai, sau mỗi lần dừng tham quan, người cuối cùng lên xe đếm đầu đủ biển số theo danh sách đã ghi trước khi đoàn di chuyển. Ba, không đổi xe giữa đường cho nhau nếu không thật cần, và nếu đổi thì nhắn lại trong tin nhắn nhóm để ai đang cầm chiếc nào luôn rõ ràng.
Nếu một xe trong nhóm gặp sự cố, cả nhóm dừng ở chỗ an toàn, đừng để người gặp sự cố tự lo một mình giữa đường. Cách xử lý từng tình huống trên đường được ghi trong mục sự cố khi đi xe thuê, còn trình tự nhận và trả xe cho một chiếc nằm trong mục nhận xe và trả xe.
Trả xe: trả đúng xe người đã nhận
Ngày trả, đầu mối hẹn giờ cả nhóm về cửa hàng cùng một khung giờ trong giờ mở cửa. Trả từng xe theo đúng người đã nhận: mỗi người mở bộ ảnh của mình đối chiếu vết xước, trả đủ số chìa như đã nhận, rồi đợi xác nhận của cửa hàng cho xe của mình mới ra về. Điều này tránh tình huống một người về trước để lại một vết xước mới trên xe mà không ai đối chiếu được, vì xe đó đã được người khác trả hộ.
Sau khi cửa hàng xác nhận đủ xe, đủ chìa, tình trạng đúng như lúc nhận, đầu mối chốt một tin cuối trong nhóm: đã trả đủ, lúc mấy giờ. Tổng quan dịch vụ thuê xe máy ở Hà Nội dành cho khách đi nhóm nằm ở trang thuê xe máy, nơi gom đủ các bước từ đặt xe đến trả xe.
Một nhóm có quy trình rõ ràng từ phút đầu sẽ thấy lợi ích ở phút cuối: không ai nhầm xe, không ai mất chìa, và không ai phải đứng ở cửa hàng tranh luận về một vết xước mà album ảnh đã trả lời từ hôm đầu.