Biết cách ghi phụ kiện vào hợp đồng thuê xe là chuyện nhỏ nhưng tránh được nhiều phút lúng túng lúc trả xe. Người thuê vài tuần thường nhận xe kèm mũ bảo hiểm, có khi thêm áo mưa hay giá đỡ điện thoại, rồi dùng chúng mỗi ngày, để ở nhiều chỗ khác nhau. Đến hôm trả, không ai nhớ chắc lúc nhận có hai mũ hay một mũ, áo mưa màu gì. Bài này hướng dẫn cách hỏi, cách mô tả từng món bằng chữ và cách đối chiếu khi kết thúc kỳ thuê.
Hỏi trước: phụ kiện nào đi kèm, phụ kiện nào phải tự lo
Mỗi tiệm có cách làm riêng, và cùng một tiệm cũng có thể khác nhau theo từng xe. Vì vậy, đừng mặc định chiếc xe nào cũng có sẵn mũ, áo mưa hay giá đỡ điện thoại. Ngay khi đặt xe, hãy hỏi thẳng:
- Xe này đi kèm những món gì?
- Mỗi món bao nhiêu cái, có tính thêm tiền không?
- Nếu mình cần thêm một mũ cho người ngồi sau thì có không, điều kiện thế nào?
- Món nào mình nên tự chuẩn bị?
Câu trả lời của tiệm, dù là có hay không, đều nên được nhắn bằng chữ để lưu lại. Chuyện giá thuê có bao gồm mũ hay không được bàn riêng trong bài giá thuê xe máy có gồm mũ bảo hiểm không. Ở đây ta chỉ tập trung vào việc ghi lại những gì thực sự được giao.
Ghi phụ kiện vào hợp đồng thuê xe: nguyên tắc ba thông tin
Mỗi món nên được mô tả đủ ba điều: số lượng, đặc điểm nhận dạng và tình trạng lúc nhận. Thiếu một trong ba, dòng ghi chép sẽ khó dùng khi đối chiếu.
- Số lượng viết bằng chữ và số, ví dụ “hai (2) mũ”, để tránh sửa một nét thành con số khác.
- Đặc điểm nhận dạng là thứ giúp phân biệt món này với món khác: màu, kiểu dáng, nhãn dán, chữ in trên đồ.
- Tình trạng ghi những gì đã có sẵn: trầy, nứt, thiếu chi tiết, khóa hơi lỏng.
Nếu hợp đồng của tiệm có sẵn mục phụ kiện, điền vào đó. Nếu không, xin ghi thêm ở phần ghi chú hoặc biên bản bàn giao, hai bên cùng ký hoặc cùng xác nhận qua tin nhắn. Cách lập biên bản đầy đủ có trong bài biên bản bàn giao xe thuê.
Mô tả từng món: mũ bảo hiểm, áo mưa, giá đỡ điện thoại
Mũ bảo hiểm
Mũ là món dễ nhầm nhất vì nhiều chiếc trông giống nhau. Nên ghi:
- Kiểu mũ: nửa đầu, ba phần tư hay cả đầu.
- Màu vỏ và màu lót, có kính chắn hay không.
- Nhãn, chữ in hoặc hình dán trên mũ, nếu có.
- Tình trạng quai cài và lót trong: cài chắc hay lỏng, lót còn nguyên hay bong.
- Vết trầy cũ trên vỏ, vết nứt trên kính.
Ví dụ một dòng ghi đủ ý: “Hai mũ ba phần tư: một mũ đen có kính trong, vỏ trầy nhẹ bên trái; một mũ trắng không kính, quai cài tốt.”
Áo mưa
Áo mưa nhìn qua thì giống nhau, nhưng khác ở kiểu và độ mới. Ghi rõ:
- Kiểu: áo bộ có quần, áo cánh dơi trùm cả xe, hay áo choàng một người.
- Màu, cỡ nếu có in.
- Tình trạng: còn nguyên, rách nhỏ ở đâu, có túi đựng hay không.
Nếu áo mưa được gấp sẵn trong cốp, mở ra xem trước khi ký. Áo rách lúc nhận mà không ghi lại thì khi trả rất khó giải thích. Sau những trận mưa lớn ở Hà Nội, phơi áo khô rồi mới gấp cất, để lúc trả áo không bị ẩm mốc.
Giá đỡ điện thoại
Giá đỡ có hai dạng cần phân biệt khi ghi:
- Gắn cố định trên tay lái: ghi vị trí (bên trái hay bên phải), loại kẹp, khớp xoay còn chắc hay đã lỏng.
- Loại rời, tháo lắp được: ghi như một món riêng, kèm đặc điểm như màu và kiểu kẹp.
Nếu bạn tự mang giá đỡ của mình và gắn lên xe thuê, hãy nói với tiệm trước và ghi chú rằng món đó là của bạn, để khi trả không bị coi là đồ của xe. Đừng tự khoan hay tháo chi tiết của xe.
Những món nhỏ khác
Khóa đĩa, dây chằng đồ, túi treo, thẻ gửi xe tháng đều nên được ghi nếu có giao. Món nào không có, ghi “không kèm” để khỏi băn khoăn sau này.
Chụp ảnh đối chiếu cùng lúc với lúc ghi
Chữ viết cho biết có món gì, còn ảnh cho thấy món đó trông ra sao. Khi nhận xe tại tiệm ở Bồ Đề, Long Biên hay khi được giao xe tới chỗ ở, hãy bày các phụ kiện ra cạnh xe rồi chụp:
- Một ảnh tổng thể cả xe và các món đặt cạnh nhau.
- Mỗi món một ảnh cận, nhất là chỗ đã trầy, nứt hay rách.
- Ảnh trang hợp đồng có phần ghi phụ kiện, sau khi hai bên đã xác nhận.
Gửi vài ảnh vào đoạn chat với tiệm ngay lúc đó, thời điểm gửi chính là mốc thời gian dễ kiểm tra. Cách mô tả vết xước bằng chữ cho chính xác có trong bài ghi vết xước cũ vào hợp đồng thuê xe.
Thuê nhiều ngày: giữ phụ kiện thế nào cho đủ đến hôm trả
Thời gian thuê càng dài, phụ kiện càng dễ thất lạc. Vài thói quen giúp bạn giữ đủ đồ:
- Mỗi món có một chỗ cố định. Mũ treo ở móc trong nhà, áo mưa luôn để trong cốp, giá đỡ không tháo ra nếu không cần.
- Không bỏ mũ trên xe khi gửi xe ở bãi. Những bãi giữ xe đông như quanh chợ Đồng Xuân, phố đi bộ Hồ Gươm hay khu Times City, mũ để trên yên rất dễ bị lấy nhầm.
- Tự kiểm lại mỗi cuối tuần. Mở ảnh lúc nhận ra so nhanh, phát hiện thiếu sớm thì dễ tìm lại hơn.
- Báo tiệm ngay khi có sự cố. Nếu mất hay hỏng một món giữa kỳ, nhắn tiệm để thống nhất cách xử lý. Cách tính khi thiếu hay hỏng phụ kiện phải hỏi rõ trực tiếp, đừng tự đoán.
Lúc trả xe: đối chiếu theo đúng danh sách đã ghi
Khi trả xe, mở lại hợp đồng hoặc ảnh chụp trang ghi phụ kiện. Đặt từng món ra, đọc từng dòng, đánh dấu đã trả.
Nếu có món bị trầy thêm trong kỳ thuê, nói thẳng ngay lúc đối chiếu thay vì chờ tiệm phát hiện. Nếu tiệm báo thiếu món mà bạn nhớ không nhận, mở ảnh và tin nhắn lúc nhận ra để cùng kiểm tra. Sau khi xong, xin xác nhận đã nhận đủ phụ kiện bằng tin nhắn hoặc chữ ký trên biên bản.
Ghi phụ kiện bằng ba thông tin số lượng, đặc điểm, tình trạng, kèm vài tấm ảnh, là đủ để kỳ thuê kết thúc gọn gàng. Các bước khác khi làm thủ tục có ở mục thủ tục thuê xe, còn kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nói chung nằm trong chuyên mục thuê xe.