Khi một thực tập sinh nước ngoài thuê xe máy để đi làm trong vài tháng ở Hà Nội, câu hỏi đầu tiên thường không phải là chọn xe gì, mà là ai sẽ đứng tên trên hợp đồng. Tự ký hay để công ty tiếp nhận thuê hộ đều có thể ổn, nhưng hai cách chúng khác nhau ở chỗ ai chịu trách nhiệm khi xe trầy xước, ai nhận tin nhắn khi có phạt nguội, ai lấy lại tiền cọc khi kỳ thực tập kết thúc. Bài này giúp bạn chọn cách phù hợp và biết cần nói gì với công ty trước khi đi thuê.
Thực tập sinh nước ngoài thuê xe máy: hai cách đứng tên hợp đồng
Cách thứ nhất là tự ký. Bạn là người thuê, tên bạn nằm trên hợp đồng, bạn cung cấp giấy tờ tùy thân, nhận xe, giữ biên nhận và trực tiếp trao đổi với cửa hàng trong suốt kỳ thuê.
Cách thứ hai là công ty đứng tên. Một pháp nhân, thường qua phòng hành chính hoặc nhân sự, ký hợp đồng thuê xe rồi giao xe cho bạn sử dụng. Khi đó cửa hàng làm việc với người đại diện công ty, còn bạn là người cầm lái hằng ngày. Cách này gần với mô hình doanh nghiệp thuê xe cho nhân viên, đã được nói kỹ trong bài công ty thuê xe máy cho nhân viên nên chuẩn bị gì.
Không có cách nào đúng cho mọi người. Câu trả lời phụ thuộc vào thời gian thực tập, việc bạn có giấy phép lái xe hợp lệ tại Việt Nam hay không, và công ty sẵn lòng nhận trách nhiệm tới đâu.
Khi nào nên tự ký hợp đồng
Tự ký hợp lý khi bạn chủ động được giấy tờ và muốn linh hoạt. Một vài dấu hiệu cho thấy cách này hợp với bạn:
- Kỳ thực tập ngắn hoặc lịch không cố định. Bạn muốn thuê theo tuần trước rồi mới gia hạn, không chờ công ty duyệt.
- Bạn dùng xe cả ngoài giờ làm. Cuối tuần đi Tây Hồ, tối qua phố cổ ăn uống. Xe đứng tên công ty thường gắn với mục đích công việc.
- Bạn có đủ giấy tờ. Hộ chiếu còn hạn, thị thực phù hợp và giấy phép lái xe được công nhận tại Việt Nam. Nếu chưa rõ bằng lái nước mình có dùng được không, hãy đọc bài International Driving Permit ở Việt Nam trước khi đi thuê.
Điểm cần chấp nhận khi tự ký: mọi trách nhiệm theo hợp đồng thuộc về bạn. Xe hỏng, mất đồ, chậm trả hay có thông báo vi phạm gửi về, cửa hàng sẽ liên hệ đúng người đứng tên. Nếu tiếng Việt chưa vững, nên đề nghị đọc kỹ từng điều khoản, hoặc xem cách làm trong bài hợp đồng thuê xe song ngữ cho khách nước ngoài.
Khi nào nên nhờ công ty đứng tên
Công ty đứng tên có lợi khi việc đi lại gắn chặt với công việc. Ví dụ bạn thực tập ở một văn phòng trên phố Duy Tân, Cầu Giấy, nhưng hằng tuần phải chạy sang kho ở Gia Lâm hoặc gặp đối tác ở Đông Anh. Lúc đó xe gần như là công cụ làm việc, và để công ty thuê là hợp lý.
Cách này cũng gọn khi công ty nhận nhiều thực tập sinh cùng đợt và có một đầu mối hành chính.
Tuy vậy, đừng coi đây là đường tắt để khỏi chuẩn bị giấy tờ. Hợp đồng do công ty ký không thay thế được điều kiện của người lái: bạn vẫn phải có giấy phép lái xe hợp lệ để điều khiển xe máy trên đường.
So sánh nhanh: ai chịu trách nhiệm điều gì
Hình dung một kỳ thuê ba tháng và đặt từng câu hỏi:
| Vấn đề | Tự ký | Công ty đứng tên |
|---|---|---|
| Ai làm việc với cửa hàng | Bạn | Người đại diện công ty |
| Tiền cọc do ai đưa và ai nhận lại | Bạn | Thường là công ty |
| Xe có sự cố giữa đường | Bạn báo cửa hàng trực tiếp | Bạn báo ai trước, cần thống nhất |
| Thông báo vi phạm giao thông | Gửi về người đứng tên | Công ty nhận, rồi xử lý nội bộ với bạn |
| Dùng xe ngoài giờ làm | Tự do theo hợp đồng | Phụ thuộc quy định công ty |
Bảng này cho thấy một điều: công ty đứng tên không có nghĩa là bạn hết trách nhiệm. Nếu bạn gây hư hỏng, công ty vẫn có thể yêu cầu bạn bồi hoàn theo quy định nội bộ.
Những câu cần hỏi phòng nhân sự trước khi đi thuê
Dù chọn cách nào, hãy hỏi người phụ trách thực tập sinh mấy câu sau:
- Công ty có chính sách hỗ trợ đi lại cho thực tập sinh không, hỗ trợ bằng cách nào?
- Nếu công ty đứng tên, ai là đầu mối liên hệ với cửa hàng, và bạn có được nhận một bản hợp đồng hoặc biên bản bàn giao không?
- Khi xe có sự cố ngoài giờ hành chính, bạn gọi ai trước: cửa hàng hay người phụ trách?
- Trường hợp xe bị trầy xước hay hư hỏng do bạn, công ty xử lý chi phí thế nào?
- Khi kỳ thực tập kết thúc hoặc bạn nghỉ sớm, ai mang xe đi trả và ai nhận lại tiền cọc?
Nếu bạn tự ký nhưng công ty hỗ trợ chi phí, hãy hỏi thêm công ty cần chứng từ gì để thanh toán lại, để ngay từ đầu xin cửa hàng loại biên nhận phù hợp.
Chuẩn bị gì khi đến cửa hàng
Với cách tự ký, bạn mang theo hộ chiếu, giấy phép lái xe và một số liên lạc ở Việt Nam. Cửa hàng có thể yêu cầu xem hoặc giữ một loại giấy tờ trong kỳ thuê; chính sách này cần hỏi rõ trực tiếp, và nếu có để lại giấy tờ thì luôn xin biên nhận ghi rõ tên giấy. Tiền cọc cũng là khoản cần xác nhận trực tiếp với cửa hàng trước khi thuê.
Với cách công ty đứng tên, người đại diện công ty mang giấy tờ theo yêu cầu của cửa hàng, còn bạn nên có mặt lúc bàn giao. Bạn là người chạy xe mỗi ngày, nên hãy tự chụp ảnh vết xước cũ, thử phanh, đèn, còi. Các bước chung về giấy tờ và quy trình nằm ở mục thủ tục thuê xe.
Nếu bạn ở khu Mỹ Đình hay Cầu Giấy mà cửa hàng ở Long Biên, hãy hỏi trước khả năng giao nhận xe. Thời gian và chi phí giao nhận cần được xác nhận trước khi đặt, và việc giao nhận chỉ diễn ra trong giờ mở cửa 09:00 đến 21:00. Nếu tự đến, đoạn qua cầu Chương Dương sang phố Nguyễn Văn Cừ là dịp làm quen dòng xe Hà Nội.
Gợi ý chọn nhanh
Thực tập ngắn, dùng xe cả cho đời sống riêng và đủ giấy tờ thì tự ký linh hoạt hơn. Xe chủ yếu phục vụ công việc thì để công ty đứng tên. Dù cách nào, hãy thống nhất bằng văn bản ba việc: ai liên hệ cửa hàng khi có sự cố, ai chịu chi phí hư hỏng, và ai nhận lại tiền cọc khi trả xe.
Các bước giấy tờ khác được gom ở mục thủ tục thuê xe, còn toàn bộ hướng dẫn về thuê xe máy tại Hà Nội nằm trong chuyên mục thuê xe.