Khi một doanh nghiệp cần phương tiện đi lại cho đội ngũ kỹ thuật, shipper nội bộ hay nhân viên bán hàng chạy thị trường, việc công ty thuê xe máy cho nhân viên thường nhanh hơn và gọn hơn mua xe lo hồ sơ. Nhưng thuê cho nhiều người dùng khác nhau cũng là khoản chi cần chứng từ rõ ràng. Trước khi đặt cọc hay ký, bộ câu hỏi dưới đây giúp bên hành chính nhân sự và cửa hàng thống nhất ngay từ đầu, tránh những vướng mắc về người đứng tên, người sử dụng và thanh toán về sau.
Công ty thuê xe máy cho nhân viên: ai đứng tên hợp đồng và ai cầm chìa
Điểm đầu tiên cần chốt là người đứng tên. Hợp đồng nên đứng tên công ty kèm chữ ký người đại diện theo giấy đăng ký kinh doanh, chứ không nên đứng tên cá nhân một nhân viên, vì nhân viên có thể nghỉ việc giữa kỳ thuê. Khi hợp đồng mang tên công ty, việc đổi người sử dụng xe giữa kỳ chỉ cần văn bản tin nhắn cho cửa hàng, không phải làm lại trọn gói thủ tục. Bạn nên hỏi rõ cửa hàng chấp nhận hình thức nào: một hợp đồng chung liệt kê biển số từng xe, hay mỗi xe một phụ lục riêng. Mỗi cách có lợi riêng, nhưng hợp đồng chung kèm danh sách xe cập nhật là dễ quản lý nhất cho cả hai bên.
Thứ hai là người sử dụng thật. Với xe cho nhân viên dùng chung, hãy yêu cầu cửa hàng ghi rõ số lượng người được phép điều khiển trong kỳ thuê, kèm thông tin giấy phép lái xe của từng người nếu cửa hàng yêu cầu. Danh sách này giúp phân định trách nhiệm khi có sự cố phạt nguội hay va quẹt: nếu tài xế không nằm trong danh sách, công ty sẽ rất khó giải trình. Khi nhân viên đổi ca hoặc nghỉ việc, cập nhật danh sách ngay thay vì để tới cuối kỳ.
Hỏi gì về giấy tờ, cọc và cách thanh toán
Ba nhóm câu hỏi về tài chính nên hỏi trọn trước khi ký. Một là giấy tờ thuê: cửa hàng cần bản sao đăng ký kinh doanh, chữ ký người đại diện, và giữ lại giấy tờ cá nhân của người sử dụng ở mức nào. Hai là tiền cọc: cọc theo số xe được tính thế nào, hoàn cọc trong bao lâu sau khi trả xe và kiểm tra xe ai chứng kiến. Ba là thanh toán: chuyển khoản với hóa đơn đầy đủ hầu như là bắt buộc với khoản chi của công ty, nên hãy xác nhận cửa hàng xuất được hóa đơn cho khoản thuê xe, và chu kỳ xuất là theo tháng hay theo hợp đồng.
Chu kỳ thuê cũng đáng tính sớm. Nhu cầu nhân viên đi lại hằng ngày thường kéo dài, nên gói tháng hầu như luôn rẻ hơn lẻ ngày; nếu nhu cầu chỉ kéo theo dự án hai ba tháng, đọc trước phần thuê xe máy theo tháng: thủ tục khác gì thuê vài ngày để nắm khác biệt về hợp đồng, cọc và lịch trả xe. Muốn so mặt bằng giá giữa các dòng xe trước khi chốt số lượng, tham khảo thêm bảng giá và nhóm bài về giá thuê trên trang chủ.
Quản lý xe cho nhiều người dùng: ghi nhận điều gì
Nhiều người dùng chung xe thì cần bộ ghi nhận nội bộ ngay từ ngày đầu. Tờ giao ca đơn giản gồm: biển số xe, người nhận xe, thời điểm nhận, tình trạng xăng và những vết xước hiện có. Mỗi nhân viên chụp ảnh xe trước khi nhận ca và khi trả ca. Tờ ghi này không chỉ giúp nội bộ phán định trách nhiệm khi có va quẹt, mà còn là bằng chứng cho cuộc kiểm tra khi trả xe cho cửa hàng cuối kỳ. Quy trình kiểm tra xe trước khi ký nhận áp cho lần đầu nhận xe nên làm cùng đại diện công ty và đại diện cửa hàng, ghi lại tình trạng từng xe vào phụ lục hợp đồng.
Tương tự với chìa xe: mỗi xe nên có một móc chìa cố định tại văn phòng, và người nhận ca ký tên sổ khi lấy. Nhiều công ty nhỏ để chìa lộn xộn trên bàn làm việc, đến lúc cần lại không biết chìa của xe nào đang nằm ở đâu, nhân viên chờ nhau mất cả buổi. Một quy tắc chìa đơn giản giúp đội xe vận hành trơn tru hơn hẳn những nơi bỏ bê.
Nên chỉ định một người trong công ty làm đầu mối duy nhất với cửa hàng: một đầu mối để báo sự cố, xếp lịch bảo dưỡng và chốt đối chiếu chi phí hàng tháng. Cuối mỗi tháng, đầu mối nên đối chiếu với cửa hàng một lượt: số xe đang thuê, ngày trả dự kiến, các sự cố đã phát sinh và chi phí phát sinh. Kinh nghiệm của các bên cho thuê nhiều xe là mọi tranh cãi phát sinh từ việc quá nhiều người nhắn riêng cho cửa hàng, mỗi người một yêu cầu.
Sự cố, phạt nguội và trách nhiệm giữa kỳ
Hợp đồng công ty nên viết rõ ba loại trách nhiệm. Với hỏng hóc thông thường như chai ắc quy, mòn phanh theo cường độ sử dụng: cửa hàng chịu hay công ty trả. Với vi phạm phạt nguội: hệ thống gửi bản chất phát về ai, người vi phạm trả tiền thế nào. Với va quẹt: mức khấu hao vết xước được tính ra sao và ai chứng kiến giám định. Ba điểm này rõ ngay từ đầu thì giữa kỳ không còn chỗ cho hiểu lầm. Quy trình cơ bản của thủ tục thuê xe sẽ có phần dành cho hợp đồng doanh nghiệp, và người chưa từng thuê tại Hà Nội có thể xem nhanh thủ tục thuê xe máy cho người lần đầu để hình dung khâu chuẩn bị giấy tờ, trước khi mở rộng sang hợp đồng công ty.
Thuê Xe Máy Hà Nội Nguyễn Tú đặt tại 112 Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, quận Long Biên, Hà Nội, mở cửa từ 09:00 tới 21:00 hằng ngày, làm việc trực tiếp với người đại diện doanh nghiệp về hợp đồng thuê theo tháng, danh sách người sử dụng và chứng từ thanh toán. Công ty cần thuê xe máy cho nhân viên có thể gọi 0942 467 674 để trao đổi số lượng xe, dòng xe và các điều khoản trước khi ký.