Thuê xe theo tuần hoặc theo tháng ở Hà Nội, không ít người phải đổi sang chiếc khác giữa chừng, và lúc đó việc đổi xe cập nhật biên nhận cọc lại hay bị bỏ quên nhất. Bạn dắt xe mới ra phố, trong khi biên nhận cọc và tin nhắn xác nhận vẫn ghi biển số chiếc xe vừa trả. Bài này đi theo thứ tự một lần đổi xe: nhắn trước, trả xe cũ, nhận xe mới, sửa biên nhận và chốt bằng tin nhắn.
Đổi xe cập nhật biên nhận cọc: vì sao giấy tờ cũ không còn đúng
Một biên nhận cọc thông thường ghi tên người thuê, dòng xe, biển số, ngày nhận, ngày trả dự kiến và khoản cọc đang giữ. Biển số chính là sợi dây nối khoản cọc với một chiếc xe cụ thể. Khi chiếc xe thay đổi mà biển số trên giấy không đổi theo, cuối kỳ bạn sẽ mang tờ biên nhận ghi một biển số, dắt vào tiệm một chiếc xe mang biển số khác. Ngược lại, chiếc xe cũ có thể đã giao cho khách khác, và giấy tờ ghi biển số cũ đứng tên bạn không chứng minh được bạn đã bàn giao nó từ ngày nào.
Bài này không khẳng định tiệm nào có hay không nhận đổi xe giữa kỳ, hay đổi xe có phát sinh chi phí không; điều đó cần xác nhận trực tiếp với tiệm. Phần dưới chỉ bàn giấy tờ khi hai bên đã đồng ý đổi. Nếu lý do đổi là xe hay trục trặc, cách trình bày với tiệm có trong bài xe thuê trục trặc lặp đi lặp lại và cách đề nghị kiểm tra hoặc đổi xe.
Nhắn tiệm trước khi đến để hai bên cùng chuẩn bị
Một tin nhắn gửi trước vài tiếng giúp tiệm chuẩn bị xe thay thế và giấy tờ, còn bạn có bằng chứng việc đổi xe đã được thống nhất. Tin nhắn nên có:
- Tên bạn, dòng xe và biển số đang thuê, ngày nhận xe.
- Lý do muốn đổi, nói ngắn gọn và cụ thể.
- Khung giờ dự kiến đến, nằm trong giờ mở cửa 09:00–21:00.
- Câu hỏi: xe thay thế là dòng gì, có cần ký lại giấy tờ không, khoản cọc đang giữ có giữ nguyên hay có gì thay đổi.
Với cửa hàng Nguyễn Tú ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, bạn có thể gọi hoặc nhắn số 0942467674. Nếu bạn ở bên Cầu Giấy hay Ba Đình, đi qua cầu Long Biên hoặc cầu Chương Dương là tới Nguyễn Văn Cừ; nên tránh đến sát giờ đóng cửa vì cần thời gian kiểm tra cả hai chiếc.
Mang theo biên nhận cọc (hoặc ảnh chụp), chìa khóa và phụ kiện của xe cũ.
Trả xe cũ: chốt tình trạng trước khi cầm chìa xe mới
Đổi xe thực ra là hai lần bàn giao liền nhau. Hãy làm xong lần trả rồi mới sang lần nhận.
- Lấy hết đồ cá nhân trong cốp.
- Chụp ảnh xe cũ bốn góc, đồng hồ công tơ mét và kim xăng tại cửa tiệm.
- Cùng nhân viên đi một vòng quanh xe, đếm lại mũ, áo mưa, khóa đĩa.
- Đề nghị ghi vào biên bản hoặc nhắn xác nhận: xe biển số cũ đã nhận lại vào ngày, giờ nào.
Các mục nên có trong một lần giao nhận được liệt kê trong bài biên bản bàn giao xe thuê khi nhận và khi trả.
Nhận xe mới: chụp ảnh và ghi tình trạng như ngày đầu
Kiểm tra xe thay thế kỹ như hôm nhận xe lần đầu, đừng sơ sài vì đã quen tiệm:
- Chụp biển số thật rõ, cả biển trước lẫn biển sau nếu có, vì đây là thông tin sẽ ghi lên biên nhận.
- Chụp toàn xe bốn góc, sau đó chụp cận từng vết xước, vết lõm, chỗ ốp nhựa nứt.
- Quay một đoạn video ngắn đi một vòng quanh xe, vừa quay vừa nói ngày giờ và biển số.
- Ghi số km và mức xăng lúc nhận, chụp kèm màn hình đồng hồ.
- Thử đèn, còi, xi nhan, phanh trước sau, mở cốp xem khóa có hoạt động.
Sau đó đề nghị tiệm ghi tình trạng xe mới vào biên bản, hoặc gửi ảnh vào cuộc trò chuyện với tiệm. Danh sách đầy đủ có trong bài checklist nhận xe máy thuê trước khi rời cửa hàng.
Cập nhật biển số mới trên biên nhận cọc tại quầy
Có hai cách thường gặp, tiệm chọn theo cách làm của họ; việc của bạn là đảm bảo kết quả rõ ràng.
Ghi bổ sung vào biên nhận đang có
Nhân viên ghi thêm một dòng trên biên nhận cũ: ngày đổi xe, biển số mới, dòng xe mới, kèm chữ ký hoặc xác nhận của người ghi. Biển số cũ nên được gạch một nét để vẫn đọc được, không tẩy xóa. Cách này giữ được lịch sử chiếc nào, từ ngày nào.
Lập biên nhận mới thay thế
Tiệm làm một biên nhận mới ghi biển số mới. Khi đó nên đề nghị ghi rõ trên biên nhận mới rằng nó thay cho biên nhận ngày nào, và hỏi xử lý tờ cũ thế nào. Nếu bạn giữ lại tờ cũ, hãy để tiệm ghi chữ “đã thay” lên đó, tránh hai tờ cùng có hiệu lực.
Dù theo cách nào, hãy đọc lại trước khi rời quầy: tên người thuê, biển số mới, ngày trả dự kiến, khoản cọc đang giữ. Nếu chiếc xe mới khác dòng và tiệm đề nghị điều chỉnh khoản cọc, mức cụ thể chỉ xác nhận trực tiếp với tiệm; khi đó cách ghi nhận phần thay đổi nằm trong bài tiệm đề nghị bổ sung cọc giữa kỳ thuê.
Tin nhắn xác nhận: chốt cọc gắn với chiếc xe nào
Biên nhận giấy có thể thất lạc hoặc ướt mưa, còn tin nhắn có ngày giờ và nằm ở cả hai phía. Gửi một tin tổng kết ngay trong ngày, theo khung sau:
Chào tiệm, em là [tên], đang thuê xe từ ngày [ngày nhận]. Hôm nay [ngày], lúc [giờ], em đã trả xe [dòng xe cũ] biển số [biển cũ] và nhận xe [dòng xe mới] biển số [biển mới]. Tình trạng xe mới như ảnh và video em gửi kèm. Khoản cọc em đặt ngày [ngày đặt cọc] từ nay áp dụng cho xe biển số [biển mới], ngày trả dự kiến vẫn là [ngày trả]. Nhờ tiệm xác nhận giúp em.
Gửi kèm ảnh biên nhận đã cập nhật và đợi tiệm trả lời xác nhận. Đừng xóa cuộc trò chuyện cho tới khi đã nhận lại cọc.
Giữ hồ sơ tới ngày trả xe cuối kỳ
Gom vào một album riêng: ảnh xe cũ lúc trả, ảnh và video xe mới, ảnh biên nhận trước và sau khi sửa, ảnh chụp tin nhắn xác nhận.
Ngày trả xe cuối kỳ, bạn chỉ cần đối chiếu một biển số duy nhất: biển số mới trên biên nhận khớp với chiếc xe đang dắt vào. Các bước còn lại khi nhận cọc có trong bài nhận lại tiền cọc khi trả xe thuê.
Tóm lại
Đổi xe giữa kỳ thuê thì giấy tờ phải đi theo chiếc xe: nhắn tiệm trước, chốt tình trạng xe cũ, chụp kỹ xe mới, sửa biển số trên biên nhận và nhắn xác nhận cọc gắn với xe nào. Xem thêm các hướng dẫn về cọc và giấy tờ ở mục đặt cọc và giữ giấy tờ, hoặc quay lại trang thuê xe để tìm các bài khác.