Sáng nay công ty gọi đi họp gấp, chiều lại phải đón con, trong khi hôm nay đúng ngày hết hạn chiếc xe đang thuê. Lúc đó, nhờ người trả xe thuê hộ là cách hợp lý nhất: một người bạn, đồng nghiệp hay người nhà chạy xe sang cửa hàng thay bạn. Việc này hoàn toàn làm được, nhưng chỉ suôn sẻ khi cửa hàng biết trước và người đi trả biết rõ mình cần mang gì, kiểm tra gì.
Nhờ người trả xe thuê hộ: vì sao phải báo cửa hàng trước
Hợp đồng thuê đứng tên bạn, nên với cửa hàng, bạn vẫn là người chịu trách nhiệm về chiếc xe cho tới khi việc trả xe được xác nhận xong. Một người lạ dắt xe vào quầy mà không ai báo trước sẽ khiến nhân viên lúng túng: không biết người này là ai, có được nhận lại giấy tờ hay tiền cọc không, có nên ký xác nhận với họ không.
Báo trước biến tình huống đó thành một lần bàn giao bình thường. Cửa hàng chuẩn bị hồ sơ của bạn, biết tên người sẽ đến và hai bên thống nhất được những việc người trả hộ được làm thay.
Một lưu ý về giờ giấc: cửa hàng Nguyễn Tú ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên mở từ 09:00 đến 21:00. Người trả hộ cần đến trong khung giờ này, tốt nhất là không sát giờ đóng cửa để còn thời gian kiểm tra xe.
Báo cho cửa hàng những gì
Nhắn tin sẽ tốt hơn gọi miệng, vì tin nhắn để lại dấu vết cho cả hai bên. Một tin nhắn đủ ý nên có:
- Tên bạn và thông tin hợp đồng: tên người thuê, dòng xe, biển số, ngày nhận xe.
- Tên người trả hộ và quan hệ với bạn, kèm cách liên lạc với họ nếu cửa hàng cần gọi.
- Thời gian dự kiến đến trả, nói theo khung, ví dụ “khoảng 16:00 đến 17:00”.
- Người trả hộ được làm những gì: chỉ giao xe và chìa khóa, hay được ký biên bản trả xe thay bạn, hay được nhận lại giấy tờ, tiền cọc.
- Cách liên lạc với bạn trong lúc bàn giao, để cửa hàng gọi video hoặc nhắn hỏi nếu có điểm cần bạn xác nhận.
Mục thứ tư là chỗ dễ vướng nhất. Mỗi cửa hàng có cách làm riêng về việc trả giấy tờ gốc hay hoàn cọc cho người không đứng tên hợp đồng. Đừng đoán, hãy hỏi rõ trực tiếp: nếu cửa hàng chỉ trả giấy tờ, tiền cọc cho chính người thuê, bạn có thể hẹn tự qua lấy sau, hoặc hỏi phương án hoàn cọc qua chuyển khoản. Dù là cách nào, nhớ xin biên nhận.
Dặn người trả hộ mang theo những gì
Người đi trả hộ thường chỉ nghĩ đến chiếc xe. Hãy đưa họ một danh sách ngắn:
- Giấy tờ tùy thân của chính họ, để cửa hàng đối chiếu đúng người bạn đã báo.
- Chìa khóa xe, gồm cả chìa phụ hoặc thẻ khóa thông minh nếu lúc nhận có.
- Phụ kiện đi kèm: mũ bảo hiểm, áo mưa, giá đỡ điện thoại, khóa đĩa hay bất cứ thứ gì cửa hàng giao cùng xe.
- Ảnh chụp hợp đồng hoặc biên bản nhận xe, gửi sẵn qua điện thoại để đối chiếu tình trạng xe.
- Biên nhận cọc, nếu bạn được ủy thác nhận lại cọc hoặc giấy tờ.
Trước khi đưa xe, bạn nên tự kiểm tra cốp xe một lượt để lấy hết đồ cá nhân.
Tình trạng xe và mức xăng: chốt trước khi giao chìa
Người trả hộ không biết chiếc xe trông thế nào lúc bạn nhận, nên phần đối chiếu dễ phát sinh hiểu lầm. Trước khi giao xe cho họ:
- Chụp ảnh xe các góc, đồng hồ công tơ mét và kim xăng, gửi vào nhóm tin nhắn với cửa hàng.
- Nói rõ những vết xước đã có sẵn từ lúc nhận, và nếu trong kỳ thuê xe có va quẹt nhỏ thì báo cửa hàng luôn, đừng để người trả hộ phải giải thích thay.
- Đổ xăng theo đúng mức đã thống nhất lúc nhận xe. Nếu người trả hộ đổ giúp, dặn rõ đổ đến mức nào.
Cách mô tả tình trạng xe bằng chữ và ảnh được nói kỹ trong bài biên bản bàn giao xe thuê.
Tại quầy: người trả hộ làm gì
Khi đến cửa hàng, người trả hộ nên:
- Giới thiệu tên và nói đang trả xe thay ai, đúng như bạn đã báo.
- Cùng nhân viên đi một vòng quanh xe, đối chiếu với ảnh bạn gửi.
- Giao chìa khóa và phụ kiện, đếm lại từng món.
- Nếu có điểm chưa khớp, gọi video cho bạn ngay tại chỗ thay vì tự đồng ý hay từ chối.
- Chụp ảnh xe lúc đã giao xong và gửi cho bạn.
Người trả hộ chỉ ký những gì bạn đã cho phép. Nếu cửa hàng đề nghị ghi thêm khoản phát sinh mà bạn chưa biết, họ nên dừng lại để bạn trao đổi trực tiếp với cửa hàng. Thứ tự đối chiếu chung khi trả xe có trong bài trả xe đúng quy trình để tránh tranh chấp.
Đường đi và thời gian cho người trả hộ
Nếu người trả hộ không quen khu Long Biên, hãy gửi họ vị trí cửa hàng trên bản đồ và gợi ý đường đi. Từ phía Hoàn Kiếm có thể qua cầu Chương Dương rồi rẽ vào Nguyễn Văn Cừ; từ Gia Lâm hay Sài Đồng thì đi thẳng hướng Bồ Đề. Chiều muộn, đầu cầu Chương Dương và đoạn Nguyễn Văn Cừ hay đông, nên đi sớm hơn một chút.
Cũng nên tính chuyện người trả hộ về bằng gì sau khi giao xe: đi bộ ra trạm xe buýt, gọi xe công nghệ hay có người đón.
Nếu không tìm được ai đi trả hộ, bạn có thể hỏi cửa hàng về việc nhận lại xe tại chỗ bạn ở. Thời gian và chi phí cho việc này phải được xác nhận trước, và chỉ thực hiện trong giờ 09:00–21:00.
Sau khi trả xong: chốt lại với cửa hàng
Việc trả xe hộ chỉ thực sự xong khi bạn nhận được xác nhận từ cửa hàng. Hãy nhắn hỏi lại: xe đã nhận đủ, kỳ thuê kết thúc lúc mấy giờ, có khoản nào cần thanh toán thêm hay không. Giữ tin nhắn đó cùng ảnh người trả hộ gửi về.
Nếu giấy tờ hoặc tiền cọc chưa được trả cho người đi hộ, hẹn luôn thời điểm bạn tự qua lấy hoặc cách hoàn lại. Các bước đối chiếu khi nhận lại cọc có trong bài nhận lại tiền cọc khi trả xe thuê. Nếu không chỉ trả hộ mà còn để người khác chạy xe trong kỳ thuê, hãy đọc thêm bài cho người khác sử dụng xe thuê của mình.
Tóm lại
Nhờ người trả xe hộ không có gì phức tạp nếu bạn làm đủ ba việc: báo cửa hàng trước bằng tin nhắn, đưa người trả hộ đủ giấy tờ, chìa khóa, phụ kiện kèm ảnh tình trạng xe, và chốt xác nhận sau cùng. Xem thêm các bước nhận, trả xe ở mục thủ tục thuê xe và các hướng dẫn khác trong chuyên mục thuê xe máy.