Bạn đặt xe từ xa, có thể đang ở sân bay Nội Bài hoặc còn ở tỉnh khác, và người cho thuê gửi qua Zalo một file hợp đồng hoặc một tấm ảnh chụp tờ hợp đồng, nhờ bạn ký hợp đồng thuê xe online cho kịp giờ nhận xe. Cách làm này tiện, nhưng cũng dễ sinh ra tình huống mỗi bên giữ một phiên bản khác nhau, hoặc đến lúc cần đối chiếu thì file đã trôi mất trong lịch sử trò chuyện. Bài này đi theo thứ tự một lần ký từ xa: nhận file, kiểm tra nội dung, ký, nhận lại bản cuối và cất giữ sao cho tìm được khi cần.
Ký hợp đồng thuê xe online thường diễn ra theo những dạng nào
Ở các tiệm cho thuê xe máy quy mô nhỏ tại Hà Nội, “ký online” thường không phải một nền tảng chữ ký số chuyên dụng mà là một trong ba cách sau:
- Ảnh chụp tờ hợp đồng giấy. Người cho thuê điền sẵn, chụp gửi qua Zalo, khách xem rồi ký trực tiếp khi đến nhận xe.
- File PDF hoặc file văn bản. Khách mở trên điện thoại, ký bằng ngón tay qua ứng dụng đọc PDF hoặc in ra ký rồi chụp gửi lại.
- Xác nhận bằng tin nhắn. Không có văn bản riêng, các điều kiện được liệt kê trong tin nhắn và khách trả lời đồng ý.
Mỗi dạng có cách lưu và kiểm tra khác nhau, nhưng nguyên tắc chung giống nhau: biết rõ mình đang đồng ý với nội dung nào, và giữ được đúng bản đó. Ký hợp đồng điện tử có giá trị đến đâu tùy hình thức và hoàn cảnh, bài này không đánh giá điểm ấy; mục tiêu ở đây là để bạn có đủ bằng chứng rõ ràng về những gì hai bên đã thống nhất.
Kiểm tra gì trước khi ký trên màn hình nhỏ
Màn hình điện thoại khiến người ta đọc lướt. Trước khi ký, phóng to và soát lần lượt:
- Thông tin của bạn. Họ tên, số giấy tờ, số điện thoại liên hệ có đúng không. Lỗi gõ nhầm một chữ số rất khó thấy khi chữ nhỏ.
- Thông tin xe. Loại xe, biển số nếu đã ghi. Nếu tiệm chưa xếp xe cụ thể, hỏi khi nào bổ sung và bổ sung bằng cách nào.
-
Ngày giờ nhận và trả. So lại với lịch đã nhắn. Nhận xe chỉ trong giờ tiệm hoạt động, nên nếu chuyến bay đến muộn tối, đừng ký một giờ nhận mà tiệm không phục vụ được.
- Tiền thuê, tiền cọc và cách thanh toán. Mức cọc cụ thể là chuyện xác nhận trực tiếp với tiệm, nhưng hợp đồng nên ghi rõ cọc trả lại khi nào và bằng hình thức gì.
- Giao nhận xe. Nếu nhờ giao xe đến khách sạn ở Hoàn Kiếm hay Tây Hồ, thời gian và chi phí giao phải được xác nhận trước, ghi lại trong hợp đồng hoặc tin nhắn.
- Phần để trống. Ô nào còn trống thì hỏi lý do. Ô bỏ trống trong file gửi từ xa là chỗ dễ bị hiểu khác nhau nhất về sau.
Với dạng ảnh chụp, kiểm tra thêm ảnh có đủ trang không, có bị cắt mép làm mất dòng cuối không. Phần câu hỏi nên đặt ra khi đặt từ xa đã được nói trong bài đặt xe máy trước qua điện thoại hoặc Zalo.
Ký xong, lưu bản nào mới đúng
Đây là phần nhiều người bỏ qua. Bản bạn cần giữ là bản cuối cùng có đủ chữ ký hoặc xác nhận của cả hai bên, không phải bản nháp đầu tiên tiệm gửi.
- Nếu bạn ký PDF rồi gửi lại, đề nghị tiệm gửi lại bản đã có chữ ký của họ, hoặc nhắn một câu xác nhận rõ ràng đã nhận bản bạn ký.
- Nếu hai bên sửa qua lại vài lần, đặt tên file theo thứ tự và ghi chú bản nào là bản chốt, ví dụ thêm chữ “chot” và ngày ký vào tên file.
- Nếu chỉ xác nhận bằng tin nhắn, chụp màn hình toàn bộ đoạn trao đổi chứa các điều kiện, kèm tên tài khoản của tiệm và ngày giờ hiện trên đầu tin nhắn.
Khi đến nhận xe và ký thêm tờ giấy tại quầy, so tờ giấy với bản đã ký online. Nếu có điểm khác, hỏi ngay và thống nhất bản nào là bản dùng, thay vì giữ cả hai mà không ai nói rõ. Nếu có giấy tờ nào để lại ở tiệm, chuyện tiệm giữ gì cần hỏi rõ trực tiếp và nên xin biên nhận.
Lưu hợp đồng thuê xe trên điện thoại sao cho không mất
File trong Zalo có thể bị xóa khi dọn bộ nhớ, đổi máy hoặc hết hạn lưu trữ. Đừng coi lịch sử trò chuyện là nơi cất giữ. Một cách đơn giản:
- Tải file về máy ngay sau khi nhận bản cuối, lưu vào một thư mục riêng đặt tên theo chuyến đi.
- Sao lưu thêm một nơi ngoài điện thoại, như email của chính bạn hoặc bộ nhớ đám mây, phòng khi mất máy giữa đường.
- Đánh dấu tin nhắn quan trọng trong cuộc trò chuyện với tiệm để tìm lại nhanh.
- Gom vào cùng chỗ ảnh hoặc video tình trạng xe lúc nhận, ảnh đồng hồ xăng và số km. Khi trả xe, đây là bộ hồ sơ đi cùng hợp đồng.
Giữ lại toàn bộ cho đến khi trả xe xong và nhận lại tiền cọc, sau đó mới cân nhắc xóa các ảnh có thông tin cá nhân. Nếu bạn đã gửi ảnh giấy tờ để đặt xe, bài gửi ảnh CCCD qua Zalo để đặt xe máy thuê có cách dọn dẹp sau đó.
Những dấu hiệu nên dừng lại trước khi ký
Ký từ xa tiện nhưng cũng là chỗ kẻ gian lợi dụng. Dừng lại và hỏi lại nếu gặp:
- Tài khoản nhắn tin không khớp với kênh liên hệ chính thức của tiệm, hoặc mới lập gần đây.
- Yêu cầu chuyển cọc gấp trước khi gửi bất kỳ văn bản nào.
- File hợp đồng không có tên, địa chỉ tiệm, hoặc địa chỉ không khớp với nơi bạn sẽ đến nhận xe.
- Nội dung trong file khác với những gì đã nhắn trước đó mà không có giải thích.
Với tiệm Nguyễn Tú ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, bạn có thể đối chiếu địa chỉ trên hợp đồng với địa chỉ thật khi đến nhận xe. Bài đặt xe máy thuê qua Zalo chốt cọc sao nói thêm về bằng chứng nên giữ khi chuyển cọc.
Tóm lại
Ký hợp đồng thuê xe online chỉ thật sự tiện khi bạn biết mình đồng ý với nội dung nào và giữ được đúng bản cuối. Soát kỹ trên màn hình, đòi bản đã ký đủ, lưu ra ngoài Zalo và mang theo khi nhận xe. Xem thêm các bài trong mục thủ tục thuê xe và chuyên mục thuê xe máy ở Hà Nội.