Lục cả ba lô lẫn cốp mà không thấy tờ giấy ký lúc nhận xe: mất hợp đồng thuê xe máy giữa kỳ là chuyện nhỏ nhưng dễ làm người thuê lo, nhất là khi còn khoản cọc hoặc giấy tờ đang để ở cửa hàng. Tin tốt là bản giấy chỉ là một bản ghi lại thỏa thuận, còn thỏa thuận thì vẫn còn đó. Việc cần làm là xin cửa hàng một bản sao và đối chiếu từng dòng trước ngày trả xe, chứ không đợi đến lúc đứng ở quầy mới nói.
Mất hợp đồng thuê xe máy: đừng vội, gom lại những gì còn giữ
Trước khi nhắn cho cửa hàng, hãy dành mười phút xem mình còn giữ được những dấu vết nào của thỏa thuận. Phần lớn người thuê có nhiều hơn mình tưởng:
- Ảnh chụp trong điện thoại. Nhiều người chụp hợp đồng lúc ký, hoặc chụp xe kèm tờ biên bản đặt trên yên.
- Tin nhắn đặt xe. Đoạn trao đổi trên Zalo hay tin nhắn thường có ngày nhận, ngày trả dự kiến, loại xe và cách đặt cọc đã thống nhất.
- Chứng từ chuyển khoản. Nếu cọc hoặc tiền thuê đã chuyển qua ngân hàng, lịch sử giao dịch ghi lại ngày, tên người nhận và nội dung chuyển.
- Biển số và loại xe giúp cửa hàng tra đúng hồ sơ của bạn.
Ghi tất cả ra một ghi chú trên điện thoại. Danh sách này giúp buổi nói chuyện với cửa hàng đi thẳng vào việc.
Báo cửa hàng sớm và nói rõ mình mất giấy gì
Đừng giữ chuyện này đến ngày trả xe. Báo sớm cho cửa hàng có thời gian tìm bản lưu của họ, và cho bạn thời gian đọc kỹ bản sao. Khi nhắn hoặc gọi, nói ngắn gọn ba ý: bạn là ai và đang thuê xe nào, bạn mất loại giấy gì, và bạn muốn xin bản sao để đối chiếu.
Nên phân biệt rõ mình mất cái nào, vì mỗi tờ ghi một loại thông tin khác nhau:
- Hợp đồng thuê ghi điều khoản: thời hạn, giá thuê, trách nhiệm khi hư hỏng, cách tính khi trả muộn.
- Biên bản bàn giao ghi tình trạng xe lúc nhận: vết xước, số km, mức xăng, phụ kiện.
- Biên nhận cọc hoặc biên nhận giữ giấy tờ ghi khoản đảm bảo bạn đã để lại.
Mất biên nhận thuê xe loại thứ ba là trường hợp nên ưu tiên xử lý nhất, vì đó là giấy liên quan trực tiếp tới thứ bạn cần nhận lại khi trả. Nếu giấy tờ tùy thân của bạn đang được cửa hàng giữ, đọc thêm bài cửa hàng giữ giấy tờ gì khi cho thuê xe máy để biết nên hỏi thêm điều gì.
Nếu đã gọi điện, vẫn nên nhắn lại một dòng: tin nhắn có ngày giờ cho thấy bạn đã chủ động báo mất từ giữa kỳ.
Xin lại hợp đồng thuê xe: bản sao nào là đủ dùng
Cửa hàng làm giấy tờ hai bản thường còn giữ bản của họ. Khi xin lại hợp đồng thuê xe, bạn có thể đề nghị một trong mấy cách, tùy cửa hàng làm được cách nào:
- Ảnh chụp bản lưu của cửa hàng, gửi qua tin nhắn, đủ để đọc lại điều khoản.
- Bản photo có chữ ký xác nhận của người phụ trách, nếu bạn ghé qua cửa hàng được.
- Lập lại một bản mới ghi rõ là bản thay thế cho bản đã mất, hai bên cùng ký.
Cách nào cũng nên kèm một dòng ghi chú ngắn, kiểu “khách báo mất bản hợp đồng ngày …, cửa hàng cấp lại bản sao”. Mỗi nơi một cách làm, nên hỏi rõ trực tiếp cửa hàng muốn xác nhận thế nào, và xin giữ lại một bản cho mình.
Với tiệm ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, việc ghé qua lấy bản sao chỉ làm trong giờ mở cửa từ 09:00 đến 21:00. Người ở Hoàn Kiếm hay Cầu Giấy có thể xin ảnh chụp trước rồi nhận bản giấy vào buổi trả xe.
Đối chiếu bản sao với những gì bạn nhớ và đang giữ
Nhận bản sao rồi, mở danh sách ghi chú ở bước đầu và soát từng dòng:
Thông tin người thuê và chiếc xe
Họ tên, số giấy tờ tùy thân, biển số, loại xe phải khớp với thực tế. Sai một chữ số ở biển số là chuyện cần sửa ngay, vì ngày trả hai bên sẽ dựa vào đó.
Thời hạn và cách tính tiền
Kiểm tra ngày giờ nhận xe, ngày trả dự kiến, giá thuê theo ngày, tuần hay tháng như đã thỏa thuận trong tin nhắn.
Tình trạng xe lúc nhận
Đây là phần quan trọng nhất cho buổi trả. So từng vết xước, mức xăng, số km ghi trong biên bản với ảnh bạn chụp lúc nhận. Cách đọc từng mục được nói kỹ trong bài biên bản bàn giao xe thuê.
Khoản đảm bảo đã để lại
Bản sao nên ghi rõ bạn đã đặt cọc theo hình thức nào, hoặc để lại giấy tờ gì. Bài này không nêu con số: mức và cách hoàn cọc mỗi nơi một khác, nên hãy đối chiếu dòng ghi trong bản sao với chứng từ chuyển khoản hay ảnh chụp của mình, và hỏi rõ cửa hàng nếu thấy chỗ nào chưa khớp.
Khi bản sao và trí nhớ không khớp nhau
Có lúc bản lưu của cửa hàng ghi khác điều bạn nhớ: giờ nhận xe lệch, một vết xước bạn chắc là đã có từ đầu nhưng không được ghi. Đừng tranh luận bằng trí nhớ. Hãy đưa ra thứ có ngày giờ, như ảnh chụp, tin nhắn hay chứng từ, và đề nghị hai bên ghi bổ sung một dòng vào bản sao. Ví dụ: “Em có ảnh chụp lúc nhận xe hôm đó, vết xước ở ốp bên trái đã có rồi, anh chị ghi thêm giúp em vào bản này nhé.”
Ngày trả xe khi trong tay chỉ có bản sao
Đến buổi trả, mang theo bản sao đã đối chiếu, giấy tờ tùy thân, chìa khóa và điện thoại có sẵn ảnh chụp lúc nhận. Báo lại một lần nữa với người nhận xe rằng bản gốc đã mất và bạn đang dùng bản sao. Sau khi kiểm xe, xin một dòng xác nhận đã trả xe và đã nhận lại khoản đảm bảo hoặc giấy tờ, ký trên bản sao hoặc gửi qua tin nhắn. Trình tự kiểm xe đầy đủ có trong bài trả xe đúng quy trình để tránh tranh chấp.
Để lần sau không phải xin lại
Thói quen đơn giản nhất là chụp ảnh mọi tờ giấy ngay lúc ký, trước khi rời quầy, rồi đưa vào một album riêng. Cất bản giấy trong túi nhựa có khóa kéo, để cùng chỗ với giấy tờ xe chứ đừng nhét vào cốp, nơi nóng và dễ ẩm.
Mất bản hợp đồng không làm mất thỏa thuận, miễn là bạn báo sớm, xin bản sao và đối chiếu kỹ trước ngày trả. Các bài khác về giấy tờ, đặt cọc và ký nhận nằm ở mục thủ tục thuê xe, còn mọi kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội được gom trong chuyên mục thuê xe.