Bạn ra Hà Nội công tác vài ngày, định thuê một chiếc xe máy để chạy giữa khách sạn, văn phòng đối tác ở Cầu Giấy và công trình bên Long Biên, rồi cuối chuyến mang hóa đơn thuê xe máy công tác về cho phòng kế toán. Vấn đề là nhiều người chỉ nhớ tới chứng từ lúc trả xe, khi giao dịch đã xong và cửa hàng đã ghi nhận theo kiểu khách lẻ. Bài này tập trung vào một việc: trước khi đặt xe, bạn cần hỏi công ty mình điều gì, gửi cho cửa hàng thông tin gì, và hỏi cửa hàng những câu nào để cuối chuyến có đủ giấy tờ thanh toán.
Hỏi phòng kế toán trước khi hỏi cửa hàng
Thứ tự đúng là hỏi trong nhà trước. Mỗi công ty có quy chế công tác phí riêng, và cùng một khoản thuê xe, nơi này chấp nhận biên nhận kèm giấy đề nghị thanh toán, nơi khác chỉ nhận hóa đơn ghi đúng tên và mã số thuế của đơn vị.
Một tin nhắn ngắn gửi kế toán trước ngày đi nên có mấy câu:
- Khoản thuê xe máy trong chuyến công tác có nằm trong mức được thanh toán không, hay đã gộp vào phụ cấp đi lại.
- Công ty cần loại chứng từ nào: hóa đơn, biên nhận có chữ ký, hợp đồng thuê, hay kết hợp.
- Chứng từ ghi tên công ty hay tên cá nhân người đi công tác.
- Thanh toán nên đi từ tài khoản cá nhân rồi hoàn ứng, hay công ty chuyển khoản trực tiếp cho cửa hàng.
- Hạn nộp hồ sơ sau chuyến đi là khi nào.
Giữ câu trả lời của kế toán bằng tin nhắn để làm căn cứ nếu hồ sơ bị trả lại.
Hóa đơn thuê xe máy công tác: thông tin đơn vị cần gửi cửa hàng
Khi đã biết công ty cần chứng từ ghi tên đơn vị, hãy gom thông tin thành một tin nhắn duy nhất, gửi ngay lúc đặt xe chứ không đọc miệng lúc nhận xe.
Bộ thông tin thường được hỏi gồm:
- Tên đơn vị đầy đủ, chép nguyên văn từ giấy đăng ký hoặc từ chứng từ cũ công ty đã dùng, không viết tắt.
- Mã số thuế của đơn vị.
- Địa chỉ đơn vị đúng như đăng ký.
- Email nhận chứng từ, nên là email của phòng kế toán hoặc email công việc của bạn, không dùng email cá nhân ít mở.
- Họ tên người sử dụng xe, tức là bạn, để cửa hàng đối chiếu với giấy tờ lúc nhận xe.
- Kỳ thuê dự kiến: ngày nhận, ngày trả, loại xe muốn thuê.
Chụp lại tin nhắn đã gửi để có bằng chứng nếu chứng từ ghi sai.
Những câu cần hỏi cửa hàng trước khi chốt đặt xe
Đừng mặc định cửa hàng nào cũng xuất được mọi loại chứng từ. Mỗi nơi có cách làm khác nhau, nên cách an toàn là hỏi thẳng và xin trả lời bằng tin nhắn. Các câu nên hỏi:
- Cửa hàng cấp được loại chứng từ nào cho khoản thuê xe, và chứng từ đó có ghi được tên đơn vị như công ty bạn yêu cầu không.
- Cần những thông tin gì từ phía bạn, gửi trước hay gửi lúc nhận xe.
- Chứng từ được cấp khi nào: lúc nhận xe, lúc trả xe hay sau vài ngày.
- Nhận ở dạng nào: bản giấy tại cửa hàng, bản gửi qua email hay qua tin nhắn.
- Khoản đặt cọc có được tách riêng khỏi tiền thuê trên giấy tờ không.
Với tiệm ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, mở cửa từ 09:00 đến 21:00, các câu hỏi này nên được trao đổi trực tiếp trước khi đặt; tiệm sẽ trả lời cụ thể theo trường hợp của bạn chứ bài viết không khẳng định thay.
Tiền thuê, tiền cọc và các khoản đi đường: tách ra cho dễ thanh toán
Một lỗi hay gặp là gộp mọi khoản vào một tờ giấy. Kế toán thường chỉ thanh toán chi phí thuê, còn tiền đặt cọc là khoản bạn sẽ nhận lại khi trả xe, không phải chi phí.
Vì vậy, khi nhận xe hãy xin ghi rõ từng phần: kỳ thuê, giá thuê đã thống nhất, khoản đặt cọc riêng. Mức cọc cụ thể do cửa hàng xác nhận trực tiếp, bạn chỉ cần đảm bảo nó được ghi tách và có biên nhận. Khi trả xe, xin xác nhận đã hoàn cọc. Cách đối chiếu khi nhận lại tiền cọc được nói kỹ trong bài nhận lại tiền cọc khi trả xe thuê.
Các khoản đi đường như xăng, gửi xe ở tòa nhà văn phòng hay bãi gần Hồ Gươm là chứng từ riêng, không liên quan tới cửa hàng thuê xe. Cuối mỗi ngày chụp vé gửi xe và biên lai xăng, đặt tên ảnh theo ngày. Nếu công ty yêu cầu nhật ký đi lại, ghi thêm tuyến đã chạy, ví dụ từ Long Biên qua cầu Chương Dương sang Hoàn Kiếm rồi lên Cầu Giấy.
Nếu công ty chuyển khoản trực tiếp cho cửa hàng
Nếu công ty tự chuyển khoản thay vì để bạn ứng tiền, chốt thêm vài điểm:
- Nội dung chuyển khoản ghi gì để cửa hàng nhận ra đúng đơn đặt xe của bạn, thường là họ tên người thuê và ngày nhận xe.
- Chuyển trước ngày nhận xe bao lâu, và cửa hàng xác nhận đã nhận tiền bằng cách nào.
- Tiền cọc có đi cùng khoản chuyển của công ty không, hay bạn tự đặt cọc khi nhận xe. Nếu công ty đặt cọc, khi trả xe tiền cọc sẽ hoàn về đâu.
Gia hạn là tình huống hay làm rối chứng từ, vì kỳ thuê thực tế khác với kỳ trên giấy tờ ban đầu. Báo cửa hàng sớm và xin ghi kỳ thuê cuối cùng trên chứng từ. Cách báo gia hạn đúng lúc có trong bài gia hạn thuê xe máy thêm ngày.
Mẫu tin nhắn gửi cửa hàng khi đặt xe
Để tiện, bạn có thể dựa vào khung dưới đây và sửa cho đúng trường hợp của mình:
Chào anh/chị, em muốn thuê một xe ga từ sáng thứ Ba đến tối thứ Năm, đi công tác. Công ty em cần chứng từ thanh toán ghi tên đơn vị. Anh/chị cho em hỏi cửa hàng cấp được loại chứng từ nào, cần em gửi thông tin gì, và nhận chứng từ khi nào ạ. Thông tin đơn vị em gửi kèm dưới đây.
Nếu bạn nhận xe theo hình thức giao tận nơi, hãy hỏi luôn khung giờ và chi phí giao nhận, vì việc giao chỉ diễn ra trong giờ hoạt động 09:00 đến 21:00 và phải được xác nhận trước khi đặt.
Tóm lại trước chuyến công tác
Chứng từ thanh toán gọn gàng là kết quả của việc hỏi đúng lúc: hỏi kế toán cần gì, gửi cửa hàng thông tin đơn vị bằng văn bản, hỏi cửa hàng cấp được gì và khi nào, rồi tách riêng tiền thuê với tiền cọc. Nếu bạn còn đang cân nhắc thuê bao lâu cho chuyến đi, xem thêm thủ tục thuê xe máy cho người đến công tác ngắn hạn. Các bài khác về giấy tờ và quy trình thuê nằm ở mục thủ tục thuê xe, còn toàn bộ kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội có trong chuyên mục thuê xe.