Vừa trả xe xong, dắt bộ ra khỏi cửa hàng, nhiều người có thói quen dọn điện thoại luôn: xóa đoạn chat với chủ xe, xóa ảnh biên nhận, vứt tờ giấy viết tay vào thùng rác. Câu hỏi giữ biên nhận cọc bao lâu nghe thì nhỏ, nhưng nếu xóa quá sớm, bạn có thể mất bằng chứng đúng lúc cần nhất. Bài này dành cho người vừa trả xe thuê ở Hà Nội: nên giữ những gì, giữ đến khi nào, sao lưu ở đâu cho gọn, và thứ gì thì nên xóa.
Vì sao không nên xóa ngay khi vừa trả xe
Trả xe chưa phải là điểm kết thúc của một lần thuê. Còn vài việc có thể đến sau, có khi vài hôm, có khi lâu hơn:
- Tiền cọc chưa về đủ. Nếu cọc được trả bằng chuyển khoản, có lúc tiền về chậm hoặc về thiếu so với điều đã thỏa thuận. Không có biên nhận và tin nhắn, bạn khó chứng minh mình đã cọc bao nhiêu.
- Hư hỏng phát hiện muộn. Bên cho thuê có thể nhắn lại sau khi kiểm kỹ xe, nói có vết xước hay hỏng hóc. Ảnh chụp xe lúc trả và tin nhắn xác nhận đã nhận xe giúp hai bên đối chiếu bình tĩnh.
- Việc liên quan tới thời gian bạn giữ xe. Ví dụ thông báo vi phạm giao thông ghi nhận qua camera có thể gửi về chủ xe sau một thời gian. Khi đó, tin nhắn ghi rõ giờ nhận và giờ trả là căn cứ để xác định ai đang dùng xe lúc ấy.
Nói ngắn gọn, biên nhận và tin nhắn là phần còn lại duy nhất của thỏa thuận sau khi chiếc xe đã về tay chủ.
Giữ biên nhận cọc bao lâu là đủ
Không có một con số chung cho mọi trường hợp, và bạn cũng không cần nhớ một quy định cụ thể nào. Cách tính hợp lý là dựa vào hai điều kiện, phải đạt cả hai:
- Bạn đã nhận đủ tiền cọc, đúng số tiền và đúng hình thức hai bên đã chốt. Nếu nhận bằng chuyển khoản, mở app ngân hàng xem giao dịch đã về chưa, nội dung có khớp không.
- Không còn việc gì phát sinh liên quan đến chiếc xe: không có tin nhắn hỏi lại về hư hỏng, không có khoản khấu trừ nào đang để ngỏ, không có thông báo nào cần giải thích.
Khi cả hai điều kiện đã xong, hãy giữ thêm một thời gian sau khi trả xe rồi mới dọn. Khoảng thời gian dài hay ngắn tùy bạn, nhưng nên rộng tay hơn là quá vội. Một tấm ảnh trong album riêng gần như không chiếm chỗ, còn mất nó đúng lúc cần thì rất phiền.
Nếu lúc trả xe có điểm còn tranh cãi, ví dụ bên cho thuê nói sẽ kiểm tra thêm rồi báo, thì giữ đến khi chuyện đó được giải quyết bằng một tin nhắn rõ ràng. Cách xử lý từng bước khi hai bên chưa thống nhất có trong bài kiểm đếm và xác nhận khi nhận lại cọc.
Những thứ nên giữ lại
Không phải ảnh nào trong điện thoại cũng cần giữ. Một bộ chứng từ gọn cho mỗi lần thuê gồm:
- Biên nhận cọc hoặc hợp đồng thuê, bản giấy hoặc ảnh chụp rõ chữ, thấy đủ chữ ký.
- Ảnh chụp màn hình tin nhắn thỏa thuận: dòng xe, giờ nhận, giờ trả, khoản cọc, điều kiện nhận lại cọc.
- Ảnh chụp màn hình giao dịch chuyển khoản, cả lúc đưa cọc lẫn lúc nhận lại cọc, nếu có.
- Ảnh xe lúc nhận và lúc trả, nhất là ảnh có thấy đồng hồ xăng và các mặt thân xe.
- Tin nhắn cuối cùng xác nhận đã nhận đủ cọc, ví dụ một câu như “tiệm đã chuyển lại cọc, em nhận đủ rồi ạ” được bên kia trả lời.
Tin nhắn cuối cùng này rất đáng giá. Nó cho thấy cả hai bên coi giao dịch đã khép lại. Cách lưu bằng chứng ngay từ lúc đưa cọc được nói kỹ trong bài giữ bằng chứng khi đặt cọc qua ứng dụng.
Sao lưu tin nhắn thuê xe ở đâu cho an toàn
Tin nhắn nằm trong một ứng dụng chat có thể biến mất khi bạn đổi điện thoại, cài lại ứng dụng hoặc đăng xuất. Ảnh chụp màn hình bền hơn, nhưng cũng chỉ bền nếu được sao lưu ra ngoài máy. Một cách làm đơn giản:
Gom vào một album riêng
Tạo một album tên kiểu “Thuê xe tháng [tháng]” và dồn hết ảnh biên nhận, ảnh màn hình, ảnh xe vào đó. Khi cần tìm, bạn mở đúng một chỗ thay vì lướt qua hàng trăm ảnh đồ ăn và phố phường.
Sao lưu ra ngoài điện thoại
Chọn một nơi bạn đang dùng sẵn và có mật khẩu: kho lưu trữ đám mây gắn với tài khoản điện thoại, hoặc chép sang máy tính ở nhà. Có người tự gửi ảnh vào hộp thư của chính mình, đặt tiêu đề có ngày trả xe để sau này tìm cho nhanh. Không nên gửi vào nhóm chat chung với bạn bè cho tiện, vì ảnh biên nhận thường có họ tên và số điện thoại.
Ghi một dòng tóm tắt
Trong ứng dụng ghi chú, ghi một dòng: ngày thuê, ngày trả, tên cửa hàng, số điện thoại liên hệ, đã nhận đủ cọc ngày nào. Ví dụ, thuê xe ở Long Biên đi quanh Hoàn Kiếm và Tây Hồ trong tuần, trả xe tối thứ sáu, nhận lại cọc ngay tại quầy. Dòng ghi chú này giúp bạn trả lời ngay nếu có ai hỏi lại, kể cả khi đã đổi máy.
Thứ gì nên xóa sau khi trả xe
Ngược với biên nhận, có một loại ảnh nên dọn sớm: ảnh giấy tờ tùy thân bạn đã gửi đi. Lúc đặt xe, nhiều người chụp căn cước hoặc bằng lái gửi qua tin nhắn. Nếu giao dịch đã xong và không còn cần dùng, hãy:
- Xóa các ảnh giấy tờ tùy thân trong đoạn chat ở phía bạn, và xóa bản lưu trong album nếu bạn không cần dùng lại.
- Đề nghị bên cho thuê xóa ảnh giấy tờ ở phía họ, và trả bản photo nếu có giữ. Cách nhắc lịch sự được nói trong bài đề nghị tiệm trả bản photo và xóa ảnh căn cước.
Lưu ý phân biệt: xóa ảnh giấy tờ tùy thân, nhưng giữ lại ảnh biên nhận và tin nhắn thỏa thuận. Nếu biên nhận có in số giấy tờ, bạn có thể cất nó trong album riêng có khóa thay vì để lẫn trong thư viện ảnh.
Còn nếu chẳng may đã lỡ tay xóa hoặc làm mất biên nhận, đừng hoảng. Bài mất bản hợp đồng hoặc biên nhận thuê xe hướng dẫn cách xin lại bản sao và đối chiếu.
Tóm lại
Trả xe xong đừng vội xóa. Giữ biên nhận, ảnh chụp và tin nhắn đến khi đã nhận đủ cọc và không còn việc gì phát sinh, thêm một thời gian nữa cho yên tâm. Sao lưu chúng ra một nơi an toàn ngoài điện thoại, còn ảnh giấy tờ tùy thân đã gửi đi thì dọn sớm. Các bài khác về cọc nằm ở mục đặt cọc và giữ giấy tờ, còn kinh nghiệm thuê xe nói chung có trong chuyên mục thuê xe.