Vừa ký xong, chìa khóa đã trong tay, hầu hết khách chỉ nghĩ đến chuyện nổ máy. Nhưng năm phút lưu thông tin xe máy thuê vào điện thoại ngay tại quầy sẽ đỡ cho bạn nhiều phen luống cuống về sau: xe hiện đèn báo lạ, lạc đường giữa Hà Nội, không nhớ nổi biển số khi gọi cửa hàng, hay đến ngày trả mới nhớ ra hạn giờ. Bài này là danh sách việc nên làm, theo đúng thứ tự.
Lưu thông tin xe máy thuê vào một ghi chú duy nhất
Gom mọi thứ vào một ghi chú trong điện thoại, đặt tên theo chuyến đi, để lúc cần gọi điện bạn chỉ phải mở một chỗ. Nội dung nên có:
- Biển số xe, viết liền và rõ từng ký tự.
- Loại xe và màu sơn.
- Ngày giờ nhận xe và ngày giờ hẹn trả, nằm trong khung giờ 09:00–21:00.
- Số km và mức xăng lúc nhận, đọc từ đồng hồ.
- Tên người ký bên cửa hàng, nếu bạn biết.
Đừng chép số căn cước hay hộ chiếu vào ghi chú này. Ghi nhớ biển số xe thuê cho chắc bằng hai cách cùng lúc: viết ra chữ và chụp ảnh biển số. Đọc to biển số một lần với người giao xe là cách nhanh để bắt lỗi nhìn nhầm chữ B với số tám, hay chữ O với số không.
Những ảnh cần chụp trước khi lăn bánh
Chụp ngay tại quầy, lúc còn đủ ánh sáng và có người của cửa hàng đứng cạnh. Gom hết vào một album đặt tên theo biển số:
- Biển số phía trước và phía sau.
- Bốn góc xe và hai bên hông, đứng cách chừng hai ba bước chân.
- Mặt đồng hồ, thấy rõ số km và vạch xăng.
- Từng vết xước hay móp sẵn có, chụp cận cảnh và thêm một ảnh xa để biết vết nằm ở đâu.
Nếu cửa hàng đưa tờ hợp đồng, phiếu hoặc biên nhận, chụp luôn từng trang: đặt trên mặt phẳng, chụp thẳng, thấy đủ bốn mép giấy, chữ không bị bóng tay che. Khoản đảm bảo hay giấy tờ để lại, nếu có, cũng nên có một dòng ghi trong tờ đó. Những mục cần ghi lúc nhận và lúc trả được nói riêng trong bài biên bản bàn giao xe thuê.
Lưu số cửa hàng và ghim vị trí tiệm
Hai thứ này tốn một phút nhưng hay cứu bạn nhất khi đang ở ngoài đường.
Số điện thoại. Lưu vào danh bạ với một cái tên dễ thấy, ví dụ “Thuê xe Nguyễn Tú” kèm số 0942467674. Trang liên hệ của cửa hàng còn liệt kê Zalo và WhatsApp dùng cùng số điện thoại này, nhưng việc quan trọng như đổi giờ trả hay xe gặp sự cố nên xác nhận trực tiếp qua điện thoại, và đừng mặc định tin nhắn sẽ được trả lời ngay.
Vị trí tiệm. Cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên. Mở ứng dụng bản đồ như Google Maps, tìm địa chỉ rồi lưu thành địa điểm đã đánh dấu, ghi thêm giờ mở cửa 09:00–21:00 vào phần ghi chú của điểm đó. Nếu ứng dụng cho phép, tải sẵn bản đồ ngoại tuyến khu vực Hà Nội, phòng khi sóng yếu hay sim nước ngoài hết dữ liệu. Với người ở khu phố cổ Hoàn Kiếm, đường sang Long Biên phải qua sông Hồng, nên ghim cả hai điểm để bản đồ tính lộ trình cho gọn.
Đặt nhắc hẹn cho hạn trả xe
Hạn trả xe là thứ dễ trôi nhất, vì mấy ngày đi chơi thì ngày giờ nhòe hết. Đặt hai lời nhắc: một lời từ tối hôm trước, một lời vào buổi sáng ngày trả, nhắc cả giờ hẹn và địa chỉ tiệm.
Cửa hàng giao nhận xe trong khung 09:00–21:00 và không giao hay nhận ngoài giờ đó, nên đừng canh sát mốc 21:00. Hãy tính cả quãng đường, giờ cao điểm trên các trục như Nguyễn Văn Cừ, và thời gian đổ xăng nếu hai bên đã thống nhất trả xe cùng mức xăng. Muốn đổi giờ trả hoặc gia hạn thì hỏi trực tiếp, và xin một tin nhắn xác nhận để có bằng chứng.
Giữ riêng tư và sao lưu bộ hồ sơ
Ảnh hợp đồng, ảnh xe và ghi chú biển số có giá trị khi bạn cần đối chiếu, nhưng cũng chứa thông tin cá nhân. Vài thói quen đáng giữ:
- Khóa màn hình điện thoại, và đừng để ảnh hợp đồng lẫn trong album chung ai cũng mở được.
- Không đăng ảnh hợp đồng, giấy tờ hay biển số xe lên mạng xã hội.
- Nếu phải gửi ảnh cho người ngoài việc thuê xe, che số giấy tờ trước khi gửi.
- Sao lưu album và ghi chú sang email hoặc kho lưu trữ đám mây của chính bạn, phòng khi mất máy giữa chuyến đi.
Cửa hàng có giữ bản sao hợp đồng hay không là điều nên hỏi, đừng mặc định. Dù câu trả lời thế nào, ảnh trong máy bạn vẫn là bản dự phòng gọn nhất, nhất là khi lỡ thất lạc tờ giấy, như trong bài mất bản hợp đồng hoặc biên nhận thuê xe. Còn cửa hàng dùng thông tin cá nhân của bạn vào việc gì và lưu bao lâu, những câu nên hỏi nằm trong bài thông tin cá nhân ghi trong hợp đồng thuê xe máy.
Khi đã trả xe và nhận lại khoản đảm bảo xong, bạn có thể xóa ảnh giấy tờ cá nhân. Ảnh hợp đồng và ảnh xe nên giữ thêm một thời gian, đến khi chắc chắn không còn việc gì phát sinh.
Khi cần dùng đến bộ hồ sơ này
Bộ hồ sơ trong điện thoại chỉ đáng công làm nếu dùng được đúng lúc. Ba tình huống hay gặp:
- Xe có tiếng kêu lạ hoặc sáng đèn báo. Dừng ở chỗ an toàn, chụp lại đèn báo, gọi số cửa hàng, đọc biển số và gửi vị trí hiện tại. Cách xử lý tiếp theo xác nhận trực tiếp với cửa hàng.
- Mất chìa khóa hoặc mất xe. Báo công an nơi gần nhất và báo cửa hàng ngay. Chính sách đền bù xác nhận trực tiếp; ảnh xe và biển số giúp bạn mô tả chính xác.
- Gửi xe ở phố cổ. Chụp ảnh chỗ để xe cùng một biển hiệu gần đó và ghim vị trí, vì các ngõ quanh Hồ Gươm giống nhau đến mức quay lại sau buổi tối là dễ nhầm.
Sau khi trả xe, nếu có thông báo nào liên quan đến chiếc xe, biển số cùng ngày giờ nhận và trả trong ghi chú giúp bạn đối chiếu, còn trách nhiệm thuộc về ai là điều xác nhận trực tiếp với cửa hàng.
Danh sách năm phút trước khi rời quầy
- Một ghi chú: biển số, loại xe, ngày giờ nhận và hẹn trả.
- Một album: biển số, bốn góc xe, đồng hồ, vết xước, tờ hợp đồng nếu có.
- Một liên hệ và một điểm ghim: số 0942467674 và 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên.
- Hai lời nhắc: tối hôm trước và sáng ngày trả.
- Một bản sao lưu ngoài điện thoại.
Các bài khác về giấy tờ khi thuê xe nằm trong mục thủ tục thuê xe, còn kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nói chung có ở chuyên mục thuê xe.