Làm sổ cho năm, bảy doanh nghiệp nhỏ cùng lúc nghĩa là tuần nào cũng có vài buổi phải ra đường: qua văn phòng khách lấy hóa đơn, ký biên bản, đối chiếu sao kê, ghé ngân hàng. Với nhiều người làm nghề này, kế toán dịch vụ thuê xe máy theo tháng là cách giữ một phương tiện ổn định mà không phải bỏ một khoản lớn mua xe ngay. Bài này không bàn chuyện giá, mà đi vào việc thực tế: chọn xe, xếp lịch đi khách, mang chứng từ sao cho khô ráo và giữ nhịp để cuối kỳ không bị dồn.
Vì sao kế toán dịch vụ thuê xe máy theo tháng thay vì gọi xe từng chuyến
Công việc của kế toán dịch vụ có một đặc điểm: nhiều điểm đến nhỏ, mỗi điểm dừng ngắn, và lịch hay thay đổi theo khách. Sáng nay một công ty thương mại ở Cầu Giấy gọi nhờ qua lấy bộ hóa đơn đầu vào, chiều một cửa hàng ở Hai Bà Trưng cần ký lại hợp đồng, cuối ngày lại phải vòng qua ngân hàng gần nhà để nộp ủy nhiệm chi. Gọi xe từng chặng thì mỗi lần lại chờ, ôm cặp hồ sơ dày cũng bất tiện.
Có xe riêng trong tháng, bạn chủ động hơn hẳn:
- Đi theo thứ tự hợp lý nhất trong ngày, không phải chờ đợi giữa các điểm.
- Để cặp hồ sơ trong cốp hoặc túi chống nước cố định trên xe, không phải ôm suốt dọc đường.
- Đổi lịch đột xuất khi khách gọi mà không lo tốn thêm chuyến.
Thuê theo tháng cũng hợp với người mới nhận thêm khách, chưa chắc khối lượng việc sẽ giữ lâu dài. Những so sánh chung giữa thuê và mua được gom ở chuyên mục thuê xe theo tháng.
Chọn xe cho người chở cặp hồ sơ cả ngày
Kế toán đi khách không cần xe mạnh, mà cần xe dễ dắt, dễ dựng và có chỗ cất đồ. Xe tay ga như Honda Vision hay Air Blade có cốp dưới yên đủ đặt một cặp tài liệu khổ giấy thường, sàn để chân phẳng để thêm một túi nhỏ. Xe số như Wave nhẹ và tiết kiệm, nhưng ít chỗ cất kín, nên nếu chọn xe số thì cần thêm một thùng nhỏ có khóa hoặc túi chống nước buộc chắc ở giá sau.
Khi nhận xe ở cửa hàng, nên tự kiểm tra:
- Cốp có đóng kín, khóa chắc, đáy cốp không ẩm hay nóng bất thường.
- Gương, đèn, còi, phanh hoạt động bình thường, vì bạn sẽ chạy nhiều trong giờ đông.
Thời gian nhận xe, giấy tờ cần mang và điều kiện cọc nên hỏi rõ trực tiếp với cửa hàng trước khi đặt, xin biên nhận khi để lại bất kỳ giấy tờ nào.
Xếp lịch ghé nhiều doanh nghiệp trong tuần
Thay vì chạy theo cuộc gọi, hãy chia khách theo cụm khu vực. Ví dụ một người ở Long Biên có thể dành thứ hai cho nhóm khách bên Long Biên, Gia Lâm; thứ ba cho các văn phòng quanh Cầu Giấy, Đống Đa; thứ tư cho khách khu Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng. Mỗi buổi đi một cụm, quay về làm sổ ở bàn vào buổi còn lại.
Vài nguyên tắc giúp lịch đỡ vỡ:
- Nhắn khách hẹn trước một ngày. Hỏi rõ người giao chứng từ có mặt không, tránh tới nơi rồi phải quay lại.
- Tránh giờ cao điểm cầu và trục lớn. Nếu phải qua sông, đi qua cầu Long Biên, Chương Dương hay Vĩnh Tuy ngoài khung sáng sớm và chiều tan tầm. Kinh nghiệm luồn qua giờ đông được nói kỹ trong bài kẹt xe giờ cao điểm nội thành.
- Ghép ngân hàng vào cuối buổi. Nộp chứng từ ngân hàng hay đối chiếu sao kê để ở điểm cuối của cụm, đỡ phải chạy riêng.
Người làm kinh doanh đi gặp khách cả ngày cũng có cách xếp lộ trình riêng; nếu muốn tham khảo thêm góc nhìn đó, đọc bài nhân viên kinh doanh đi gặp khách cả ngày.
Mang chứng từ bằng xe máy cho khô ráo và không thất lạc
Hóa đơn, bảng kê, biên bản có chữ ký là thứ khó làm lại nếu bị ướt hay rơi mất. Hà Nội hay mưa bất chợt, nên coi túi chống nước là đồ nghề bắt buộc.
- Bọc hai lớp. Lớp trong là bìa nhựa có khóa kéo cho từng khách, ghi tên khách ở ngoài. Lớp ngoài là túi chống nước hoặc cặp có nắp gập kín.
- Cất kín, không để giỏ trước. Giỏ xe hở, dễ bị giật hoặc ướt. Ưu tiên cốp dưới yên, hoặc túi đeo chéo sát người nếu cốp đã đầy.
- Không để chứng từ trên xe khi rời đi. Dừng ở văn phòng khách hay quán ăn trưa, mang cả cặp theo người.
- Chụp ảnh khi nhận. Nhận bộ chứng từ nào thì chụp nhanh trang đầu, nhắn lại cho khách xác nhận đã nhận đủ.
Khi trời đổ mưa giữa đường, tấp vào chỗ có mái che rồi mới mặc áo mưa, kiểm tra túi tài liệu đã đóng kín. Bài mùa mưa Hà Nội chuẩn bị gì khi đi xe máy thuê có danh sách áo mưa và đồ che chắn nên để sẵn trong cốp.
Nộp hồ sơ đúng hạn: ít chuyến hơn, nhưng đừng để dồn cuối kỳ
Hiện nay nhiều thủ tục thuế đã nộp điện tử, nên số lần phải mang hồ sơ giấy đến cơ quan thuế ít hơn trước. Phần việc ra đường chủ yếu nằm ở khâu trước đó: thu đủ chứng từ, xin chữ ký, đối chiếu với ngân hàng. Khâu này hay bị dồn vì khách gửi chậm.
Cách giữ nhịp với xe trong tay:
- Ghi lịch các mốc nộp của từng khách vào một bảng chung, đánh dấu trước đó một tuần là hạn thu chứng từ.
- Tuần đầu mỗi tháng, chạy một vòng nhắc và nhận chứng từ của tháng trước, không chờ tới sát hạn.
- Khi cần làm việc trực tiếp với cơ quan thuế hay ngân hàng, kiểm tra trước giờ làm việc và địa chỉ trên trang chính thức, mang đủ giấy giới thiệu, đi sớm trong buổi.
Có xe suốt tháng, bạn chủ động đi sớm vài ngày thay vì chạy dồn ở những hôm cuối.
Giữ xe tốt trong suốt tháng làm việc
Thuê theo tháng thì xe ở bên bạn gần như mọi ngày, nên chăm sóc nhẹ đều đặn sẽ đỡ hỏng vặt đúng hôm bận. Đổ xăng khi còn khoảng một phần tư bình, để ý tiếng phanh, và báo cửa hàng ngay khi thấy xe có dấu hiệu bất thường.
Nếu cần đổi xe giữa tháng hoặc hỏi về gia hạn, liên hệ cửa hàng tại 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên trong giờ 09:00–21:00. Việc giao nhận xe, nếu có, cũng chỉ trong khung giờ đó, còn thời gian và chi phí cần xác nhận trước khi đặt.
Tóm lại
Với kế toán làm sổ cho nhiều doanh nghiệp, chiếc xe thuê theo tháng là công cụ để giữ lịch, không phải để chạy nhanh hơn. Chia khách theo cụm, bọc chứng từ hai lớp trong túi chống nước và thu hồ sơ sớm từ đầu tháng là ba thói quen giúp công việc trơn tru. Xem thêm các lựa chọn ở chuyên mục thuê xe theo tháng và trang thuê xe máy.