Một công ty thuê xe máy theo tháng cho ba bốn nhân viên thị trường thường vướng ở khâu quản lý hơn là ở chiếc xe: ai đứng tên, xe nào đang ở tay ai, vết xước có từ bao giờ, tuần này đã ai xem lốp chưa. Tôi cho thuê xe ở Long Biên và gặp khá nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hỏi đúng mấy chuyện này. Dưới đây là cách tổ chức gọn, áp dụng được ngay từ tháng đầu.
Khi nào công ty thuê xe máy theo tháng hợp lý hơn mua xe
Mua xe nghĩa là bỏ một khoản lớn ngay từ đầu, rồi tự lo bảo dưỡng, sửa chữa và bán lại khi nhân sự thay đổi. Với đội thị trường mới lập, chưa chắc giữ được người sau thử việc, khoản đó dễ thành gánh nặng. Thuê theo tháng thì chi phí đều, dễ dự toán, và khi một nhân viên nghỉ, công ty chỉ việc trả bớt một xe.
Khoán xăng xe cho nhân viên dùng xe riêng cũng phổ biến, nhưng xe mỗi người một kiểu, có chiếc hay hỏng, và khi xe nằm sửa thì tuyến bán hàng đứng theo. Thuê chung một nguồn giúp cả đội đi cùng một chuẩn và có đầu mối để báo khi xe gặp sự cố.
Ai đứng tên thuê: công ty hay từng nhân viên
Đây là việc cần chốt trước khi gọi cửa hàng. Có hai cách thường gặp:
- Một người đầu mối đứng tên tất cả các xe. Thường là người phụ trách hành chính hoặc trưởng nhóm. Gọn cho thanh toán, gia hạn và liên lạc, nhưng người này phải nắm được từng xe đang ở đâu.
- Mỗi nhân viên tự đứng tên xe mình dùng, công ty trả tiền. Trách nhiệm rõ đến từng người, nhưng khi nhân viên nghỉ việc thì phải làm thủ tục trả xe hoặc chuyển người thuê.
Với đội từ hai đến năm người, tôi thường khuyên cách thứ nhất kèm bản phân công nội bộ. Giấy tờ cần mang khi ký, mức đặt cọc từng xe và việc cửa hàng có giữ giấy tờ tùy thân hay không đều phải xác nhận trực tiếp khi đặt xe. Nếu kế toán cần chứng từ thanh toán theo mẫu riêng, hỏi rõ ngay từ đầu.
Phân xe cho từng người theo tuyến chạy
Chọn dòng xe theo tính chất tuyến
Người chạy nội thành, ra vào tòa nhà văn phòng ở Cầu Giấy, Đống Đa thì một chiếc xe ga nhẹ là đủ. Người phụ trách tuyến Gia Lâm, Đông Anh, Hoài Đức, phải chở mẫu hàng và đi xa hơn, nên dùng xe khỏe, cốp rộng. Mức giá theo tháng để công ty dự toán:
- Honda Vision: khoảng 1.800.000 đến 2.000.000 đ một tháng.
- Honda Air Blade: khoảng 1.400.000 đ một tháng.
- Honda Click hoặc Yamaha Mio: khoảng 1.000.000 đến 1.200.000 đ một tháng.
- Honda Wave: 150.000 đ một ngày; muốn thuê dài thì hỏi cửa hàng mức theo tháng.
Điều kiện thuê dài có ở trang thuê xe máy theo tháng. Thuê nhiều xe máy cho doanh nghiệp cùng lúc thì nên báo trước vài ngày để cửa hàng chuẩn bị đủ xe trong một buổi.
Một người một xe, ghi rõ biển số theo tên
Mỗi nhân viên gắn với đúng một biển số suốt tháng. Đừng để hôm nay anh A đi xe này, mai đổi cho chị B vì tiện đường. Khi xe có vết xước mới hay bị phạt nguội, công ty cần biết ngay ai đang cầm lái. Rủi ro khi xe đổi tay đã có bài riêng về cho người khác mượn xe máy đang thuê theo tháng, nên đọc trước khi soạn quy định nội bộ.
Sổ giao nhận: hai lớp và những cột không được thiếu
Quản lý xe thuê cho nhân viên cần ghi chép ở hai lớp: giao nhận giữa cửa hàng và công ty lúc nhận, trả xe; và giao nhận nội bộ giữa người đầu mối với từng nhân viên mỗi khi xe đổi tay. Sổ giấy hay bảng tính dùng chung đều được, miễn đủ các cột:
- Ngày giờ giao và nhận.
- Biển số và dòng xe.
- Người giao, người nhận, xác nhận bằng chữ ký hoặc tin nhắn.
- Số km trên đồng hồ và mức xăng theo vạch.
- Tình trạng bên ngoài: vết xước, móp, gương, đèn.
- Đường dẫn tới bộ ảnh chụp xe lúc giao.
Ảnh là phần quan trọng nhất. Mỗi lần giao xe, chụp bốn góc thân xe, đồng hồ và những vết xước sẵn có, gửi vào nhóm chat của đội kèm biển số. Cuối tháng trả xe, công ty có đủ bằng chứng để đối chiếu thay vì nhớ lại.
Lịch kiểm tra xe hằng tuần cho cả đội
Xe chạy thị trường đi nhiều hơn xe đi làm thông thường, nên kiểm tra phải đều đặn. Chọn một khung cố định, ví dụ sáng thứ Hai trước khi đội tỏa đi các tuyến, mỗi người tự xem xe mình rồi báo vào nhóm:
- Lốp: nhìn gai, ấn tay xem có non hơi không, bơm theo tem hoặc sổ hướng dẫn của xe.
- Phanh: bóp thử hai tay phanh, nghe tiếng rít.
- Đèn, còi, xi nhan: bật thử từng cái.
- Tiếng máy và số km: nghe tiếng lạ, ghi số km để biết khi nào gần mốc thay nhớt.
Cách xem từng hạng mục có ở bài kiểm tra xe 5 phút mỗi tuần. Người đầu mối đọc báo cáo, thấy mục bất thường thì gọi cửa hàng sắp lịch xem xe, không để nhân viên tự đưa xe vào tiệm ngoài.
Quy định nội bộ cho những tình huống hay phát sinh
Một tờ quy định ngắn dán ở văn phòng giúp tránh tranh cãi về sau:
Phạt nguội. Người vi phạm tự chịu và phối hợp xử lý. Nhờ sổ giao nhận, đối chiếu ngày giờ vi phạm với người giữ xe rất nhanh. Quy trình tra cứu có trong bài xe thuê theo tháng bị phạt nguội.
Va chạm, hỏng hóc. Nhân viên chụp ảnh, báo đầu mối, đầu mối báo cửa hàng. Chi phí sửa chữa và trách nhiệm từng bên phải xác nhận trực tiếp với cửa hàng, công ty đừng tự hứa với nhân viên trước.
Đỗ xe qua đêm. Văn phòng ở Hoàng Mai mà nhân viên trọ ở Hà Đông thì cho mang xe về là hợp lý, nhưng phải có chỗ đỗ an toàn, khóa đầy đủ.
Nghỉ việc. Giao xe lại cho đầu mối trong ngày làm cuối, ghi sổ đầy đủ.
Thanh toán, gia hạn và trả bớt xe
Gom tất cả xe về chung một ngày gia hạn giúp kế toán đỡ rối. Khi chuyển khoản, ghi tên công ty, số xe và tháng thanh toán, lưu biên nhận như hướng dẫn ở bài thanh toán tiền thuê xe máy hằng tháng.
Tình huống tôi từng gặp: một công ty phân phối đồ uống ở Long Biên thuê bốn xe cho tuyến Gia Lâm, Hoàn Kiếm, Tây Hồ. Tháng thứ ba họ cắt một tuyến và trả bớt một xe. Nhờ sổ giao nhận và ảnh từng tuần, việc trả xe xong trong buổi sáng. Chính sách hoàn tiền khi trả xe giữa kỳ chưa chốt sẵn, nên hỏi cửa hàng ngay khi đặt xe.
Liên hệ đặt xe cho đội thị trường
Thuê Xe Máy Hà Nội Nguyễn Tú ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội, mở cửa 09:00 đến 21:00. Cần nhiều xe một lúc, gọi 0942 467 674, báo số lượng, dòng xe và ngày nhận. Giao xe tận văn phòng thì thời gian và chi phí giao nhận phải xác nhận trước, cửa hàng không giao ngoài giờ mở cửa.
Trước khi soạn quy định cho đội, xem thêm các hình thức thuê khác ở trang thuê xe máy Hà Nội để chọn đúng cho từng nhân viên.