Khi thuê xe máy ở Hà Nội, khoản cọc thường được giao nhận rất nhanh ở quầy, ít ai để tâm chuyện ghi chép. Đến lúc trả xe mới thấy tờ biên nhận tiền cọc thuê xe viết vội, thiếu biển số, không ghi hoàn bằng cách nào, và cả hai phải ngồi nhớ lại. Bài này liệt kê từng dòng nên có, cách ghi cho từng hình thức cọc và cách dùng tờ giấy khi trả xe. Phần cơ bản về cọc bạn xem thêm ở chuyên mục đặt cọc và giữ giấy tờ.
Biên nhận tiền cọc thuê xe dùng để làm gì
Tờ biên nhận cọc chỉ làm một việc: ghi lại rằng người thuê đã giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc một loại giấy tờ, giao lúc nào, cho chiếc xe nào, và với điều kiện gì thì được nhận lại. Nó không thay cho biên bản bàn giao tình trạng xe, cũng không phải hóa đơn tiền thuê. Nhiều nơi gộp cả ba vào một tờ giấy, gộp cũng được, miễn phần cọc là dòng riêng.
Lý do phải tách rõ: tiền thuê là khoản bạn trả cho số ngày dùng xe, còn tiền cọc là khoản được hoàn khi đủ điều kiện. Giấy chỉ ghi một con số chung thì lúc trả xe rất khó tách phần nào là cọc. Bài phân biệt tiền cọc, tiền thuê trả trước và tiền giữ chỗ giải thích kỹ chỗ hay nhầm này.
Biên nhận cọc ghi những gì: từng dòng một
Thông tin hai bên
- Bên nhận cọc: tên cửa hàng hoặc người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao nhận xe. Nhân viên nhận thay chủ thì ghi tên người cầm tiền.
- Bên giao cọc: họ tên người thuê, số điện thoại đang dùng ở Hà Nội, tên chỗ ở nếu là khách du lịch.
- Người khác đưa cọc hộ, ví dụ bạn cùng phòng hoặc người nhà: ghi rõ ai đưa và ai là người thuê, tránh lúc hoàn không biết trả cho ai.
Thông tin chiếc xe
Dòng này hay bị bỏ nhất vì người ta nghĩ cọc là chuyện tiền. Thực ra biên nhận phải chỉ được khoản cọc gắn với chiếc xe nào: biển số, dòng xe, màu sơn, ngày giờ nhận.
Nhóm bạn ở Cầu Giấy thuê hai chiếc, một người đưa cọc chung, thì giấy phải ghi khoản đó áp cho cả hai xe hay chia từng xe. Không ghi, một chiếc trả sớm sẽ chẳng ai biết được nhận lại phần nào.
Hình thức và giá trị cọc
- Cọc tiền mặt: ghi số tiền bằng số và bằng chữ, hai bên cùng đếm trước khi ghi.
- Cọc chuyển khoản: ghi tên tài khoản nhận, ngân hàng, thời điểm chuyển và mã giao dịch hoặc nội dung chuyển khoản.
- Cọc bằng giấy tờ: ghi loại giấy, bản gốc hay bản sao, tình trạng giấy lúc giao. Ghi vài số cuối của giấy là đủ nhận dạng.
Mức cọc mỗi nơi một khác, luôn xác nhận trực tiếp khi nhận xe; biên nhận chỉ cần ghi đúng điều đã thỏa thuận, không để dạng “như đã nói”.
Điều kiện và thời điểm hoàn cọc
Phần này quyết định buổi trả xe có êm hay không:
- Hoàn khi nào: ngay khi trả xe và kiểm xong, hay sau một khoảng thời gian cụ thể.
- Hoàn bằng cách nào: tiền mặt tại quầy hay chuyển về tài khoản nào, chủ tài khoản là ai.
- Trường hợp có thể bị trừ: hư hỏng, mất đồ kèm, trả trễ. Mức trừ xác nhận trực tiếp với cửa hàng; biên nhận chỉ cần ghi rằng các trường hợp này đối chiếu theo biên bản bàn giao.
- Nếu giao giấy tờ: trả lại giấy lúc nào, ai là người trả.
Chữ ký, ngày giờ và số bản
Cuối tờ giấy là ngày giờ lập, chữ ký và họ tên của hai bên, tốt nhất thành hai liên. Chỉ có một bản thì chụp ảnh rõ cả tờ, thấy chữ ký, trước khi dắt xe ra.
Mẫu biên nhận đặt cọc thuê xe máy để tham khảo
Không cần mẫu đẹp, chỉ cần đủ dòng. Đối chiếu tờ giấy được đưa với khung dưới đây, thiếu dòng nào thì ghi thêm bằng tay:
- Ngày giờ lập biên nhận: ……
- Bên nhận cọc (cửa hàng hoặc người nhận), điện thoại: ……
- Bên giao cọc (người thuê), điện thoại, nơi ở tại Hà Nội: ……
- Xe: dòng xe ……, biển số ……, màu ……
- Hình thức cọc: tiền mặt, chuyển khoản hoặc giấy tờ (ghi rõ loại): ……
- Số tiền cọc bằng số và bằng chữ, hoặc mã giao dịch: ……
- Thời gian thuê dự kiến: từ …… đến ……
- Điều kiện hoàn cọc và cách hoàn: ……
- Chữ ký, họ tên hai bên.
Thuê tháng thì thêm một dòng: khi gia hạn giữ biên nhận cũ hay lập tờ mới.
Tình huống thường gặp khi thuê xe ở Hà Nội
Một khách từ miền Nam ra, ở gần hồ Hoàn Kiếm, thuê xe cả tuần và cọc bằng chuyển khoản. Biên nhận chỉ ghi “đã cọc”, không có mã giao dịch hay tên tài khoản. Hôm trả xe, hai bên mất gần một tiếng dò lại tin nhắn để tìm tài khoản hoàn. Giấy ghi sẵn tài khoản thì việc này chỉ mất vài phút.
Một sinh viên ở Long Biên cọc tiền mặt, biên nhận ghi số tiền bằng số nhưng không có phần bằng chữ, nét viết tay lại hơi nhòe. Lúc trả, một chữ số đọc được hai kiểu. Ghi thêm bằng chữ là cách đơn giản nhất để khỏi phải đoán.
Với cọc chuyển khoản, bài giữ lại bằng chứng nào khi chuyển khoản cọc có danh sách những thứ nên lưu.
Ký nhận theo thứ tự này
- Xem xe và kiểm biên bản tình trạng xe trước.
- Đọc biên nhận cọc từng dòng, đối chiếu biển số với chiếc xe đang đứng trước mặt.
- Đếm tiền hoặc xác nhận giao dịch đã vào tài khoản bên nhận, rồi mới ghi vào giấy.
- Hai bên ký, ghi rõ họ tên.
- Chụp ảnh biên nhận, lưu chung một album với ảnh xe lúc nhận.
Thứ tự này tránh cảnh đưa tiền xong mới thấy xe không đúng như đã hẹn. Cửa hàng có giữ giấy tờ tùy thân hay không, hỏi rõ khi đặt xe.
Khi trả xe: dùng biên nhận để đối chiếu
Mang theo liên của bạn hoặc mở ảnh đã chụp. Đối chiếu lần lượt: đúng xe, đúng khoản cọc, đúng cách hoàn đã ghi. Nếu có khoản bị trừ, đề nghị cửa hàng nói rõ lý do dựa trên biên bản bàn giao và ghi lại ngay trên biên nhận, có chữ ký.
Nhận đủ tiền hoặc giấy tờ rồi thì hai bên ghi “đã hoàn cọc” lên tờ giấy, hoặc hủy biên nhận tại chỗ. Cách kiểm đếm khi nhận lại tiền được trình bày kỹ ở bài hoàn tiền cọc khi trả xe máy thuê.
Thuê xe ở cửa hàng Nguyễn Tú
Thuê Xe Máy Hà Nội Nguyễn Tú ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, mở cửa từ 09:00 đến 21:00. Mức cọc và cách hoàn được xác nhận trực tiếp khi bạn nhận xe. Chuyện giữ giấy tờ, mũ bảo hiểm hay trả trễ, bạn hỏi cửa hàng qua số 0942 467 674 lúc đặt xe rồi ghi điều đã chốt vào biên nhận.
Trước khi đi nhận xe, xem thêm thủ tục và cách chọn xe ở trang thuê xe máy Hà Nội.