Ở nhiều khu trọ sinh viên Hà Nội, chủ nhà vừa cho thuê phòng vừa có sẵn vài chiếc xe máy cho người ở trọ thuê theo tháng. Tiện thật: xe dựng ngay dưới nhà, trả tiền cùng lúc với tiền phòng. Nhưng cọc xe thuê của chủ trọ cũng là khoản dễ bị lẫn nhất, vì nó thường được đưa chung một lần với cọc phòng, ghi chung một dòng, và chỉ được nhớ ra vào ngày chuyển đi. Đến lúc đó, nếu phòng có vết ố tường còn xe có vết xước yếm, hai chuyện trộn vào nhau và khó nói cho rõ. Bài này giúp bạn tách hai khoản ngay từ đầu, ghi điều kiện hoàn riêng, để mỗi khoản được đối chiếu độc lập khi kết thúc.
Vì sao cọc xe và cọc phòng trọ dễ bị gộp
Thuê xe máy của chủ trọ khác thuê ở cửa hàng ở chỗ hai bên đã có sẵn một quan hệ khác: quan hệ thuê phòng. Từ đó sinh ra vài thói quen dễ hiểu nhưng rủi ro:
- Đưa một lần cho gọn. Ngày dọn vào, người thuê chuyển một khoản lớn rồi nói miệng “trong đó có cả cọc xe”.
- Ghi chung vào hợp đồng phòng. Hợp đồng thuê phòng có thêm một dòng viết tay về xe, không nói xe nào, điều kiện gì.
- Trừ qua trừ lại. Tháng nào thiếu tiền điện thì “trừ tạm vào cọc”, tháng khác lại bù, cuối cùng không ai nhớ còn bao nhiêu thuộc về xe, bao nhiêu thuộc về phòng.
- Ngày trả phòng cũng là ngày trả xe. Mọi thứ dồn vào một buổi, cả hai bên đều vội.
Khi gộp như vậy, một hư hỏng nhỏ ở phòng có thể làm chậm cả khoản cọc xe, và ngược lại. Không ai cố ý, nhưng thiếu giấy tờ riêng thì không có gì để đối chiếu.
Tách cọc xe thuê của chủ trọ bằng giấy hoặc tin nhắn riêng
Cách làm đơn giản nhất là coi việc thuê xe như một giao dịch riêng, dù người cho thuê vẫn là chủ nhà. Bạn không cần một hợp đồng dài, chỉ cần một tờ biên nhận hoặc một tin nhắn riêng, tách khỏi giấy tờ thuê phòng.
Những gì nên có trong giấy hoặc tin nhắn về xe
- Thông tin chiếc xe: loại xe, màu, biển số. Nếu có giấy tờ xe đi kèm, ghi rõ bạn đang giữ bản nào để mang theo khi đi đường.
- Hình thức cọc: tiền mặt, chuyển khoản hay giấy tờ để lại. Nếu chuyển khoản, nên chuyển thành một lần riêng với nội dung ghi rõ “cọc xe”, không gộp vào tiền phòng.
- Thời gian thuê và cách tính tiền xe: theo tháng hay theo kỳ, trả vào ngày nào, có trả cùng ngày tiền phòng hay không.
- Tình trạng xe lúc nhận: vết xước có sẵn, đèn, phanh, lốp. Chụp ảnh và quay một đoạn video quanh xe, gửi luôn vào cuộc trò chuyện với chủ nhà.
- Chữ ký hoặc lời xác nhận của chủ nhà, kèm ngày giờ.
Nếu chủ nhà ngại ký giấy, một tin nhắn qua Zalo hoặc tin nhắn điện thoại có nội dung tương tự, được chủ nhà trả lời “đúng rồi”, cũng là bằng chứng hữu ích.
Ghi rõ điều kiện hoàn của từng khoản
Đây là phần quan trọng nhất. Hai khoản cọc nên có hai bộ điều kiện riêng, viết ra từ đầu:
- Cọc phòng: hoàn khi nào, phụ thuộc vào báo trước bao lâu, tình trạng phòng, tiền điện nước tháng cuối. Phần này theo thỏa thuận thuê phòng của bạn.
- Cọc xe: hoàn khi trả xe, đối chiếu với ảnh tình trạng lúc nhận, xe đủ chìa khóa và giấy tờ đã giao. Nên ghi luôn cách xử lý nếu xe có hỏng hóc trong quá trình thuê: báo ngay, sửa ở đâu, ai chịu.
Một câu nên có trong tin nhắn về xe: “Khoản cọc xe được đối chiếu và hoàn riêng, không phụ thuộc việc trả phòng.” Câu này tránh tình huống xe đã trả tốt nhưng cọc xe bị giữ chờ quyết toán phòng.
Các điều kiện nhận lại cọc thường gặp khi thuê xe nói chung có thể tham khảo thêm ở bài cọc thuê xe máy khi nào được nhận lại.
Ví dụ ở một khu trọ quanh trường đại học
Lan ở trọ trong ngõ gần phố Tạ Quang Bửu, khu quanh Đại học Bách khoa, đi học và đi làm thêm ở Cầu Giấy. Chủ nhà cho thuê luôn một chiếc xe số. Ngày dọn vào, Lan đưa cọc phòng theo hợp đồng, còn cọc xe thì chuyển một lần riêng, nội dung “coc xe bien so …”, rồi nhắn cho chủ nhà ảnh xe và một tin tóm tắt điều kiện. Chủ nhà trả lời xác nhận.
Tám tháng sau Lan chuyển sang ở khu Xuân Thủy cho gần chỗ làm. Phòng cần sơn lại một mảng tường, hai bên còn bàn về khoản đó. Nhưng xe thì Lan trả trước một hôm, hai bên mở ảnh cũ ra so, xe không có vết mới, cọc xe được trả ngay. Hai việc chạy song song, không cái nào kéo chậm cái nào.
Ở các khu trọ đông sinh viên khác như quanh Nguyễn Trãi bên Thanh Xuân hay quanh Hồ Tùng Mậu bên Cầu Giấy, cách làm cũng vậy: khoản nào ra khoản nấy.
Ngày chuyển đi: trả xe và quyết toán phòng theo thứ tự
Nếu được, hãy tách hai việc ra hai thời điểm:
- Trả xe trước. Rửa sơ xe, chụp lại tình trạng, cùng chủ nhà so với ảnh lúc nhận. Xin một tin nhắn xác nhận đã nhận lại xe và tình trạng cọc xe.
- Quyết toán phòng sau. Kiểm phòng, chốt điện nước, xử lý khoản cọc phòng theo hợp đồng thuê phòng.
Nếu chủ nhà đề nghị trừ một khoản của phòng vào cọc xe hay ngược lại, bạn có thể đồng ý nếu thấy hợp lý, nhưng hãy ghi lại bằng tin nhắn: trừ bao nhiêu, vì sao, còn lại bao nhiêu cho mỗi khoản. Việc ghi lại không phải để nghi ngờ nhau, mà để sau này không ai phải nhớ.
Trường hợp chủ nhà đi vắng đúng hôm bạn chuyển đi, xem thêm các cách xử lý trong bài trả xe máy thuê khi chủ vắng nhà.
Thuê xe ở chủ trọ hay ở cửa hàng: cân nhắc gì
Thuê của chủ nhà thuận tiện về chỗ để xe và giờ giấc. Thuê ở cửa hàng thì giao dịch tách biệt hẳn với chuyện phòng ở ngay từ đầu. Cả hai đều ổn nếu giấy tờ rõ ràng. Nếu bạn đang cân nhắc thuê xe theo tháng khi ở trọ, bài thuê xe máy theo tháng cho người ở trọ có thêm phần chọn xe và giữ xe ở khu trọ.
Tóm lại
Dù người cho thuê xe cũng là chủ nhà, hãy để cọc xe có giấy hoặc tin nhắn riêng, chuyển riêng, ghi điều kiện hoàn riêng, và trả xe tách khỏi buổi quyết toán phòng. Như vậy mỗi khoản được đối chiếu độc lập, quan hệ với chủ nhà cũng nhẹ nhàng hơn. Các bài khác về đặt cọc nằm ở mục đặt cọc và giữ giấy tờ, còn kinh nghiệm thuê xe máy ở Hà Nội nói chung có trong chuyên mục thuê xe.