Nhiều người vẫn thích nhấc máy gọi hơn là gõ chữ: nói vài câu là xong, nghe được giọng người cho thuê, hỏi gì được trả lời ngay. Cách chốt cọc thuê xe qua điện thoại như vậy rất tiện, nhưng có một điểm yếu: sau cuộc gọi, mọi thứ chỉ nằm trong trí nhớ của hai người. Đến hôm nhận xe, bạn nhớ là xe tay ga, bên kia ghi là xe số; bạn nhớ hẹn chiều thứ bảy, bên kia ghi sáng chủ nhật. Bài này dành cho người quen gọi điện và ít dùng tin nhắn, chỉ ra một thói quen nhỏ: gửi một tin tóm tắt thỏa thuận ngay sau khi cúp máy và đề nghị bên kia trả lời xác nhận.
Vì sao thỏa thuận cọc nói miệng dễ lệch nhau
Một cuộc gọi đặt xe thường diễn ra nhanh, người cho thuê có thể đang tiếp khách khác tại quầy. Thỏa thuận cọc nói miệng không sai, nhưng có ba chỗ hay bị hiểu khác nhau:
- Tên xe và đời xe. “Xe ga” có thể là nhiều dòng khác nhau. Nói “lấy cái Vision” nhưng không nói màu, đời xe, nhiều khi hai bên mỗi người hình dung một chiếc.
- Mốc giờ. “Sáng mai qua lấy” là mấy giờ? “Trả cuối tuần” là tối chủ nhật hay sáng thứ hai? Chỉ cần lệch vài tiếng là có thể phát sinh tranh luận về tiền thuê.
- Khoản cọc và giấy tờ. Cọc bao nhiêu, đưa bằng tiền mặt hay chuyển khoản, có để lại giấy tờ gì không, đây là phần dễ nhớ nhầm nhất vì thường được nói ở cuối cuộc gọi.
Một tin nhắn thì có ngày giờ gửi, có nội dung rõ ràng, và nếu bên kia trả lời “đúng rồi” thì cả hai cùng có một bản ghi chung.
Chốt cọc thuê xe qua điện thoại xong, nhắn gì trong năm phút đầu
Thời điểm tốt nhất là ngay sau khi cúp máy, khi mọi chi tiết còn nóng. Đừng để đến tối hay hôm sau, vì lúc đó chính bạn cũng bắt đầu nhớ lẫn. Một tin tóm tắt tốt chỉ cần năm nhóm thông tin:
- Dòng xe đã chọn, kèm màu hoặc biển số nếu bên kia đã nói.
- Ngày giờ nhận và ngày giờ trả, ghi cụ thể giờ, không ghi “sáng” hay “chiều” chung chung.
- Giá thuê, ghi theo bảng giá bên cho thuê đã công bố, kèm đơn vị: theo ngày, theo tuần hay theo tháng.
- Khoản cọc: số tiền theo đúng con số hai bên vừa chốt, hình thức đưa (tiền mặt khi nhận xe hay chuyển khoản trước), và khi nào được trả lại.
- Giấy tờ bạn sẽ mang theo, và có để lại bản nào hay không.
Cuối tin, thêm một câu đề nghị rõ ràng: nhờ bên kia trả lời “đồng ý” hoặc sửa chỗ nào chưa đúng. Câu này biến tin nhắn của bạn từ một ghi chú cá nhân thành một thỏa thuận hai bên.
Mẫu tin nhắn tóm tắt sau cuộc gọi
Bạn có thể chép mẫu dưới đây vào ghi chú điện thoại, mỗi lần đặt xe chỉ việc điền vào chỗ trống. Phần giá và cọc để trống vì mỗi lần thuê mỗi khác, bạn điền đúng con số đã nghe trong cuộc gọi:
Chào anh/chị, em là [họ tên], vừa gọi lúc [giờ] để đặt xe. Em nhắn lại cho hai bên cùng nắm:
- Xe: [dòng xe], màu [màu], biển số [nếu có].
- Nhận xe: [giờ], ngày [ngày], tại [địa điểm].
- Trả xe: [giờ], ngày [ngày], tại [địa điểm].
- Giá thuê: [số tiền] mỗi [ngày/tuần/tháng], theo bảng giá anh/chị đã gửi.
- Cọc: [số tiền], đưa bằng [tiền mặt/chuyển khoản] vào lúc [thời điểm], nhận lại khi trả xe và kiểm tra xong.
- Giấy tờ em mang: [liệt kê]. Giấy tờ để lại: [có/không, loại nào]. Anh/chị xem giúp em, nếu đúng thì trả lời “đồng ý”, chỗ nào sai anh/chị sửa giúp em nhé.
Vài lưu ý khi điền:
- Không để trống mục cọc. Nếu trong cuộc gọi chưa nói rõ số tiền cọc, hãy ghi “cọc: xin anh/chị báo lại số tiền” thay vì tự đoán. Tin nhắn chỉ có giá trị khi khớp đúng điều đã nói.
- Giá ghi theo bảng đã công bố. Nếu bên cho thuê có trang bảng giá hoặc đã gửi ảnh bảng giá, hãy đối chiếu trước khi điền, đừng ghi theo trí nhớ.
- Địa điểm ghi cụ thể. “Lấy ở tiệm” khác với “giao tới khách sạn ở Hoàn Kiếm”. Nếu có giao nhận tận nơi, ghi rõ thời gian và chi phí giao nhận mà hai bên đã chốt.
Đề nghị bên kia trả lời xác nhận thế nào cho lịch sự
Người quen gọi điện thường ngại nhắn, sợ bị coi là không tin người. Thật ra tin tóm tắt cũng giúp bên cho thuê tránh nhầm lẫn. Có thể mở đầu bằng câu nhẹ nhàng như “em nhắn lại cho chắc, sợ em nhớ nhầm”.
Một số tình huống thường gặp sau khi gửi:
- Bên kia trả lời “được rồi” hoặc gửi biểu tượng đồng ý. Như vậy là đủ. Chụp màn hình đoạn hội thoại và lưu vào album riêng.
- Bên kia sửa một chi tiết. Cảm ơn, rồi gửi lại một dòng xác nhận phần đã sửa, ví dụ “vâng, em ghi lại: nhận xe lúc [giờ mới]”.
- Không thấy trả lời sau vài giờ. Gọi lại ngắn gọn, nói “em vừa nhắn tóm tắt, anh/chị xem giúp em”. Đừng chuyển cọc khi chưa có xác nhận.
Nếu bạn đã gọi đúng số chính thức của cửa hàng, hãy gửi tin vào chính số đó hoặc kênh nhắn tin gắn với số đó. Tránh gửi cho một số lạ vừa gọi lại tự xưng là nhân viên, nhất là khi họ đề nghị chuyển cọc vào một tài khoản mới.
Giữ tin nhắn đến lúc nhận xe và trả xe
Tin tóm tắt phát huy tác dụng ở hai thời điểm. Lúc nhận xe, mở tin nhắn ra đối chiếu: đúng dòng xe, đúng giờ, khoản cọc đúng như đã chốt. Nếu tại quầy có biên nhận cọc hay hợp đồng, so từng dòng với tin nhắn trước khi ký. Lúc trả xe, tin nhắn giúp hai bên nhớ lại điều kiện nhận lại cọc mà không phải tranh luận.
Ví dụ, bạn gọi đặt xe ở cửa hàng trên phố Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, hẹn nhận buổi chiều để kịp chạy sang Cầu Giấy; tối hôm trước chỉ cần nhắn thêm một câu “mai em qua đúng giờ đã hẹn ạ”. Với cửa hàng mở cửa từ 09:00 đến 21:00, giờ nhận và trả xe nên nằm trong khung đó; muốn nhận sớm hay trả muộn hơn thì hỏi trước, không mặc định.
Những thông tin cần chốt trước trong cuộc gọi được nói kỹ trong bài quy trình đặt xe trước qua điện thoại. Nếu bạn quen nhắn tin từ đầu thay vì gọi, bài đặt xe thuê qua tin nhắn và chốt bằng văn bản sẽ hợp hơn. Còn khi cọc bằng chuyển khoản, xem thêm cách giữ bằng chứng khi đặt cọc qua ứng dụng.
Tóm lại
Gọi điện để hỏi nhanh và nghe giọng người cho thuê, rồi nhắn một tin tóm tắt để chốt lại. Năm phút gõ tin sau cuộc gọi giúp bạn tránh nhầm xe, nhầm giờ và nhất là nhầm khoản cọc. Các bài khác về cọc và giấy tờ có trong mục đặt cọc và giữ giấy tờ, còn toàn bộ kinh nghiệm đặt và nhận xe nằm ở chuyên mục thuê xe.