Cả nhóm năm người thuê năm chiếc xe máy đi chơi vài ngày quanh Hà Nội, đến buổi cuối muốn trả xe một lượt cho gọn rồi cùng ra ga hay ra sân bay. Nghe thì đơn giản, nhưng khi nhóm trả nhiều xe thuê cùng lúc, năm chiếc xe dừng trước một cửa hàng, năm người cùng cầm mũ và chờ nhận lại giấy tờ, thì nhầm một biển số là cả buổi rối tung. Bài này đi theo thứ tự một buổi trả xe nhóm: báo trước, phân vai, xếp xe, kiểm từng chiếc và nhận lại giấy tờ.
Nhóm trả nhiều xe thuê cùng lúc: báo trước số xe và giờ trả
Buổi trả xe nhóm bắt đầu từ một tin nhắn, không phải từ lúc cả đoàn nổ máy. Trước ngày trả, hãy nhắn hoặc gọi cho cửa hàng và nói rõ:
- Tổng số xe sẽ trả và biển số của từng xe.
- Khung giờ cả nhóm dự kiến đến, nằm trong giờ mở cửa 09:00–21:00.
- Tên và số điện thoại của người đại diện nhóm.
- Điều nhóm cần hỏi, chẳng hạn nên dừng xe ở đâu và có nên chia hai đợt hay không.
Cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên chỉ nhận và trả xe trong giờ mở cửa, nên đừng dồn cả nhóm đến sát giờ đóng cửa. Cửa hàng có cách làm riêng cho khách đi nhóm hay không là việc của cửa hàng, nên hỏi và xác nhận trực tiếp qua số 0942467674, rồi giữ lại tin nhắn trả lời.
Nếu mỗi người rời Hà Nội một ngày thay vì trả cùng lúc, hãy xem bài người về trước trả xe của mình sao cho rõ ràng.
Cử một người điều phối và chia việc
Nhóm đông mà ai cũng nói thì không ai nghe, nên hãy chọn một người điều phối, thường là người đã liên lạc với cửa hàng từ lúc đặt xe. Người này chỉ giữ ba thứ: bảng danh sách xe, thứ tự kiểm xe và tin nhắn xác nhận cuối cùng.
Bảng danh sách rất đơn giản, mỗi dòng một xe gồm biển số, tên người đã chạy chiếc đó và ba ô đánh dấu: đã kiểm, đã nhận lại giấy tờ, đã xác nhận. Mỗi xe có đúng một người phụ trách đứng cạnh lúc kiểm, thường là người đã chạy xe đó suốt kỳ thuê, vì họ biết vết xước nào có từ trước và vết nào mới.
Chia thêm hai việc nhỏ cho đỡ quá tải: một người lo ảnh, đặt tên ảnh theo biển số; một người lo đồ đi kèm như mũ bảo hiểm, áo mưa, chìa khóa.
Xếp xe trước cửa hàng: gọn, đúng chỗ, không chắn lối
Đây là phần dễ bị quên nhất. Năm chiếc xe dừng cùng lúc rất dễ lấn ra lòng đường hoặc lên vỉa hè.
Theo bản hợp nhất Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ (55/VBHN-VPQH, từ Luật số 36/2024/QH15), Điều 18 khoản 4 liệt kê các vị trí không được dừng xe, đỗ xe, trong đó có lòng đường, vỉa hè trái quy định của pháp luật và việc che khuất biển báo hiệu đường bộ. Điều 77 khoản 1 nêu lòng đường được sử dụng cho mục đích giao thông, còn vỉa hè được sử dụng cho người đi bộ. Đây là thông tin tham khảo, quy định có thể thay đổi; bạn có thể đối chiếu nguyên văn trên cổng văn bản của Chính phủ.
Áp vào buổi trả xe nhóm, có mấy cách làm gọn:
- Một người vào hỏi trước. Người điều phối hỏi cửa hàng nên dừng xe ở đâu, vì có chỗ trước cửa hay không chỉ cửa hàng trả lời được. Những người còn lại chờ ở chỗ được phép dừng, không chụm lại giữa đường chặn dòng xe.
- Xếp một hàng sát mép đường. Chừa lối cho người đi bộ và không chắn lối ra vào của cửa hàng hay nhà bên cạnh.
- Tắt máy, chống xe chắc rồi mới xuống. Xe đứng sát nhau, một chiếc đổ có thể kéo theo cả hàng.
Kiểm từng chiếc: mỗi xe một người, một biển số, một bộ ảnh
Đừng kiểm cả dàn xe cùng lúc, vì năm người đứng lẫn quanh năm chiếc thì không ai nhớ mình đang nhìn xe nào. Hãy kiểm lần lượt, mỗi lượt một chiếc, theo thứ tự trong bảng. Với mỗi chiếc:
-
Người phụ trách đứng cạnh xe, người điều phối đọc to biển số để cả nhóm và cửa hàng cùng khớp.
-
Đối chiếu với ảnh chụp lúc nhận xe: vết xước, vết móp nào có sẵn, chỗ nào mới. Nếu có vết mới phát sinh trong kỳ thuê, hãy nói thật ngay từ đầu; cách xử lý và trách nhiệm thế nào thì xác nhận trực tiếp với cửa hàng.
-
Chụp lại bốn phía, đồng hồ và biển số, đặt tên ảnh theo biển số để không lẫn với xe bên cạnh.
-
Gom đồ đi kèm của đúng chiếc đó vào một chỗ cạnh xe: chìa khóa, mũ, áo mưa. Đừng dồn mũ cả nhóm vào một túi rồi chia sau.
-
Xin xác nhận riêng cho chiếc vừa kiểm. Nếu cửa hàng có biên bản hay phiếu thì mỗi xe một dòng; nếu chỉ nhắn tin thì nhờ ghi biển số và giờ nhận lại, đừng chấp nhận câu gộp kiểu “đã nhận xe của cả nhóm”.
Xong chiếc nào, người điều phối đánh dấu vào bảng rồi mới sang chiếc kế tiếp, để không ai phải hỏi lại “xe nào kiểm rồi nhỉ”.
Nhận lại giấy tờ đúng người trước khi tách nhóm
Phần này chỉ áp dụng nếu trong lúc thuê bạn có giao giấy tờ cho cửa hàng giữ. Cửa hàng có giữ giấy tờ nào hay không, giữ bản gốc hay chỉ chụp ảnh, hãy hỏi rõ trực tiếp từ ngày nhận xe và xin biên nhận, đừng mặc định.
Đến buổi trả, nhóm nên làm như sau:
- Mỗi người tự nhận lại giấy tờ của chính mình, không để một người cầm hộ cả nhóm rồi chia sau ở vỉa hè hay quán cà phê.
- Đối chiếu biên nhận hoặc ảnh biên nhận: đúng loại giấy, đúng số lượng, đúng tên.
- Cất ngay vào ví hoặc ngăn túi có khóa kéo trước khi làm việc khác.
- Không gửi ảnh giấy tờ gốc vào nhóm chat đông người vì đó là thông tin cá nhân.
- Không ai rời đi trước khi người điều phối xác nhận cả bảng đã xong.
Nếu một người phải nhờ bạn trong nhóm nhận hộ, hãy hỏi cửa hàng trước xem có chấp nhận không và cần những gì. Cách đếm giấy kỹ hơn có trong bài nhận lại giấy tờ gốc khi trả xe thuê.
Một buổi trả mẫu cho nhóm năm xe
Giả sử nhóm ở khu phố cổ Hoàn Kiếm, cùng chạy sang Bồ Đề qua cầu Chương Dương. Một trình tự gợi ý:
-
Tối hôm trước: nhắn cửa hàng số xe, biển số và khung giờ, lập bảng, nhắc mọi người dọn đồ cá nhân khỏi cốp xe.
-
Sáng hôm trả: mỗi người gom mũ, áo mưa và chìa của xe mình, đi theo thứ tự đã thống nhất, không chạy song song chiếm lòng đường. Đến nơi, người điều phối vào hỏi chỗ dừng rồi cả nhóm xếp xe gọn.
-
Kiểm và nhận giấy tờ: lần lượt từng chiếc, mỗi chiếc một người, một bộ ảnh, một xác nhận; nếu có giao giấy tờ thì từng người nhận lại rồi mới tách nhóm.
-
Tin nhắn cuối: người điều phối gửi vào nhóm số xe đã trả, giờ trả, kèm ảnh tin nhắn xác nhận của cửa hàng.
Tóm lại
Nhóm trả nhiều xe cùng lúc gọn gàng nhờ bốn việc: báo trước cho cửa hàng, có một người điều phối, xếp xe không chắn lối rồi kiểm từng chiếc, và mỗi người nhận lại giấy tờ của mình. Điều thuộc về cửa hàng như cách xác nhận, giấy tờ giữ hay chi phí phát sinh đều cần xác nhận trực tiếp qua số 0942467674. Xem thêm chuyên mục nhận xe và trả xe hoặc trang tổng hợp thuê xe máy ở Hà Nội.