Cả nhóm bốn người thuê bốn chiếc xe máy để đi chơi Hà Nội, nhưng đến cuối chuyến thì mỗi người một lịch: một bạn bay sớm từ Nội Bài, hai bạn về quê bằng xe khách hôm sau, người còn lại ở thêm vài ngày làm việc. Khi nhóm trả xe thuê không cùng lúc, chuyện dễ rối nhất không phải là chạy xe về cửa hàng, mà là ai trả chiếc nào, giấy tờ của ai đang nằm ở đâu và phần việc nào đã xong. Bài này giúp nhóm lên kế hoạch trả từng chiếc cho rõ ràng.
Nhóm trả xe thuê không cùng lúc: báo cửa hàng càng sớm càng tốt
Ngay khi biết lịch về của từng người, hãy nhắn cho cửa hàng một tin liệt kê đủ kế hoạch, gồm:
- Tên người đứng tên thuê từng xe và biển số tương ứng.
- Ngày và khung giờ dự kiến trả từng xe.
- Người sẽ trực tiếp mang từng xe đến trả, nếu khác người đứng tên.
- Câu hỏi về những điểm nhóm chưa chắc, để cửa hàng trả lời bằng chữ.
Cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên nhận và trả xe trong giờ mở cửa 09:00–21:00. Vì vậy, nếu người về sớm có chuyến bay buổi sáng tinh mơ, cần tính trả xe từ chiều hoặc tối hôm trước, chứ không thể trông vào việc trả lúc sáu giờ sáng. Nếu muốn hỏi cửa hàng có hỗ trợ nhận xe tại chỗ khác hay không, thời gian và chi phí phải được xác nhận trước, không mặc định.
Với câu hỏi trả sớm hơn lịch đã đặt, bài trả xe sớm hơn dự kiến có cần báo trước không đã nói kỹ.
Lập bảng “xe nào, ai đứng tên, ai trả, ngày nào”
Trước ngày người đầu tiên về, cả nhóm ngồi lại mười phút và lập một bảng đơn giản, ghi vào ghi chú chung hoặc ghim trong nhóm chat. Mỗi dòng là một xe, gồm bốn cột:
- Biển số và loại xe. Nhiều xe cùng mẫu, cùng màu rất dễ nhầm, nên ghi biển số là bắt buộc.
- Người đứng tên thuê. Đây là người cửa hàng sẽ đối chiếu khi nhận lại xe và giấy tờ.
- Người mang xe đến trả. Trùng với người đứng tên là đơn giản nhất.
- Ngày, giờ trả dự kiến. Ghi cả phương án dự phòng nếu lịch thay đổi.
Bảng này giúp phát hiện ngay chỗ vênh. Ví dụ bạn Lan đứng tên chiếc Vision nhưng lại về sớm nhất, trong khi bạn Minh đi chiếc đó suốt chuyến và còn ở lại. Lúc này nhóm phải quyết: Lan tự trả chiếc Vision trước khi đi, hay hỏi cửa hàng xem có thể để Minh trả thay hay không. Câu trả lời thuộc về cửa hàng, nên hỏi trực tiếp và giữ tin nhắn trả lời.
Nếu nhóm còn đang phân vân giữa một hợp đồng chung hay mỗi xe một hợp đồng, xem thêm bài thuê nhiều xe máy cùng lúc: chung một hợp đồng hay mỗi xe một hợp đồng.
Giấy tờ: ai giữ giấy của xe nào
Khi thuê theo nhóm, giấy tờ thường bị gom một chỗ cho tiện, và đến lúc trả lẻ thì chính điều này gây rối. Một vài nguyên tắc:
- Mỗi xe đi kèm đúng giấy tờ của nó. Ngay từ khi nhận xe, để giấy tờ của xe nào trong cốp hoặc túi của người đi xe đó, không để một người giữ hết.
- Người về trước phải nhận lại giấy tờ tùy thân của chính mình. Đừng để tình huống một người đã ra sân bay mà giấy tờ vẫn nằm ở cửa hàng chờ người khác lấy hộ. Những giấy tờ nào cửa hàng giữ và giữ bản nào, nhóm nên hỏi rõ trực tiếp từ đầu và xin biên nhận.
- Kiểm tra trước khi rời quầy. Người trả xe mở túi, đếm lại giấy tờ vừa nhận, chụp một tấm ảnh, rồi mới đi.
Nếu một người buộc phải nhờ bạn lấy giấy tờ hộ, cần hỏi cửa hàng trước xem có chấp nhận hay không và cần những gì. Không nên tự suy ra cách làm.
Trả từng xe: mỗi xe một lần bàn giao, một bằng chứng riêng
Ngày người đầu tiên về, chỉ trả đúng chiếc xe của người đó. Mỗi lần trả nên có:
Ảnh và video của riêng chiếc xe đó
Chụp bốn phía, đồng hồ, kim xăng và quay một vòng quanh xe ngay tại cửa hàng. Đặt tên ảnh hoặc ghi chú kèm biển số, để sau này không lẫn với ảnh xe của bạn khác trong nhóm.
Biên bản hoặc tin nhắn xác nhận cho từng xe
Nếu cửa hàng lập biên bản, mỗi xe nên có biên bản riêng ghi biển số, ngày giờ trả và tình trạng xe. Nếu chỉ trao đổi qua tin nhắn, hãy nhờ cửa hàng nhắn một dòng xác nhận cho đúng chiếc xe vừa nhận lại. Đừng gộp kiểu “đã nhận xe của nhóm”, vì lúc đó các xe khác vẫn đang chạy ngoài đường.
Câu chốt cho phần việc còn lại
Trước khi rời cửa hàng, người trả xe nên hỏi rõ: phần của xe mình đã xong chưa, còn gì cần làm thêm không. Quy trình chi tiết cho từng lần trả có thể đối chiếu với bài trả xe đúng quy trình để tránh tranh chấp.
Tiền thuê và tiền cọc khi trả lẻ: hỏi trước, đừng tự tính
Đây là phần nhóm hay đoán nhất và cũng dễ hiểu lầm nhất. Khi các xe được trả vào những ngày khác nhau, có nhiều câu hỏi chỉ cửa hàng mới trả lời được:
- Tiền thuê của từng xe được tính theo số ngày thực tế của xe đó hay theo lịch đặt ban đầu của cả nhóm?
- Nếu nhóm đặt cọc chung, phần cọc được trả lại theo từng xe hay đợi đến khi chiếc cuối cùng về?
- Người về trước thanh toán phần của mình lúc trả xe, hay người cuối cùng thanh toán gộp?
Những điểm này không nên tự tính rồi chia trong nhóm, cũng không nên mặc định theo kinh nghiệm thuê ở nơi khác. Cách đúng là xác nhận trực tiếp với cửa hàng, tốt nhất ngay trong tin nhắn báo kế hoạch ban đầu, để có câu trả lời bằng chữ. Số liên hệ chính thức của cửa hàng là 0942467674.
Phần chia tiền nội bộ thì nhóm tự thỏa thuận, dựa trên điều cửa hàng đã xác nhận.
Một lịch trả mẫu cho nhóm bốn người
Giả sử nhóm ở khu phố cổ Hoàn Kiếm, thuê bốn xe ở cửa hàng bên Long Biên:
- Người thứ nhất bay sáng sớm: chiều hôm trước chạy qua cầu Chương Dương sang Bồ Đề, trả xe, nhận lại giấy tờ, chụp ảnh, nhận tin nhắn xác nhận, rồi gọi xe ra sân bay vào sáng hôm sau.
- Hai người về quê bằng xe khách từ bến Gia Lâm: đi cùng nhau đến cửa hàng trong buổi sáng, trả hai xe lần lượt, mỗi xe một bộ ảnh và một xác nhận riêng.
- Người cuối cùng ở lại thêm: trả xe đúng ngày đã báo, đồng thời hỏi lại cửa hàng xem phần việc chung của nhóm, nếu có, đã khép hết chưa.
Sau mỗi lần trả, người vừa trả nhắn vào nhóm chat một dòng: biển số, giờ trả, đã nhận lại giấy tờ, kèm ảnh tin nhắn xác nhận. Cả nhóm nhìn vào là biết xe nào đã xong, xe nào còn.
Tóm lại
Nhóm thuê nhiều xe mà về lệch ngày vẫn có thể trả xe gọn gàng nếu tách bạch từ đầu: báo kế hoạch sớm cho cửa hàng, lập bảng xe và người, mỗi xe một lần bàn giao với bằng chứng riêng, mỗi người tự giữ giấy tờ của mình. Những gì liên quan đến tiền thuê và cọc thì hỏi trực tiếp, không đoán. Xem thêm các bài trong chuyên mục nhận xe và trả xe hoặc trang tổng hợp thuê xe máy ở Hà Nội.