Với khách trong nước, đặt cọc đơn giản: tiền mặt hoặc chuyển khoản nội địa. Với khách quốc tế, câu chuyện phức tạp hơn: họ không có tài khoản ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ họ cầm cần quy đổi, và mỗi kênh thanh toán lại cho bằng chứng khác nhau. Vì thế, đặt cọc cho khách quốc tế cần được thiết kế trước bằng vài câu hỏi rõ ràng: cọc bằng ngoại tệ hay chuyển khoản, quy đổi theo tỷ giá nào, và hoàn cọc theo kênh nào. Bài viết này so sánh hai kênh phổ biến và cách ghi biên nhận để cả hai bên đều an toàn.
Trước khi bàn về cọc, nếu khách quốc tế lần đầu thuê xe tại Hà Nội, nên đọc bài chi phí thuê xe máy cho khách quốc tế ở Hà Nội để có bức tranh tổng thể về các khoản.
Đặt cọc cho khách quốc tế có gì khác khách nội địa
Khác biệt cốt lõi nằm ở việc hoàn cọc. Khách nội địa hoàn bằng đúng kênh đã đặt, nhanh gọn trong buổi trả xe. Khách quốc tế có thể đã đóng tài khoản, rời Việt Nam, hoặc không quay lại Hà Nội, nên mọi dòng tiền cọc đều phải có đường hoàn rõ ràng ngay từ đầu. Hình thức cọc nào cũng vậy, câu hỏi đầu tiên không phải cọc bao nhiêu, mà là hoàn bằng cách nào.
Khác biệt thứ hai là ngôn ngữ giấy tờ. Biên nhận cọc cho khách quốc tế nên viết song ngữ tối thiểu ở phần con số và điều kiện hoàn, vì sau khi rời cửa hàng, khách chỉ còn dựa vào tờ giấy ấy để hiểu mình sẽ nhận lại gì.
Cọc bằng ngoại tệ: tiện tại quầy, rủi ro ở tỷ giá
Nhận cọc bằng ngoại tệ tiền mặt tiện cho khách, vì họ không cần thao tác nào thêm. Tuy nhiên, hai bên cần chốt trước ba điểm. Một, loại ngoại tệ nào được nhận và mệnh giá ra sao. Hai, số tiền quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá nào của ngày giao dịch. Ba, hoàn cọc bằng ngoại tệ đúng loại hay quy đổi lại theo tỷ giá ngày hoàn.
Nếu tỷ giá ngày hoàn khác tỷ giá ngày nhận, hai bên có thể lãi lỗ vài chục nghìn, nhưng tranh chấp lại lớn hơn rất nhiều nếu trước đó không chốt trước. Vì thế, hãy ghi rõ vào biên nhận: số ngoại tệ nhận gốc, tỷ giá tham chiếu, và nguyên tắc hoàn theo đúng số ngoại tệ gốc. Hoàn đúng đồng nghĩa với việc tỷ giá không còn là vấn đề của hợp đồng thuê.
Đi kèm với quy đổi là yêu cầu về con số: mọi khoản đều ghi bằng số lẫn chữ, hai ngôn ngữ nếu được. Khách quốc tế thường quen với văn bản số rõ ràng, nên càng minh bạch, khách càng yên tâm.
Cọc bằng chuyển khoản: bằng chứng mạnh, cần chốt thời gian
Chuyển khoản quốc tế cho bằng chứng dạng số hóa rõ ràng: mã giao dịch, tên người gửi, giờ giao dịch. Đây là lợi thế lớn, vì không phải đếm tiền, không lo giả mạo. Tuy nhiên, chuyển khoản quốc tế có thể mất thời gian tới nơi vài giờ tới một ngày, tùy kênh. Vì thế, hình thức này phù hợp khi khách đặt xe trước vài ngày, chứ không hợp với khách đứng ở quầy chờ lấy xe ngay.
Với khách đặt trước, quy trình gọn là: khách chuyển cọc trước, cửa hàng xác nhận số tiền đã tới tài khoản rồi mới tiến hành giao xe. Cách giữ bằng chứng cho giao dịch chuyển khoản đã được mô tả trong bài đặt cọc thuê xe bằng chuyển khoản giữ lại bằng chứng nào, áp dụng nguyên tắc chụp lại màn hình xác nhận và lưu mã giao dịch.
Điểm cần chốt với khách quốc tế là bên chịu phí chuyển khoản, vì chuyển tiền xuyên biên giới thường có phí trung gian. Ghi rõ ai chịu phí ngay trong trao đổi đầu tiên giúp tránh bất ngờ cho cả hai bên sau này.
Một tình huống đáng dự phòng là khách đề nghị hoàn cọc qua kênh khác với kênh đã đặt, ví dụ đặt bằng chuyển khoản nhưng xin hoàn bằng tiền mặt tại quầy. Lời khuyên thực tế cho cửa hàng là giữ hai kênh song song và ghi rõ nghĩa vụ của mỗi bên: khách nhận tiền mặt thì ký biên nhận hoàn; khách nhận lại bằng chuyển khoản thì cung cấp đúng tài khoản đã từng gửi đi. Quy tắc kênh nào ra về kênh đó giúp bản khoản luôn khép kín.
Với khách thuê dài ngày, còn một cách giảm rủi ro nữa là chia nhỏ số cọc: một phần đặt trước để giữ xe, phần còn lại đóng tại quầy khi nhận xe. Cách chia này giữ cho khoản tiền rủi ro ở mức thấp, đồng thời vẫn đảm bảo cam kết giữ xe cho cả hai bên.
Ghi biên nhận song ngữ thế nào cho chắc
Dù cọc bằng kênh nào, tờ biên nhận nên có sáu dòng: họ tên và số hộ chiếu của khách, số tiền cọc bằng số và chữ, loại tiền và tỷ giá nếu có, kênh hoàn cọc, điều kiện hoàn đủ, và chữ ký hai bên kèm ngày giờ. Mỗi dòng thêm vào là một câu hỏi sẽ không phải trả lời lại sau này.
Với cửa hàng hay phục vụ khách nước ngoài, chuẩn bị sẵn mẫu biên nhận in theo hai ngôn ngữ giúp buổi giao nhanh và chuẩn. Về câu hỏi chuyển khoản có được không và các biến thể của nó, bài đặt cọc thuê xe máy bằng chuyển khoản có được không đã trả lời theo từng tình huống, còn tổng quan các kênh thanh toán không dùng tiền mặt nằm trong bài thanh toán không tiền mặt khi thuê xe máy.
Tóm lại, đặt cọc cho khách quốc tế an toàn khi hai bên chốt trước kênh, tỷ lệ quy đổi, và kênh hoàn, rồi ghi toàn bộ bằng biên nhận song ngữ. Mọi hướng dẫn cho khách nước ngoài, bạn có thể xem trong chuyên mục thuê xe cho khách quốc tế hoặc bắt đầu từ trang chủ thuê xe máy Hà Nội trước khi đặt xe cho khách.