Khách quốc tế đến Hà Nội thường hạ cánh trưa và chỉ có một hoặc hai buổi rảnh để làm thủ tục. Vì thế, hình thức thuê xe máy giao tận khách sạn trở thành lựa chọn tự nhiên: khách đặt trước từ sân bay, xe tới đúng giờ ở sảnh, không cần di chuyển thêm lần nào. Tuy nhiên, giao xe tận nơi có vài điểm khác so với nhận tại cửa hàng, từ cách chốt giờ, giấy tờ, tới cách kiểm tra xe ngay tại sảnh. Bài viết này đi từng bước của quy trình để cả khách và cửa hàng đều chủ động.
Nếu khách chưa quen cách đặt trước từ xa, bài quy trình đặt xe trước qua điện thoại chốt trước điều gì là nền tảng cần đọc trước khi đặt gói giao tận nơi.
Thuê xe máy giao tận khách sạn khác gì nhận tại cửa hàng
Khác biệt lớn nhất là mọi bước kiểm định đều diễn ra tại sảnh khách sạn, không gian công cộng, ngắn gọn hơn quầy cửa hàng. Vì thế, phần việc chuẩn bị phải dời về trước: loại xe, giá, tiền cọc, và giấy tờ cần chốt bằng tin nhắn trước ngày giao. Buổi gặp tại sảnh chỉ còn ba việc: đối chiếu giấy tờ, kiểm tra xe, ký biên bản.
Khác biệt thứ hai là khung giờ. Cửa hàng chỉ giao nhận trong giờ hoạt động, không giao xe ngoài khung này, nên khách nên đặt giờ giao trùng giờ mình có mặt tại khách sạn, và báo sớm nếu chuyến bay trễ. Cách này giữ cho mọi mốc giờ đều rõ với cả hai bên.
Bước một: chốt thông tin trước ngày giao
Trước ngày giao, hai bên cần chốt năm mục bằng văn bản tin nhắn: tên khách sạn và địa chỉ, giờ giao, loại xe, mức giá thuê và hình thức cọc. Địa chỉ nên kèm tên đường bằng chữ không dấu để tài xế dễ tìm, vì một số khách sạn ở phố cổ nằm trong ngõ nhỏ. Giờ giao nên chừa đệm khoảng nửa tiếng so với giờ khách về tới phòng, để khách kịp nhận phòng và xuống sảnh.
Về giá, hãy hỏi rõ giá đã gồm những gì và những khoản nào có thể phát sinh thêm khi giao tận nơi, vì chi phí giao nhận cần được xác nhận trước khi đặt xe chứ không nên là bất ngờ lúc nhận. Danh sách các khoản ngoại giá niêm yết đã được tổng hợp trong bài những khoản ngoài giá niêm yết cần hỏi trước khi thuê, áp dụng được cho mọi hình thức thuê.
Bước hai: chuẩn bị giấy tờ theo hướng dẫn
Khách quốc tế cần mang theo hộ chiếu, thị thực hoặc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực, và giấy phép lái xe phù hợp. Trước buổi giao, cửa hàng nên gửi cho khách đúng danh mục này để tránh buổi gặp bị kẹt vì thiếu tờ nào đó. Danh mục chi tiết đã có trong bài khách quốc tế thuê xe máy cần giấy tờ gì, bao gồm cả phần bản dịch cần chuẩn bị.
Với hình thức cọc, khách nên chọn cách hoàn lại được rõ ràng: chuyển khoản nhận lại chuyển khoản, tiền mặt nhận lại tiền mặt tại buổi trả xe. Quy trình cọc khi nhận xe giao tận nơi đã được mô tả trong bài đặt cọc khi nhận xe máy giao tận nơi, bạn nên đọc để biết cần chuẩn bị những giấy tờ gì tại sảnh.
Bước ba: kiểm tra xe ngay tại sảnh
Đừng rước xe vào để rồi kiểm tra sau; hãy kiểm ngay trước mặt người giao. Ba nhóm cần soát: nhóm vận hành gồm phanh, còi, đèn, tín hiệu; nhóm thân xe gồm vết trầy sẵn có cần chụp lại; nhóm phụ kiện gồm mũ bảo hiểm, áo mưa, khóa. Mỗi điểm bất thường ghi ngay vào biên bản kèm ảnh.
Với khách chưa từng kiểm xe kiểu này, danh sách kiểm tra trong bài giao xe thuê tận nơi nên kiểm tra thế nào là bản mẫu gọn gàng, nên lưu sẵn trên điện thoại trước buổi nhận. Nếu phát hiện hỏng nhẹ, quyết định nên đưa ra ngay tại sảnh: đổi xe khác hay ghi nhận tình trạng, đừng để câu hỏi lửng lơ sau khi người giao xe đã rời đi.
Bước bốn: chốt kênh liên lạc và lịch trả
Trước khi người giao xe rời sảnh, khách nên có trong tay ba thứ: số liên lạc của cửa hàng, bản chụp biên bản, và giờ trả xe dự kiến kèm địa điểm trả. Nếu khách muốn trả xe tại khách sạn thay vì về cửa hàng, hãy chốt luôn chi tiết này ngay từ buổi giao, kể cả khoản phát sinh nếu có. Với khách cân nhắc giữa nhận tại quầy và giao tận nơi, bài nhận xe tại cửa hàng hay giao xe tận nơi đã so sánh hai lựa chọn rất rõ.
Một tình huống hay gặp là khách muốn đổi giờ giao sau khi đã chốt. Cách xử lý lịch sự là nhắn lại toàn bộ mốc giờ mới, chờ xác nhận, chứ không chỉ nhắn một câu đến muộn hơn. Mọi thay đổi được xác nhận lại thì vẫn là kế hoạch; chỉ có thay đổi báo suông mới biến thành rủi ro. Cũng nên dặn lễ tân khách sạn trước rằng có người giao xe tới, để buổi nhận không bị kẹt ở khâu ra vào sảnh.
Về mũ bảo hiểm và phụ kiện khi giao tại khách sạn
Với gói giao tận nơi, phụ kiện thường bị khách xem nhẹ nhất, vì túi hành lý đã nhiều. Trước buổi giao, hãy chốt trong tin nhắn số mũ bảo hiểm sẽ mang theo và việc có kèm áo mưa hay không. Mũ đúng cỡ quan trọng hơn mũ đẹp, và với khách quốc tế, đội thử mũ ngay tại sảnh là cách chắc chắn nhất để không phát hiện mũ lỏng khi đã lên đường. Khóa xe cũng nên được thử ngay, vì khóa bông cứng tay với người chưa từng dùng.
Tóm lại, thuê xe máy giao tận khách sạn chỉ êm khi mọi quyết định được chốt trước ngày giao, và buổi gặp tại sảnh chỉ còn là đối chiếu, kiểm xe và ký kết. Mọi hướng dẫn tổng quan cho khách nước ngoài, bạn có thể xem trong chuyên mục thuê xe cho khách quốc tế hoặc bắt đầu từ trang chủ thuê xe máy Hà Nội khi đặt xe cho khách.