Bạn định ở Hà Nội năm ngày, rồi hãng bay dời chuyến, hoặc bạn mê phố cổ đến mức muốn ở thêm một tuần. Chiếc xe thuê vẫn dựng dưới khách sạn, và câu hỏi lúc này là gia hạn thuê xe máy ra sao khi bạn không nói tiếng Việt, còn chủ xe chưa chắc đọc nhanh được ngôn ngữ của bạn. Mỗi lượt hỏi đáp phải qua ứng dụng dịch, có khi lệch múi giờ, có khi bạn đang ở tận Ninh Bình. Bài này đi vào đúng chỗ khó đó: báo sớm đến mức nào, nhắn gì cho khỏi hiểu nhầm và chốt lại điểm nào.
Vì sao khách quốc tế nên gia hạn thuê xe máy sớm hơn bình thường
Khách trong nước thường chỉ cần nhắn một dòng tối hôm trước. Khách nước ngoài có ba lý do để làm sớm hơn.
Thứ nhất là độ trễ của ngôn ngữ. Tin nhắn dịch máy dễ bị hiểu sai ngày giờ và cần thêm lượt hỏi lại. Nhắn sát giờ tiệm đóng cửa lúc 21:00 thì câu trả lời có thể phải chờ sáng hôm sau.
Thứ hai là xe có thể đã có người đặt. Chiếc xe bạn đang chạy có khi đã được hẹn cho khách khác. Báo sớm cho chủ xe thời gian sắp xếp hoặc tìm xe tương đương.
Thứ ba là giấy tờ gắn với lịch bay. Nếu lúc nhận xe bạn có để lại giấy tờ hay đặt cọc, kéo dài kỳ thuê nghĩa là lấy lại chúng muộn hơn, và ngày đó phải nằm trước giờ ra sân bay. Hãy hỏi rõ trực tiếp và xin biên nhận.
Mốc báo trước: tính theo lịch bay và thị thực, không theo cảm tính
Nguyên tắc dễ nhớ: biết tin lúc nào, nhắn chủ xe lúc đó. Báo “có thể kéo dài” vẫn hữu ích hơn im lặng.
- Hãng bay đổi lịch. Nhận thư báo dời chuyến là nhắn ngay ngày bay mới và ngày muốn trả xe, đừng chỉ nói “thêm vài hôm”.
- Đang xin gia hạn thị thực. Kết quả có thể chưa rõ ngày, nên hãy báo khả năng ở lại và hẹn ngày xác nhận lần cuối. Nếu thủ tục cần nộp hộ chiếu, nói luôn với tiệm. Xem thêm bài hộ chiếu và visa khi khách quốc tế thuê xe máy.
- Đổi kế hoạch tại chỗ. Hãy nhắn trong giờ tiệm mở cửa, tốt nhất trước mốc trả cũ ít nhất một ngày.
Tiệm mở 09:00 đến 21:00 theo giờ Hà Nội. Nếu điện thoại còn để giờ quê nhà, hãy quy đổi trước khi hẹn để khỏi đề nghị trả xe lúc tiệm đã đóng.
Nhắn tin gia hạn khi hai bên không chung ngôn ngữ
Cách an toàn nhất là nhắn qua Zalo hoặc kênh bạn đã dùng lúc đặt xe, bằng câu ngắn, mỗi câu một ý. Một tin nhắn đủ thông tin nên có:
- Tên của bạn như trên hợp đồng.
- Biển số xe đang thuê, chụp kèm ảnh xe nếu chưa chắc.
- Ngày trả cũ và ngày trả mới, viết theo kiểu ngày trước tháng sau, ví dụ 18/10 và 22/10.
- Giờ dự kiến trả, viết theo kiểu hai mươi bốn giờ như 15:00 thay vì “ba giờ chiều”.
- Nơi trả xe: tại tiệm ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên hay muốn hẹn nơi khác.
Nhiều nước viết tháng trước ngày sau, nên “10/12” có thể bị hiểu thành hai ngày khác nhau. Ghi “22 tháng 10” là chắc chắn nhất.
Một mẫu tin bằng tiếng Việt bạn có thể chép và sửa thông tin: “Chào anh chị, tôi là Anna, đang thuê xe biển số như ảnh, hẹn trả ngày 18 tháng 10. Tôi muốn thuê thêm đến ngày 22 tháng 10, trả lúc khoảng 15:00 tại cửa hàng. Anh chị xác nhận giúp tôi được không?”
Nhận trả lời thì dịch ngược để kiểm tra, rồi nhắc lại ngày giờ trong tin kế tiếp. Mẹo dùng công cụ dịch có trong bài khách quốc tế dùng ứng dụng dịch nói chuyện với chủ xe.
Liên lạc từ xa khi bạn đang ở ngoài Hà Nội
Nhiều người quyết định kéo dài thời gian thuê xe khi đang ở Ninh Bình hay Mai Châu. Không cần quay về Long Biên để báo, nhưng cần giữ kênh liên lạc:
- Nhắn trước khi vào vùng sóng yếu. Đường đèo, thung lũng thường mất sóng, nên gửi tin khi còn ở thị trấn.
- Nhờ người nói tiếng Việt khi cần. Lễ tân khách sạn thường sẵn lòng đọc giúp một tin nhắn hay nói chuyện ngắn với tiệm khi bản dịch khó hiểu.
- Chụp màn hình tin xác nhận.
Tin gửi sau 21:00 thường được trả lời sáng hôm sau, nên nếu mốc trả cũ là sáng mai, hãy nhắn từ chiều nay.
Những gì cần xác nhận lại khi kéo dài thời gian thuê xe
Một câu “được” chưa phải là xong. Hãy thống nhất bằng tin nhắn các điểm sau:
- Mốc trả mới: ngày, giờ và địa điểm, viết lại đầy đủ một lần nữa.
- Chi phí cho phần thời gian thêm: nhờ tiệm báo cụ thể bằng tin nhắn, thanh toán lúc nào và bằng hình thức gì, đừng tự suy đoán.
- Giấy tờ và khoản đặt cọc: giữ như cũ hay thay đổi, hỏi rõ trực tiếp.
- Có giữ đúng chiếc xe đang chạy không: nếu tiệm cần đổi xe, hẹn giờ đổi trong giờ mở cửa.
- Kiểm tra xe giữa kỳ: nếu kéo dài thêm một tuần trở lên, hỏi tiệm có muốn xem lại dầu nhớt, lốp, phanh không.
Muốn tiệm đến lấy xe tại khách sạn thì việc giao nhận chỉ trong khung 09:00 đến 21:00, thời gian và chi phí xác nhận trước. Các bước gia hạn chung cho mọi khách có trong bài gia hạn thời gian thuê xe máy thêm ngày xử lý thế nào.
Tính giờ trả xe ngược từ giờ bay
Đây là bước khách quốc tế hay quên nhất. Bắt đầu từ giờ cất cánh, trừ ngược lại:
- Thời gian làm thủ tục ở sân bay Nội Bài.
- Thời gian di chuyển từ chỗ ở ra sân bay, nhớ trừ hao giờ cao điểm qua cầu Nhật Tân hay đường Võ Nguyên Giáp.
- Thời gian trả xe, kiểm tra xe cùng chủ tiệm và nhận lại giấy tờ.
Nếu chuyến bay mới cất cánh lúc sáng sớm, bạn không thể trả xe trước giờ bay vì tiệm chỉ mở từ 09:00. Khi đó hãy hẹn trả chiều hoặc tối hôm trước, trước 21:00, rồi đi taxi ra sân bay. Bay buổi chiều tối thì trả xe sáng cùng ngày là thoải mái nhất, còn thời gian xử lý nếu có vết xước cần trao đổi.
Ghi mốc này vào lịch điện thoại kèm lời nhắc trước một ngày, để ngày trả xe, ngày lấy lại giấy tờ và ngày bay xếp đúng thứ tự.
Tóm lại
Báo chủ xe ngay khi lịch bay hay thị thực thay đổi, nhắn bằng câu ngắn có ngày tháng viết rõ, xác nhận lại mốc trả, chi phí và giấy tờ bằng tin nhắn, rồi tính giờ trả xe ngược từ giờ bay. Xem thêm các hướng dẫn dành riêng cho người nước ngoài ở chuyên mục thuê xe cho khách quốc tế, hoặc quay về trang tổng hợp thuê xe máy ở Hà Nội.