Đi đoàn hai ba người thì tự nhiên, nhưng đi đoàn năm bảy người trở lên, thuê xe máy cho đoàn nhóm ở Hà Nội là một bài khác hẳn: không phải lấy thêm vài chiếc xe, mà là chốt giờ giấc, giấy tờ và một đầu mối liên lạc rõ ràng. Kinh nghiệm từ những đoàn đi suôn sẻ cho thấy mọi rắc rối gần như đều nằm ở khâu chuẩn bị, chứ không nằm trên đường. Bài này liệt kê những gì người tổ chức nên chuẩn bị trước khi gọi điện đặt xe cho cả nhóm.
Thuê xe máy cho đoàn nhóm: chốt ba việc trước khi gọi
Việc thứ nhất là chốt số xe chính xác, không nói “khoảng”. Số người có thể thay đổi tới sát ngày đi, nhưng số xe cần chốt sớm vì cửa hàng phải giữ đúng số xe đó trong khung giờ của bạn. Cách làm hay dùng là chốt số xe theo số người chắc chắn đi, rồi ai tham gia sau tự lo thêm xe lẻ hoặc hỏi bổ sung nếu cửa hàng còn xe.
Việc thứ hai là chốt dòng xe. Đoàn nên đi cùng một dòng, ví dụ cả đoàn dùng chung nhóm Honda Click, Yamaha Mio hoặc nhóm Honda Vision, Honda Air Blade: cùng loại xe giúp cả đoàn dễ nhận ra nhau trên đường, ai gặp sự cố cũng dễ đổi phụ tùng hoặc đổi xe lẫn nhau. Giá thuê theo dòng được niêm yết trong bảng giá thuê xe máy và phần giá thuê xe máy, nên bạn ước được tổng chi phí theo số xe trước khi gọi.
Việc thứ ba là chốt khung giờ nhận và trả xe chung cho cả đoàn. Đoàn không thể nhận xe rải rác từng người như thuê lẻ: mọi người cần có mặt cùng lúc tại một điểm, kiểm tra xe cùng lúc, và khởi hành cùng lúc, nếu không buổi sáng của cả đoàn sẽ mất vào chờ đợi nhau.
Thuê nhiều xe máy cùng lúc: giấy tờ và người liên lạc chính
Về giấy tờ, nguyên tắc là mỗi người cầm lái đáp ứng đúng yêu cầu giấy tờ của cửa hàng như một khách lẻ, không có chuyện mười người đi chung mà chỉ cần giấy tờ của một người. Người tổ chức nên nhắc cả đoàn chuẩn bị giấy tờ từ trước ngày nhận xe, và dặn người chưa quen đường sá hoặc chưa quen xe máy tại Việt Nam xem lại trước khi lên đường. Các bước chuẩn bị này được tóm tắt trong phần thủ tục thuê xe máy.
Một thực tế hay gặp của các đoàn du lịch tự túc: trong đoàn thường có người đã quen chạy xe Hà Nội, có người mới lần đầu vào phố, thậm chí có người chưa từng chạy xe số. Người tổ chức nên phân bố người quen đường vào đội hình, ai chở ai, ai đi đầu, ai đi cuối, thay vì để mọi người tự bốc đội. Phân đội hình từ trước buổi nhận xe giúp cả đoàn không bị dàn trải và lạc nhau ngay trong mấy cây số đầu tiên quanh Hồ Gươm hay dọc Nguyễn Văn Cừ.
Điểm khác lớn nhất của thuê đoàn là một người liên lạc chính. Cửa hàng cần một đầu mối duy nhất để chốt giá, giờ, địa điểm và mọi thay đổi, thay vì nhận năm bảy cuộc gọi từ từng người trong đoàn. Người này cũng là người giữ thông tin đặt cọc, giấy xác nhận và mọi tin nhắn đã chốt, để khi cần truy lại chỉ cần hỏi một chỗ. Đoàn càng đông, vai trò này càng đáng giá: nó biến hàng chục chi tiết rời rạc thành một cuốn sổ duy nhất.
Khi gọi đặt, người liên lạc chính nên nói rõ và gọn: đoàn bao nhiêu người, cần bao nhiêu xe, dòng xe mong muốn, khung giờ nhận và trả, địa điểm nhận xe, cùng câu hỏi về phần cọc của cả đoàn. Chốt một lượt đầy đủ giúp cửa hàng chuẩn bị xe cùng loại, cùng tình trạng, thay vì phải gom xe màu vặt từ nhiều nguồn.
Nhận trả xe cho cả nhóm: làm đúng một buổi
Buổi nhận xe của đoàn nên làm theo trình tự cố định. Đến đúng giờ, nhận xe tại một điểm, mỗi người tự kiểm tra chiếc xe của mình: đèn, còi, phanh, vỏ xe, mức xăng, và trạng thái vỏ ngoài của xe. Mọi vết trầy hay lỗi nhỏ nên được nói ngay trong buổi nhận, ghi vào giấy tờ hoặc tin nhắn chung của đoàn, kèm ảnh hiện trạng từng xe nếu có thể. Mười phút chỉn chu lúc nhận cứu cả đoàn khỏi những tranh luận không đáng có lúc trả.
Buổi trả xe cũng theo nguyên tắc chung: hẹn giờ trả rõ ràng, trả cùng lúc tại một điểm, và chờ phần cọc được xử lý xong mới giải tán. Đoàn nào trả xe lẻ tẻ từng người thường mất nhiều thời gian hơn, vì mỗi người phải tự giải thích lại hợp đồng của cả đoàn với cửa hàng.
Một khoản đáng tính trước với đoàn là phần giao nhận: nếu đoàn muốn nhận xe tại khách sạn hoặc điểm tập trung thay vì tới cửa hàng, cần nói rõ địa chỉ và số xe ngay lúc đặt, vì việc giao nhiều xe tới một điểm cần cửa hàng chủ động xếp người và lịch chạy. Khoản này phụ thuộc từng lượt và từng địa chỉ trong Hà Nội, nên nguyên tắc duy nhất là xác nhận trước, không mặc định. Đoàn ở xa như Ba Đình, Nam Từ Liêm mà nhận tại cửa hàng ở Long Biên thì cũng nên tính phần di chuyển tới nơi nhận của cả đoàn vào khung giờ buổi sáng, để không vì chuyện đi nhận xe mà trễ giờ xuất phát đã hẹn với nhau.
Với nhóm tổ chức tour, nhóm bạn hoặc nhóm công tác ở Hà Nội, một câu chốt cuối: hãy liên hệ sớm, đừng để sát ngày. Gọi trước theo số 0942467674 trong giờ làm việc từ 09:00 đến 21:00, nói rõ quy mô đoàn và khung giờ, bạn sẽ nhận lại phương án cụ thể cùng các điều khoản rõ ràng cho cả nhóm. Các bước chuẩn bị chung của một lần thuê được tóm tắt tại trang chủ đề thuê xe máy, và khi phần chuẩn bị đã gọn, phần còn lại của chuyến đi chỉ là chuyện giữ đội hình trên đường.