Khách đến cửa hàng rồi mới phát hiện thiếu giấy tờ là chuyện phổ biến: mang căn cận nhưng quên giấy phép lái, hoặc photo mờ không đọc nổi số. Để không phí một chuyến đi, hãy chuẩn bị giấy tờ cần khi thuê xe máy từ trước theo đúng danh sách trong bài này, kèm cách xử lý từng tình huống hay gặp ở Hà Nội.
Bộ giấy tờ cần khi thuê xe máy
Với khách cá nhân người Việt, bộ tối thiểu gồm hai loại:
- Giấy tờ tùy thân: căn cước công dân hoặc giấy tờ định danh hợp lệ khác.
- Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe sắp thuê, còn hạn.
Hai loại này phục vụ hai mục đích khác nhau. Giấy tờ tùy thân để cửa hàng xác nhận bạn là ai và làm căn cứ ghi biên nhận. Giấy phép lái để chứng minh bạn được quyền điều khiển loại xe đó, và thường là điều kiện bắt buộc của chính cửa hàng trước khi giao xe. Chỉ có căn cận mà không có giấy phép lái thì không cửa hàng nào giao xe cho bạn tự lái, vì rủi ro pháp lý rơi vào cả hai bên nếu có sự cố.
Với khách chưa đủ tuổi có giấy phép lái xe máy nhưng vẫn cần di chuyển, phương án thực tế là thuê xe đạp điện nếu bên cho thuê có, vì nhóm xe này không đòi hỏi giấy phép lái theo cách như xe máy. Còn nếu bạn đi cùng người thân có đầy đủ giấy tờ, để người đó đứng tên thuê là cách gọn nhất, miễn là người đó là người chính điều khiển xe.
Bản gốc, bản photo và cách cửa hàng giữ giấy tờ
Mỗi cửa hàng có chính sách giữ giấy tờ khác nhau: có nơi giữ bản gốc trong kỳ thuê, có nơi chỉ giữ bản photo kèm chụp ảnh. Cả hai cách đều có lý do riêng, và bạn nên hỏi chính sách này trước khi đến. Ba điểm nên làm rõ:
- Họ giữ bản gốc hay bản photo, và trả lại ngay khi trả xe chứ.
- Nếu giữ bản gốc, biên nhận có ghi rõ việc giữ giấy tờ nào không.
- Nếu bạn không thoải mái giữ bản gốc, có phương án thay thế không.
Nếu bạn cần giấy tờ tùy thân trong kỳ thuê, ví dụ làm thủ tục khách sạn quanh Hồ Gươm, đề nghị chốt phương án chỉ photo. Ngược lại, nếu kỳ thuê ngắn và bạn không cần dùng giấy tờ, giữ bản gốc cũng không ảnh hưởng gì, miễn là việc này được ghi rõ và bạn nhận lại đúng giấy khi trả xe.
Về bản photo, chuẩn bị sẵn vài bản rõ nét tại nhà, không photo chụp mờ ở hôm tới. Một tấm photo đọc được hết số và ảnh là điều kiện để biên nhận có giá trị đối chiếu. Với giấy phép lái, một số nơi chụp ảnh lên tin nhắn thay vì giữ bản, cách này thuận tiện cho cả hai bên.
Những gì nên chuẩn bị kèm theo giấy tờ
Ngoài hai giấy tờ chính, vài thứ nhỏ giúp buổi thuê xe nhanh hơn:
- Điện thoại còn pin, vì nhiều cửa hàng xác nhận và trao đổi qua tin nhắn.
- Phương án thanh toán: tiền mặt hoặc hình thức chuyển khoản mà cửa hàng nhận.
- Danh sách câu hỏi bạn muốn hỏi, để không quên giữa lúc nhận xe.
- Thông tin người liên hệ dự phòng nếu bạn thuê cho gia đình nhiều người.
Nếu bạn thuê hộ người khác, ví dụ con hoặc người già trong nhà, hãy đến cùng hoặc chuẩn bị sẵn giấy tờ photo của người thực sự điều khiển. Cửa hàng ghi biên nhận theo người chịu trách nhiệm chính, và người đó cần là người cầm lái chính trong kỳ thuê.
Phần giải thích rộng hơn về các loại giấy tờ liên quan tới xe và cá nhân nằm trong trang giấy tờ xe và cá nhân. Trước khi đến, bạn nên nắm trình tự trong phần thủ tục thuê xe để biết từ lúc tới cửa hàng tới lúc nhận chìa, và tham khảo cẩm nang thuê xe máy cho bối cảnh chung của việc thuê xe tại Hà Nội.
Nếu giấy tờ đang bị giữ hoặc không mang theo
Tình huống thực tế hay gặp: căn cận đang làm lại, hoặc bạn ra đi vội chỉ mang điện thoại. Với căn cận đang cấp lại, giấy tờ giới thiệu tạm thời của cơ quan cấp thường được một số nơi chấp nhận, nhưng phải hỏi trước từng cửa hàng, vì chính sách khác nhau. Với giấy phép lái, không có văn bản thay thế khi lái xe, nên nếu quên thì chỉ còn cách đi lại bằng phương tiện khác, hoặc nhờ người có đủ giấy tờ đứng ra thuê.
Điều không nên làm là mượn giấy tờ của người khác để thuê. Việc này khiến toàn bộ biên nhận ghi sai người chịu trách nhiệm, và khi có sự cố, cả người thuê lẫn người cho giấy tờ đều vướng vào giải thích. Rủi ro đó lớn hơn nhiều so với việc quay về lấy giấy hoặc dời lịch thuê sang hôm sau.
Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ trước khi đến cửa hàng ở khu Long Biên hay bất kỳ đâu tại Hà Nội đều chỉ mất vài phút kiểm tra ở nhà. Làm được điều đó, phần còn lại của kỳ thuê sẽ diễn ra theo đúng trình tự, và bạn không mất thêm một chuyến đi chỉ vì thiếu một tấm giấy.