Thuê xe máy là việc nhỏ nhưng hợp đồng không nhỏ: đó là văn bản duy nhất hai bên cùng nhìn vào khi có bất đồng, nên hợp đồng thuê xe máy cần ghi gì là câu hỏi đáng trả lời kỹ hơn là ký nhanh cho xong. Một bản ghi rõ không mất thời gian của ai, và đổi lại là cả hợp đồng thuê ổn suốt kỳ. Bài này liệt kê các điều khoản hợp đồng thuê xe nên có mặt, và cách ghi biên bản nhận trả xe cho khớp.
Tổng quan nhóm hỏi đáp thủ tục nằm ở trang hỏi đáp, các bước thuê chuẩn nằm trong trang thủ tục thuê xe, còn quy trình nhận và trả xe ở trang nhận và trả xe máy.
Các thông tin nhận diện hai bên và chiếc xe
Điều đầu tiên của mọi hợp đồng là biết rõ hai bên là ai và thuê cái gì. Về bên cho thuê, ghi tên người hoặc cửa hàng, địa chỉ liên hệ, và số điện thoại làm việc. Về bên thuê, ghi họ tên và giấy tờ tùy thân dùng để thuê. Về chiếc xe, cần ghi đầy đủ biển số, loại xe, màu sắc, và đặc điểm riêng dễ nhận như vết cũ, phụ kiện kèm theo. Bộ thông tin này nghe khô khan nhưng là gốc của mọi điều khoản phía sau, vì mọi tranh chấp đều quay về đúng chiếc xe đã mô tả. Thiếu một mục trong bộ nhận diện này, hợp đồng vẫn chạy được lúc êm đẹp, nhưng đúng lúc cần nhìn lại thì lại không đủ dữ liệu để đối chiếu.
Cũng nên ghi rõ đồ kèm xe khi nhận: mũ bảo hiểm số lượng và tình trạng, áo mưa, khóa, và phụ kiện nào đi kèm xe. Đồ kèm không ghi thì lúc trả dễ thành điểm tranh luận, còn ghi rồi thì hai bên đối chiếu theo đúng một bản.
Điều khoản hợp đồng thuê xe về tiền và cọc
Các điều khoản hợp đồng thuê xe về tiền cần tách bạch: giá thuê theo ngày, tuần hay tháng, cách tính ngày nhận và ngày trả, khoản cọc và cách hoàn cọc, và chi phí phát sinh nếu có như trễ giờ. Với mỗi khoản, điều quan trọng là cách tính chứ không chỉ con số: ví dụ cọc có được hoàn đầy khi xe trả đúng tình trạng, và trễ trả tính theo giờ hay nửa ngày, đều là những điểm nên nằm trắng trên đen.
Một điểm đáng thêm là ghi rõ trường hợp xe hỏng máy giữa kỳ: bên thuê liên hệ ai, xe có được đổi tạm hay không, và chi phí sửa do ai chịu theo từng tình huống. Khoản này thường ít ai hỏi, nhưng khi cần thì lại là khoản quan trọng nhất của chuyến đi. Nếu hình thức cọc là giữ giấy tờ thay tiền, hãy ghi rõ giấy tờ nào được giữ, và điều kiện nhận lại giấy tờ khi trả xe đúng hẹn, vì giấy tờ là thứ bạn cần dùng ngay trong chuyến đi, không thể để lửng lơ không rõ ngày nhận lại.
Ghi tình trạng xe và biên bản nhận trả
Tình trạng xe tại thời điểm nhận nên được ghi thành biên bản nhận xe ngắn: vết xước hiện có, mức nhiên liệu, tình trạng lốp và đèn, chụp ảnh hai bên kèm theo là càng tốt. Bản ghi này vừa giúp bạn không chịu vết cũ không do mình, vừa giúp bên cho thuê yên tâm về cách họ theo dõi xe. Lúc trả, hai bên cùng kiểm lại theo đúng bản ghi đó, ghi thêm tình trạng trả, và giữ một bản cho mỗi bên.
Với khách thuê quanh Hà Nội, việc chụp ảnh tại cửa hàng khi nhận và khi trả là thói quen rẻ mà chắc: ảnh có thời gian là bằng chứng trung lập hơn trí nhớ, và khi hai bên đều giữ bằng chứng, mọi việc thường êm đẹp hơn ngay từ đầu.
Thời hạn, giới hạn và trách nhiệm hai bên
Ngoài tiền bạc, hợp đồng nên ghi rõ thời hạn thuê, địa điểm nhận và trả xe, và mọi giới hạn đã thống nhất như vùng hoạt động của xe hoặc việc chở thêm người. Giới hạn ghi rõ giúp bạn khỏi rơi vào tình thế vi phạm mà không biết, và giúp bên cho thuê chủ động nhắc nhở thay vì xử phạt sau. Với kỳ thuê dài theo tuần hoặc tháng, đáng thêm một dòng về việc kiểm tra xe định kỳ giữa kỳ và quyền đổi xe nếu xe gặp trục trặc kỹ thuật, vì kỳ càng dài thì các tình huống phát sinh càng nhiều, và hợp đồng dài hạn cần hơi thở hơn một bản thuê ngày.
Trách nhiệm hai bên cũng đáng một đoạn: bên thuê chịu gì khi làm mất chìa hay hỏng hóc do sử dụng, bên cho thuê chịu gì khi xe hỏng kỹ thuật không do khách, và cả hai làm gì khi có sự cố ngoài ý muốn. Viết rõ các tình huống phổ biến giúp hợp đồng sống được đúng vai trò của nó: là tài liệu hai bên cùng đọc được, thay vì tờ giấy chỉ để ký.
Tóm lại, hợp đồng tốt là hợp đồng đọc được và đối chiếu được
Một hợp đồng thuê xe máy nên ghi rõ nhận diện hai bên, chiếc xe và đồ kèm, cách tính giá và cọc, tình trạng xe lúc nhận qua biên bản, thời hạn và giới hạn, cùng trách nhiệm từng bên. Đọc kỹ trước khi ký, chụp ảnh lưu bằng chứng, và giữ một bản: ba thói quen ấy đổi lấy một hợp đồng thuê êm từ đầu tới cuối, cho cả người thuê lần đầu lẫn người thuê thường xuyên. Và một điều cuối: bản hợp đồng nên được viết bằng ngôn ngữ cả hai bên đều hiểu, không dùng từ ngữ mập mờ kiểu tùy tình hay theo thỏa thuận thêm, vì mọi chữ chưa rõ hôm nay đều là chỗ hở để diễn giải khác nhau ngày mai.