Đặt hộ xe máy cho bạn nước ngoài nghe thì đơn giản, cho tới khi cửa hàng hỏi lại những điều bạn chưa biết: bạn ấy lái được loại xe nào, nhận xe lúc mấy giờ, mang theo giấy tờ gì. Bạn ấy có thể chưa nói được tiếng Việt, đang ở múi giờ khác và trả lời chậm, còn bạn thì đứng giữa hai bên. Bài này nói rõ cần hỏi lại bạn những gì, cần xác nhận gì với cửa hàng, và ai nên trực tiếp nhận xe.
Trước khi đặt hộ xe máy cho bạn nước ngoài, hãy hỏi bạn ấy sáu điều
Đừng vội nhắn cửa hàng khi mới có câu “mình cần xe”. Mỗi chi tiết bỏ sót sẽ thành thêm một lượt nhắn qua lại, mất cả ngày chờ trả lời. Hãy hỏi gọn trong một lượt:
- Ngày giờ đáp xuống Hà Nội, ngày nhận xe, ngày trả xe, và có thể kéo dài thêm không.
- Số người đi: chung một xe hay mỗi người một xe.
- Ai cầm lái, đã chạy xe máy chưa, quen xe số hay xe tay ga.
- Nơi ở trong Hà Nội, để hẹn chỗ nhận xe.
- Kế hoạch đi lại: quanh nội đô hay muốn đi xa vài ngày.
- Ngân sách bạn ấy thấy thoải mái cho tiền thuê xe và tiền xăng.
Câu thứ ba hay bị bỏ qua nhất. Người từng chạy xe ga ở quê nhà vẫn có thể choáng ngợp khi lần đầu hòa vào dòng xe đông ở khu phố cổ lúc tan tầm. Nếu bạn ấy mới tập chạy hoặc chưa từng chạy, hãy nói thật với cửa hàng để được tư vấn dòng xe dễ làm quen, và cùng bạn ấy cân nhắc có nên tự lái ngay từ ngày đầu hay không.
Giấy tờ của bạn ấy: hỏi cho rõ, đừng trả lời thay
Đây là chỗ người đặt hộ dễ trả lời thay bạn mình nhất. Câu “chỉ cần hộ chiếu là đủ” nghe thuận tai, nhưng giấy tờ nào được chấp nhận để thuê và điều khiển xe máy còn tùy quy định hiện hành lẫn yêu cầu của từng cửa hàng, và quy định có thể thay đổi. Việc của bạn là hỏi cho đúng, không phải phán xét giấy tờ nào là đủ.
Hãy nhờ bạn ấy chụp trang thông tin hộ chiếu và hai mặt giấy phép lái xe, rồi hỏi thêm giấy phép do nước nào cấp, có ghi hạng dành cho xe máy hay chỉ dành cho ô tô. Chỉ gửi ảnh cho cửa hàng khi bạn ấy đồng ý. Phần giấy tờ chi tiết đã có bài về thủ tục riêng khi thuê xe máy cho người nước ngoài.
Thuê xe máy giúp bạn người nước ngoài: điều cần xác nhận với cửa hàng
Có đủ câu trả lời rồi, bạn hãy nhắn cửa hàng một lần cho gọn và nói rõ ngay từ đầu rằng mình thuê xe máy giúp bạn người nước ngoài, không phải cho bản thân. Cần hỏi cho rõ:
- Cửa hàng có cho khách nước ngoài thuê không, và có nhận đặt hộ hay yêu cầu chính người thuê xác nhận.
- Giấy tờ cần mang khi nhận xe: bản gốc hay chỉ cần ảnh.
- Giờ nhận và giờ trả xe. Mỗi nơi có khung giờ riêng và thường không giao xe ngoài giờ mở cửa.
- Loại xe hợp với kinh nghiệm của bạn ấy, kèm giá tại thời điểm đặt.
- Khoản cọc nếu có. Cọc cần xác nhận trực tiếp với cửa hàng, đừng nghe lại qua người thứ ba.
- Cách xử lý khi cần gia hạn, trả muộn hoặc xe trục trặc giữa đường, và gọi vào số nào.
Một tin nhắn mẫu cho gọn:
Chào cửa hàng, mình đặt xe giúp một người bạn nước ngoài, bạn ấy chưa chạy xe máy nhiều. Cửa hàng cho mình hỏi giấy tờ cần mang, giờ nhận xe, giá và khoản cọc nhé.
Giờ giấc là chỗ kế hoạch hay vỡ nhất. Bạn ấy đáp Nội Bài lúc tối muộn, đường vào nội thành lại đông, thì hẹn nhận xe ngay trong đêm là không thực tế; nên hẹn sáng hôm sau, khi bạn ấy đã nghỉ ngơi. Danh sách đầy đủ hơn nằm trong bài những câu nên hỏi cửa hàng trước khi thuê xe, còn các bước chung cho mọi người thuê nằm trong chuyên mục thủ tục thuê xe.
Đứng tên, thanh toán, liên lạc: người đặt hộ chỉ là cầu nối
Khi người Việt đặt xe cho khách nước ngoài, nhầm lẫn lớn nhất là vô tình biến mình thành bên chịu trách nhiệm. Cách ghi tên trên phiếu nhận xe khác nhau tùy cửa hàng, nhưng thường gắn với trách nhiệm đối với chiếc xe, nên hãy hỏi rõ trước khi đồng ý đứng tên thay. Nếu bạn ấy là người lái, hãy để tên bạn ấy; mọi điều khoản nên do chính bạn ấy đọc, bạn chỉ ngồi cạnh để dịch.
Thanh toán cũng cần nói trước. Nếu bạn trả trước giúp, hãy ghi lại khoản nào là tiền thuê, khoản nào là cọc, và thống nhất cách bạn ấy gửi lại để khỏi ngượng ngùng về sau.
Cuối cùng là số điện thoại. Cửa hàng cần gọi được người đang cầm xe, mà bạn ấy có thể chưa có số ở Việt Nam, nên hãy để cả số của bạn ấy lẫn số của bạn.
Ai nên trực tiếp nhận xe
Nguyên tắc dễ nhớ: người sẽ cầm lái là người nên nhận xe. Cửa hàng thường cần gặp người sẽ chạy và xem giấy tờ của chính người đó. Người cầm lái cũng cần tự kiểm tra xe, chụp lại tình trạng, nghe dặn cách khóa cổ, mở cốp, đổ xăng.
Cách làm nên tránh là bạn nhận xe hộ rồi mang đến cho bạn ấy. Khi đó người cầm lái chưa nghe dặn, chưa tự nhìn xe, còn người đứng tên với cửa hàng lại là bạn. Nếu muốn giúp, hãy đi cùng bạn ấy làm phiên dịch, còn việc đưa giấy tờ, ký nhận và kiểm xe để bạn ấy tự làm. Không đi cùng được thì nhờ bạn ấy gọi cho bạn ngay lúc nhận xe.
Tình huống khác là cửa hàng giao xe tận nơi. Giả sử bạn ấy ở khách sạn nhỏ trong ngõ sâu khu phố cổ, địa chỉ ngõ, ngách khó đọc với người nước ngoài, nhân viên giao xe loay hoay mãi không thấy cổng. Hãy gửi vị trí trên bản đồ, nhờ bạn ấy ra đầu ngõ đón và có mặt cùng giấy tờ đúng giờ hẹn. Chi tiết cần thỏa thuận được nói kỹ trong bài về giao xe máy tận nơi ở Hà Nội.
Gửi cho bạn ấy một tin nhắn tóm tắt trước ngày nhận xe
Chốt xong với cửa hàng, hãy gom mọi thứ vào một tin nhắn duy nhất, viết bằng ngôn ngữ bạn ấy dùng: tên cửa hàng, địa chỉ viết bằng chữ kèm vị trí trên bản đồ, giờ hẹn, loại xe, giấy tờ cần mang, số điện thoại cửa hàng và số của bạn.
Thêm một lời dặn nhỏ: ngày đầu bạn ấy nên chạy thử quãng đường quen và vắng, tránh giờ cao điểm. Nếu thấy xe hoặc giấy tờ có điều gì bất ổn, hãy dừng lại và hỏi cửa hàng trước khi đi tiếp.
Việc nên làm ngay hôm nay: chép sáu câu hỏi ở phần đầu gửi cho bạn mình, chờ câu trả lời rồi mới nhắn cửa hàng. Nếu muốn hỏi thử ở Nguyễn Tú, cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội, mở cửa 09:00–21:00 và không giao xe ngoài giờ hoạt động; điện thoại 0942 467 674. Các bước khác cho người lần đầu thuê nằm trong mục thuê xe máy ở Hà Nội.