Với hợp đồng thuê kéo dài nhiều tuần, việc ghi tình trạng xe thuê dài hạn ngay từ lúc nhận là bước nên làm cho cả hai bên. Xe máy cho thuê dù được chăm đều trước khi giao, nhưng sau cả tháng sử dụng, vết xước nhỏ, mòn má phanh hay trầy kính là những thay đổi dễ xảy ra theo thời gian. Nếu hiện trạng ban đầu không được ghi chép rõ, khâu đối soát lúc trả xe dễ phát sinh hiểu lầm. Bài viết này gợi ý các hạng mục nên ghi, cách ghi sao cho rõ và thói quen ghi chép nên duy trì suốt kỳ thuê.
Vì sao cần ghi chép đầy đủ khi thuê tháng
Với hợp đồng thuê dài, xe nằm trong quyền sử dụng của bạn nhiều tuần liền, nên mọi thay đổi đều gắn với trách nhiệm của bên thuê ở mức độ nào đó. Bản ghi hiện trạng ban đầu là căn cứ để phân biệt những gì đã có từ trước và những gì phát sinh trong kỳ. Khi có sự cố va chạm nhẹ hoặc hư vặt giữa kỳ, hai bên dựa vào các ghi chép để bàn phương án nhanh và minh bạch. Ngược lại, nếu không ghi lại, một vết trầy có sẵn dễ bị hiểu là xảy ra trong kỳ thuê và khiến bạn mất thời gian giải thích lúc trả xe.
Những hạng mục nên có trong biên bản
Hạng mục đầu tiên là phần vận hành: đèn pha, đèn hậu, còi, đồng hồ và chìa khóa. Hãy thử từng thứ ngay tại cửa hàng và ghi rõ thứ nào hoạt động, thứ nào chưa ổn. Hạng mục thứ hai là phần an toàn: phanh trước và sau, lốp xe, gương chiếu hậu. Với phanh, kéo thử khi xe được đẩy chậm để cảm nhận độ ăn. Hạng mục thứ ba là ngoại quan: các vết xước có sẵn trên thân xe, tay lái, chắn bùn và cốp xe, kèm vị trí cụ thể của từng vết.
Ngoài ra, phần phụ kiện đi kèm cũng cần được liệt kê đủ: mũ bảo hiểm, áo mưa, khóa cổ, giá đỡ điện thoại nếu có. Số lượng và tình trạng từng món nên được ghi cùng hiện trạng xe, vì giữa kỳ dễ xảy ra việc đổi hoặc mượn thêm món mới. Nếu bạn là người mới thuê lần đầu, đọc thêm bài giấy tờ cần mang theo khi lái xe máy cũng giúp buổi nhận xe trọn vẹn hơn.
Mẫu biên bản tình trạng xe thuê nên có
Một biên bản tình trạng xe thuê không cần dài dòng, nhưng nên có bốn phần chính: thông tin hợp đồng và hai bên, danh mục hạng mục kèm hiện trạng, hình ảnh đính kèm, và chữ ký xác nhận. Với mỗi hạng mục, dùng ngôn ngữ ngắn gọn như sáng rõ, hoạt động tốt, hoặc vết xước nhẹ ở vị trí ghi rõ. Tránh dùng từ mơ hồ như cũ hoặc không đẹp, vì các từ kiểu này dễ gây cách hiểu khác nhau giữa hai bên. Hai bản cùng nội dung, mỗi bên giữ một bản, là cách phổ biến và rõ ràng nhất.
Cách chụp ảnh hiện trạng cho rõ ràng
Hình ảnh là phần giá trị nhất của bản ghi. Nên chụp theo một trình tự cố định: bắt đầu từ đầu xe, vòng sang hai bên hông, rồi đến đuôi xe, tiếp đến đồng hồ, chìa khóa và các phụ kiện. Với vết xước có sẵn, chụp cận cảnh kèm một tấm chụp toàn cảnh cho thấy vị trí của vết trên thân xe. Hình chụp dưới ánh sáng đủ sáng sẽ rõ hơn hẳn so với chụp trong bóng tối. Nếu được phép, quay một đoạn ngắn xe đang nổ máy và đèn đang bật cũng giúp bản ghi đầy đủ hơn.
Những điều nên tránh khi ghi biên bản
Một số sai sót thường gặp khiến biên bản mất giá trị đối chiếu. Thứ nhất là ghi chung chung, ví dụ chỉ ghi xe cũ mà không nêu rõ hạng mục nào, vị trí đâu. Thứ hai là bỏ qua phần phụ kiện, khiến lúc trả thiếu một món thì không rõ món đó có được giao từ đầu hay không. Thứ ba là không lưu bản của mình, chỉ ký vào bản của cửa hàng, nên khi cần đối chiếu lại không có căn cứ trong tay. Tránh được ba điểm này, bản ghi của bạn đã đủ tốt cho một kỳ thuê dài hạn.
Đối soát khi trả xe
Buổi trả xe thường suôn sẻ khi biên bản ban đầu rõ ràng. Hai bên cùng xem lại từng hạng mục đã ghi, đối chiếu hình ảnh và hiện trạng thực tế của xe lúc trả. Những hao mòn tự nhiên như mòn lốp nhẹ, phanh ăn hơn chút sau cả tháng thường được xem riêng so với các hư hỏng rõ ràng. Nếu có phát sinh cần bàn, các ghi chép giữa kỳ như tin nhắn báo sự cố, hình chụp hiện trạng lúc xảy ra chính là căn cứ để hai bên tìm phương án hợp lý cho cả hai bên.
Thói quen ghi chép hàng tuần nên duy trì
Ngoài bản ghi ban đầu, nên duy trì một nhật ký ngắn trong kỳ thuê: ghi lại ngày phát hiện tiếng lạ, ngày mang xe về kiểm tra và nội dung đã trao đổi với cửa hàng. Mỗi dòng ghi chỉ mất vài phút nhưng giúp bạn nhớ chính xác trình tự các sự việc sau nhiều tuần. Cuối kỳ, các ghi chép này là công cụ đối chiếu tiện nhất, giúp khâu trả xe kết thúc nhanh gọn và hạn chế tranh chấp không đáng có. Bạn cũng có thể xem lại nhóm bài chia sẻ kinh nghiệm thuê xe dài ngày trên trang thuê xe máy để chuẩn bị tốt hơn cho kỳ thuê của mình.
Khi cần hỗ trợ lập biên bản hoặc tư vấn kỳ thuê dài hạn, hãy ghé cửa hàng của Nguyễn Tú tại 112 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội, mở cửa từ 09:00 đến 21:00 hằng ngày, hoặc gọi trước số 0942 467 674 để được hướng dẫn nhanh. Mức chi tiết luôn có thể thay đổi theo từng thời kỳ, nên hãy xác nhận lại tại thời điểm đặt xe. Bạn cũng có thể tham khảo thêm nhóm bài hữu ích trên trang thuê xe máy cho kỳ thuê dài ngày của mình.