Bạn đã biết mức thuê xe theo ngày hoặc theo tuần, nhưng tổng chi phí thực tế có thể nhỉnh hơn nếu phát sinh thêm các khoản ngoài giá thuê cơ bản. Phí phát sinh khi thuê xe máy thường đến từ bốn nguồn: trễ giờ trả xe, hư hỏng xe ngoài dự kiến, nhiên liệu không hoàn lại đúng mức, và chi phí giao nhận. Bài này đi qua từng khoản, cách ghi nhận hiện trạng xe khi nhận, và những điểm nên thống nhất rõ trước khi đặt để khi trả xe hai bên đều thuận lợi.
Phí phát sinh khi thuê xe máy do trễ giờ trả xe
Khoản hay gặp nhất là trả xe trễ. Giá thuê được tính theo khung thời gian đã thống nhất, ví dụ một ngày hoặc một tuần. Nếu bạn trả xe quá giờ đã hẹn, cửa hàng có thể tính thêm theo quy định riêng của nơi thuê. Mỗi cửa hàng có cách tính khác nhau, vì vậy khi thuê bạn nên hỏi rõ: quá giờ bao lâu thì tính thêm, tính theo giờ hay theo nửa ngày, và khung giờ hoạt động của cửa hàng là từ bao giờ đến bao giờ.
Cách tránh khoản này rất đơn giản: chủ động hẹn giờ trả sớm hơn dự kiến một chút. Nếu lịch trình trượt, hãy gọi trước cho cửa hàng để báo tình huống thay vì im lặng đến trễ. Việc báo trước giúp cửa hàng sắp xếp khách sau, và nhiều khi bạn cũng được linh hoạt hơn so với để trễ rồi mới lý giải. Quy trình nhận và trả xe chuẩn được mô tả trong bài nhận và trả xe, bạn nên đọc trước khi đi lấy xe.
Cũng có trường hợp ngược lại: bạn muốn trả sớm. Về nguyên tắc, giá thuê theo kỳ hạn đã chốt không hoàn lại phần dư, vì xe đã được giữ riêng cho bạn trong suốt kỳ hạn đó. Nếu có khả năng đổi kế hoạch, hãy chọn kỳ hạn sát thực tế ngay từ đầu thay vì thuê dài rồi bỏ trống.
Khoản phát sinh do hư hỏng xe
Khoản thứ hai là hư hỏng xe trong thời gian thuê. Nếu xe gặp lỗi kỹ thuật không do bạn, cách xử lý là báo ngay cho cửa hàng để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ phương án khác. Trường hợp ngược lại, xe trầy xước, gãy gương hay móp thân do va chạm khi sử dụng, thì chi phí sửa chữa thường do khách chi trả theo thỏa thuận chung khi nhận xe.
Để tránh tranh cãi, nguyên tắc quan trọng nhất là chụp lại hiện trạng xe khi nhận và khi trả. Hình ảnh ghi nhận cùng lúc là bằng chứng rõ nhất cho hai bên. Khi nhận xe, bạn nên soi kỹ phần dễ bị bỏ qua như gương, chắn bùn, vỏ xe và khung xe. Nếu vết trầy có sẵn từ trước, ghi lại luôn lúc đó chứ đừng đợi đến lúc trả. Các điểm cần soi kỹ khi nhận xe cũng được mô tả trong nhóm trang hướng dẫn thuê xe máy.
Riêng nhóm xe xăng, hỏng hóc hay gặp là dây xích khô, rít hoặc lỏng lẻo. Với các dấu hiệu bất thường khi đang chạy, đừng cố tiếp tục mà nên dừng lại và liên hệ cửa hàng. Bạn có thể tham khảo thêm nhóm bài về xử lý sự cố khi thuê xe để nhận biết sớm tình huống cần dừng xe.
Nhiên liệu và mức hoàn trả
Nhiên liệu là khoản dễ gây hiểu lầm nhất. Thông lệ chung là xe được giao ở một mức nhiên liệu mặc định và bạn hoàn trả ở mức tương ứng. Nếu trả xe cạn hơn nhiều, phần chênh được tính bù vào chi phí. Ngược lại, nếu bạn đổ thừa mà không dùng hết, phần xăng dư thường không được hoàn lại, nên tốt nhất hãy đổ sát mức cần.
Với xe máy điện, nhiên liệu là phần trăm pin. Hãy hỏi khi nhận xe rằng xe đang ở mức bao nhiêu và cần trả lại ở mức nào. Nếu lịch trình của bạn dài, hãy hỏi trước về cách xử lý khi pin cạn giữa chuyến để chủ động phương án, thay vì để tình huống xảy ra rồi mới tìm hướng giải quyết.
Chi tiết về mức giá thuê cơ bản theo từng dòng xe, bạn xem tại trang bảng giá thuê xe máy để phân biệt rõ phần giá thuê và phần phát sinh, tránh gộp hai khối khác nhau vào một con số.
Chi phí giao nhận và các khoản khác
Nếu bạn nhận xe tại cửa hàng ở 112 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, thì không có thêm khoản đi lại. Nếu bạn cần xe được giao đến địa chỉ, chi phí giao nhận tùy thuộc khoảng cách và thời điểm, nên cần hỏi rõ mức cụ thể khi đặt, không nên nghe truyền lại từ nguồn khác. Thứ tự chuẩn bị trước khi đặt xe được tóm tắt trong trang thủ tục thuê xe máy.
Khoản khác ít gặp hơn là mất chìa khóa hoặc mất giấy tờ liên quan đến xe. Các khoản này thường được xử lý theo chi phí thực tế phát sinh, ví dụ làm lại chìa. Cách tốt nhất vẫn là để chìa ở nơi cố định, ví dụ móc khóa riêng, thay vì để chung túi với đồ lộn xộn.
Cách thống nhất trước để tránh tranh luận
Trước khi nhận xe, hãy chốt với cửa hàng bốn điểm: giờ trả, mức nhiên liệu hoàn lại, hiện trạng xe khi giao, và số liên hệ khi có sự cố. Bốn điểm này chiếm gần hết các tình huống phát sinh hay gặp. Trong giờ hoạt động từ 09:00 đến 21:00, bạn luôn có thể gọi để hỏi giữa chừng nếu có tình huống chưa rõ.
Ngoài ra, hãy đọc lại các điều khoản thỏa thuận khi nhận, nếu cửa hàng có hợp đồng hoặc biên nhận. Việc giữ một bản cho mình giúp bạn có căn cứ rõ ràng khi trả xe. Kinh nghiệm chung của khách thuê lâu là: càng rõ ràng lúc nhận, càng nhẹ nhàng lúc trả. Với các tình huống sự cố đường phố như va chạm hay hỏng xe, bạn có thể tham khảo thêm nhóm bài về xử lý sự cố khi thuê xe để biết trình tự báo và xử lý.
Cuối cùng, nếu bạn mới thuê xe lần đầu và chưa quen các khoản trên, hãy bắt đầu từ trang thủ tục thuê xe máy để nắm tổng quan quy trình, rồi quay lại bài này ghi nhớ các điểm cần thống nhất. Biết trước các khoản phát sinh giúp bạn dự toán chi phí sát hơn và trả xe nhẹ nhàng hơn.