Biên bản giao nhận xe là tờ giấy nhỏ nhưng mang sức nặng lớn nhất trong một giao dịch thuê: nó ghi lại trạng thái xe tại đúng thời điểm bàn giao, và mọi tranh chấp sau đó đều được soi vào nó. Hiểu nội dung biên bản nhận xe trước khi ký giúp bạn biết mình đang đồng ý với điều gì, và biết cần bổ sung dòng nào khi tờ giấy còn thiếu thông tin. Bài viết này đi qua từng mục thường có trong biên bản và những điểm nên đọc kỹ.
Biên bản giao nhận xe gồm các nhóm thông tin chính
Một biên bản giao nhận đầy đủ thường có bốn nhóm nội dung. Nhóm thứ nhất là thông tin hai bên: họ tên người thuê, số căn cước hoặc giấy tờ tùy thân đã đặt, và bên cho thuê. Nhóm thứ hai là thông tin xe: biển số, loại xe, màu xe, số công tơ mét tại thời điểm giao, và phụ kiện đi kèm như mũ bảo hiểm, áo mưa, chìa khóa dự phòng. Nhóm thứ ba là tình trạng xe: các vết xước hay móp sẵn có được mô tả hoặc đánh dấu trên hình vẽ, mức xăng lúc bàn giao, trạng thái lốp và các lỗi nhỏ khác. Nhóm thứ tư là phần thỏa thuận tài chính: tiền đặt cọc, tiền thuê, kỳ hạn, giờ trả và cách xử lý nếu trả trễ.
Biên bản cũng nên phản ánh đúng thời điểm bàn giao. Nếu bạn nhận xe vào buổi sáng và trả vào buổi tối ngày hôm sau, ghi rõ cả hai mốc giờ để khoảng thời gian thuê không bị hiểu theo cách khác. Với kỳ thuê dài theo tuần hoặc theo tháng, một số cửa hàng lập thêm các biên bản xác nhận định kỳ giữa kỳ, ghi lại công tơ mét và tình trạng xe tại các mốc thời gian. Nếu nơi bạn thuê không làm vậy, bạn vẫn có thể tự chụp ảnh xe kèm công tơ mét theo chu kỳ vài ngày một lần để có chuỗi dữ liệu riêng cho mình.
Không phải biên bản nào cũng có đủ bốn nhóm. Một số nơi chỉ ghi thông tin xe và tiền cọc, lược luôn phần tình trạng. Nếu gặp dạng này, bạn nên đề nghị bổ sung vài dòng mô tả các vết xước sẵn có và mức kim xăng. Việc bổ sung không làm mất thời gian của ai, nhưng lại là thứ duy nhất bảo vệ bạn khi có so sánh về sau. Một biên bản thiếu phần tình trạng gần như vô dụng đúng lúc bạn cần nó nhất.
Điểm cần đọc kỹ trong nội dung biên bản nhận xe
Ba khu vực trong biên bản đáng đọc chậm nhất. Khu vực thứ nhất là phần mô tả vết xước sẵn có, vì đây là căn cứ để phân biệt hư hỏng trước và trong kỳ thuê. Khi đọc, đối chiếu từng dòng mô tả với xe thật đang dựng trước mặt, và nếu mô tả chung chung kiểu vài vết xước nhẹ, đề nghị ghi rõ vị trí, ví dụ vết xước dài bên hông trái gần tail xe. Khu vực thứ hai là mức xăng và công tơ mét, vì hai con số này hay bị ghi nhầm hoặc bỏ trống. Chụp kèm ảnh kim xăng để biên bản và ảnh khớp nhau.
Nếu bạn thuê cho người khác đi cùng, hãy ghi rõ ai là người trực tiếp sử dụng xe trong kỳ thuê, vì nhiều quy định của cửa hàng gắn trách nhiệm với người cầm chìa khóa chứ không chỉ người ký hợp đồng. Một dòng ghi rõ người sử dụng giúp tránh tình huống lệch pha lúc có sự cố. Tương tự, nếu dự định trả xe cho người thân đến trả thay, hỏi trước cửa hàng có chấp nhận hay không và cần giấy tờ gì kèm theo, để biên bản trả không bị đình trệ vì thủ tục thiếu.
Khu vực thứ ba là các điều khoản về giờ trả, phí phát sinh và cọc. Hãy chắc chắn giờ trả được ghi bằng giờ cụ thể kèm ngày, không phải chỉ ghi một ngày. Phần tiền đặt cọc cần nêu rõ số tiền, hình thức giữ, và điều kiện hoàn trả. Nếu cọc được giữ bằng giấy tờ, ghi rõ loại giấy tờ và thời điểm hoàn lại. Đây cũng là lúc hỏi những câu còn thiếu, chẳng hạn nếu muốn hiểu sâu về cách giữ và hoàn cọc, bạn có thể đọc thêm trang hướng dẫn về đặt cọc khi thuê xe trước khi đến.
Trước khi ký: kiểm tra và bổ sung
Chữ ký biến một bản nháp thành thỏa thuận, nên mọi bổ sung phải làm trước khi ký. Rà lại lần cuối các mục: biển số đúng xe đang cầm, mũ bảo hiểm và phụ kiện khớp thực tế, mức xăng đã ghi, ngày giờ trả, và chữ ký hai bên. Nếu biên bản viết tay, yêu cầu người viết ghi rõ ràng, không tẩy xóa; mỗi chỗ sửa nên có chữ ký xác nhận lại của cả hai bên. Chụp một ảnh biên bản đã ký cho mình lưu, vì bản photo không phải lúc nào cũng được photo kịp lúc trả.
Lúc trả xe, biên bản nhận xe được đóng kết bằng một biên bản trả hoặc ghi chú hoàn cọc. Quy trình này nên lặp lại chuẩn như lúc nhận: cùng kiểm tra xe, cùng đối chiếu vết xước, và cùng ký kết nhận. Khi hai đầu của kỳ thuê đều có chữ rõ ràng, giao dịch khép lại sạch sẽ và không để lại dư âm. Tổng quan các bước cho cả vòng nhận và trả nằm tại trang nhận xe và trả xe, các giấy tờ cần mang theo trước khi đến cửa hàng được liệt kê trong trang thủ tục thuê xe, và cách chuẩn bị trước khi đi thuê lần đầu được trình bày trong trang giấy tờ thuê xe.
Ghi nhớ
Một tờ biên bản tốt không dài, chỉ cần đủ và đúng: đúng xe, đúng tình trạng, đúng số tiền, đúng ngày giờ. Đọc kỹ trước ký, bổ sung chỗ thiếu, giữ một bản ảnh cho mình. Nếu bạn muốn hỏi trước xem biên bản giao xe tại Hà Nội ghi những mục gì, gọi 0942 467 674 để được giải thích trước khi đến.